felelősségi jelentések
felelősségi számvitel jelentéseket nyújt a vezetés különböző szintjeinek. A részletek mennyisége a menedzser szintjétől függően változik a szervezetben. A kiskereskedelmi üzlet osztályvezetőjének készített teljesítményjelentés a felügyelő ellenőrzése alatt álló összes bevételi és kiadási tétel tényleges és költségvetésben szereplő dollárösszegeit tartalmazza. Az üzletvezetőnek kiadott jelentés csak az osztályfelügyelők teljesítményjelentéseiből származó összegeket, valamint az üzletvezető ellenőrzése alatt álló további tételeket, például az üzlet adminisztratív költségeit jeleníti meg. A cég elnökének szóló jelentés tartalmazza az összes üzlet teljesítményszintjének összegzését, valamint az elnök ellenőrzése alatt álló további tételeket. Valójában az elnök jelentésének tartalmaznia kell az összes bevételi és kiadási tételt összefoglaló formában, mivel az elnök felelős az egész vállalat jövedelmezőségének ellenőrzéséért.
a kivételes menedzsment az az elv, hogy a felső szintű vezetésnek nem kell megvizsgálnia az alacsonyabb szintű működési részleteket, kivéve, ha probléma merül fel. Ahogy a vállalkozások egyre összetettebbé válnak, a könyvelők szükségesnek találták a számviteli adatok szűrését és sűrítését, hogy ezek az adatok gyorsan elemezhetők legyenek. A legtöbb vezetőnek nincs ideje a részletes számviteli jelentések tanulmányozására és a problémás területek keresésére. A csak összefoglaló összesítések jelentése kiemeli a figyelmet igénylő területeket, és a leghatékonyabban használja ki a végrehajtó idejét.
a vezetői jelentések egymást követő szintjein az adatok tömörítése azzal indokolt, hogy a megfelelő vezető megteszi a szükséges korrekciós intézkedéseket. Így a konkrét teljesítményadatokat nem kell jelenteni a feletteseknek.
például, ha az értékesítési személyi költségek túl magasak voltak egy adott osztályon, az osztályvezetőnek meg kell találnia és ki kell javítania a probléma okát. Amikor az üzletvezető megkérdőjelezi az osztály kedvezőtlen költségvetési eltérését, az osztályvezető tájékoztathatja az üzletvezetőt arról, hogy korrekciós intézkedést hoztak. Ezért nem szükséges jelenteni bármely magasabb hatóságnak, hogy az egyik üzlet egy adott osztálya nem működik kielégítően, mert az ügy már megoldódott. Alternatív megoldásként, ha egy menedzser teljes üzlete rosszul teljesít, a műveleti alelnöknek jelentett összegző összegek feltárják ezt a helyzetet, és jelezhetik az üzletvezető problémáinak kivizsgálását.
a felelősségi számviteli jelentések elkészítésekor a vállalatok két alapvető módszert alkalmaznak a bevételi vagy kiadási tételek kezelésére. Az első megközelítésben csak azok a tételek szerepelnek az adott vezetői szintre vonatkozó felelősségi jelentésben, amelyek felett a menedzser közvetlen irányítással rendelkezik. Nem tartoznak ide azok a bevételi és kiadási tételek, amelyeket közvetlenül nem lehet ellenőrizni. A második megközelítés magában foglalja az összes olyan bevételi és kiadási tételt, amely közvetlenül nyomon követhető vagy közvetetten hozzárendelhető egy adott menedzserhez, függetlenül attól, hogy ellenőrizhetők-e vagy sem. Ez a második módszer teljes költségű megközelítést jelent, ami azt jelenti, hogy egy adott terület összes költségét egyetlen jelentésben ismertetik. Amikor ezt a megközelítést alkalmazzuk, ügyelni kell arra, hogy elkülönítsük az ellenőrizhető és a nem ellenőrizhető elemeket, hogy megkülönböztessük azokat a tételeket, amelyekért a menedzser felelős lehet és kell.
ahhoz, hogy a számviteli jelentések maximális haszonnal járjanak, időszerűnek kell lenniük. Vagyis a könyvelőknek a teljesítménymérési időszak vége után a lehető leghamarabb jelentést kell készíteniük. Az időben történő jelentéstétel lehetővé teszi az azonnali korrekciós intézkedések meghozatalát. Ha a jelentések túlságosan késnek, elveszítik hatékonyságukat vezérlő eszközként. Például az előző havi műveletekről szóló jelentés, amely az aktuális hónap végéig nem érkezik meg, gyakorlatilag haszontalan a gyenge teljesítményterületek elemzéséhez és a korrekciós intézkedések meghozatalához.
