változás történik. Nem számít, milyen iparágban dolgozik, valószínűleg foglalkozott a változásokkal a szervezetében – függetlenül attól, hogy ez valami nagy, mint egy új szoftveralkalmazással való munka, vagy valami kisebb léptékű, mint például a papírpoharakról a kerámia bögrékre való váltás.
hogyan hajtják végre és figyelik a szervezetek ezeket a változásokat? Lehet, hogy hallottad már a “változáskezelés” és a “változásvezérlés” kifejezéseket-talán felcserélhető módon. Míg a változásmenedzsment és a változásvezérlés hasonlóságokat mutat, két különböző folyamatra utalnak. Pontosabban, a változásvezérlés egy nagyobb változáskezelési eljárás egy adott elemére utal; míg a változáskezelés egy adott változási folyamat teljes időtartamára vonatkozik, a változásvezérlés azt a tanácskozási és jóváhagyási folyamatot írja le, amely meghatározza, hogy egy adott változás bekövetkezik-e egy adott szervezeten belül.
merüljünk mélyebben e két folyamat meghatározásába, és tárjuk fel, hogyan hatnak egymásra:
változásmenedzsment
a változásmenedzsment lényegében a szervezeten belüli változások végrehajtásának és nyomon követésének logisztikai folyamata. A változásmenedzsment minden szervezet alapvető eleme, azonban különösen fontos a precíz és szabályozott folyamatokkal rendelkező iparágakban, mint például a gyártás és az egészségügy.
míg a felszínen egyszerűnek tűnhet egy szervezeten belüli változás, a változás bonyolult folyamat, amely előrelátást, kutatást, tervezést és jóváhagyást igényel. Több tucat, ha nem több száz mozgó alkatrész működik minden szervezetnél, és a puzzle egyetlen darabjának megváltoztatása dominóhatást okozhat, amely messzemenő hatást gyakorol az osztályokra.
minden szervezetnek rendelkeznie kell saját változáskezelési eljárással. Az, hogy mi ez a folyamat, nagymértékben függ attól, hogy milyen iparágban dolgozik, milyen folyamatokban működik a szervezet a nap mint nap, és milyen szabványokat és szabályozásokat követel a vállalat. Az iparágtól függetlenül, azonban, van néhány szabványos elem a jó változáskezelési folyamathoz, beleértve:
- a probléma azonosítása a változás gyökerében
- változtatási kérelem benyújtása
- az érdekelt felek jóváhagyásának megszerzése
- stratégia kidolgozása a változás végrehajtására
- a változás sikerének nyomon követése a végrehajtás után
Dr. John Kotter, az üzleti menedzsment területén író és gondolkodó vezető, felvázolja a gyakorlati változást menedzsment modell a leading change című bestseller könyvében; ez a vázlat jó kiindulópont azoknak a szervezeteknek, amelyek saját folyamatukat kívánják létrehozni. Miután a folyamatot felvázolták és véglegesítették, egy jó folyamatkezelő szoftver megoldás, mint például az Issuetrak, felbecsülhetetlen értékű lehet annak biztosításában, hogy minden lépés gyorsan és megfelelő sorrendben történjen.
Változásvezérlés
a Változásvezérlés, bár mélyen kapcsolódik a változáskezeléshez, különálló fogalomra utal. a változásvezérlés a javasolt változások értékelésének folyamata, és annak meghatározása, hogy azokat a szervezeten belül kell-e végrehajtani. A változásellenőrzési folyamat azért létezik, hogy megakadályozza a szervezeteket abban, hogy túl sok felesleges változáson menjenek keresztül, biztosítva, hogy minden jóváhagyott változás hasznos legyen és megéri az integráció erőfeszítéseit.
a legtöbb esetben a változásvezérlés egy olyan személy vagy embercsoport hatáskörébe tartozik, akik rendelkeznek a tudással és felhatalmazással ahhoz, hogy átfogó döntéseket hozzanak egy szervezetnél-általában vezetői vagy vezetői pozíciókban. Ezek az egyének rendkívül fontos funkciót töltenek be azáltal, hogy objektíven értékelik a változási javaslatokat, és segítenek fenntartani a rendet a vállalat egészében. Felülvizsgálják a változási kérelmeket, releváns kérdéseket tesznek fel, elemzik a lehetséges vállalati hatásokat, és végül meghozzák a végső jóváhagyási döntést.
az olyan szoftvermegoldások, mint az Issuetrak, mind a változtatást javasolók, mind a jóváhagyásokon gondolkodók számára olyan eszközöket biztosítanak, amelyek egyszerűsítik és felgyorsítják az egész folyamatot. Az automatikus értesítésektől és frissítésektől a könnyen testre szabható űrlapokig és sablonokig a gyors benyújtás érdekében az Issuetrak segít szabványosítani és egyszerűsíteni a változáskezelési és változáskezelési folyamatokat.