a vállalatoknak rendszeresen jelentést kell készíteniük, hogy a vezetők észrevehessék a trendeket. Ezután megfelelő kezelési intézkedéseket lehet kezdeményezni, mielőtt nagyobb problémák merülnének fel. A rendszeres jelentéskészítés lehetővé teszi a vezetők számára, hogy támaszkodjanak a jelentésekre és megismerjék azok tartalmát.
a cégeknek viszonylag egyszerűvé és könnyen olvashatóvá kell tenniük a felelősségi jelentések formátumát. Kerülni kell a zavaros terminológiát. Adott esetben az eredmények fizikai egységekben való kifejezése ismertebb és érthetőbb lehet egyes vezetők számára. Annak érdekében, hogy segítse a menedzsmentet a költségvetési eltérések gyors észlelésében, a vállalatok mind a költségvetésben (várható), mind a tényleges összegeket jelenthetik. A költségvetési variancia a tétel költségvetésben szereplő és tényleges összege közötti különbség. Mivel az eltérések kiemelik a problémás területeket (kivételeket), hasznosak a kivételenkénti kezelés elvének alkalmazásában. Annak érdekében, hogy a vezetés értékelje az eddigi teljesítményt, a felelősségvállalási jelentések gyakran tartalmazzák mind az aktuális időszakot, mind az évenkénti elemzést.
felelősségi jelentések—illusztráció
tegyük fel, hogy a Macy ‘ s—nek négy vezetői szintje van-az elnök, a műveleti alelnök, az üzletvezető és az osztályvezető. Ebben a szakaszban megmutatjuk, hogy minden vezetői szintre felelősségvállalási jelentést készítenek. Kezdjük a legalsó szinttel, a férfi osztályvezetővel, és eljutunk az elnökhöz. Kezdjük a legalacsonyabb szinten, mert az összegek minden szinten kell jelenteni a következő legmagasabb szinten.
ezekben a jelentésekben csak az egyes vezetők ellenőrizhető költségei szerepelnek. Például az üzletvezető jelentése csak a Férfi ruházati osztály vezetőjének jelentéséből származó összegeket tartalmazza. Az alelnöknek szóló jelentés viszont csak az üzletvezető jelentéséből származó összegeket tartalmazza stb. Az alacsonyabb szintekről származó részletes adatokat összefoglaljuk vagy összesítjük, és a következő magasabb szinten jelentjük.
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| jászol, Férfi ruházati osztály | ||||||
| felelősségi jelentés | ||||||
| tényleges összeg | költségvetési összeg | költségvetés felett vagy alatt | ||||
| ellenőrizhető kiadások | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig |
| Készletveszteség | $2,000 | $10,000 | $1,900 | $9,600 | $100 | $400 |
| Kellékek | 1,800 | 8,500 | $1,000 | $7,550 | 800 | 950 |
| Fizetések | 11,000 | 53,000 | $11,100 | $52,190 | (100) | 810 |
| Túlóra | 2,000 | 14,500 | $1,200 | $14,360 | 800 | 140 |
| Összesen | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| üzletvezető | ||||||
| felelősségi jelentés | ||||||
| tényleges összeg | költségvetési összeg | költségvetés felett vagy alatt | ||||
| ellenőrizhető kiadások | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig |
| gyermek ruházati osztály | $23,500 | $150,450 | $24,000 | $151,000 | ($500) | ($550) |
| női ruházati osztály | $31,000 | $157,700 | $32,500 | $158,000 | ($1,500) | ($300) |
| Férfi ruházati osztály | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| cipő osztály | $11,750 | $64,350 | $9,600 | $62,000 | $2,150 | $2,350 |
| kiegészítők Osztály | $5,750 | $31,500 | $5,000 | $30,300 | $750 | $1,200 |
| összesen | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
láthatja, hogy minden szinten egyre több költség ellenőrizhetővé válik. A vállalat az alacsonyabb szintű jelentésekben nem szereplő ellenőrizhető költségeket is bevezet a 3., 2. és 1. szint jelentéseibe. Az üzletvezető szintjén nem szereplő egyetlen üzletköltség az üzletvezető fizetése, mert azt az üzletvezető nem ellenőrizheti. Ez azonban az üzletvezető felügyelője, a műveleti alelnök által ellenőrizhető.
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| a műveleti felelősségi jelentés alelnöke | ||||||
| tényleges összeg | költségvetési összeg | költségvetés felett vagy alatt | ||||
| ellenőrizhető kiadások | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig |
| az alelnöki hivatal költségei | $2,840 | $9,500 | $3,340 | $17,500 | ($500) | ($8,000) |
| üzletvezető | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
| beszerzés | 5,300 | 32,500 | $4,300 | $30,500 | 1,000 | 2,000 |
| átvétel | 4,700 | 33,000 | $1,700 | $24,000 | 3,000 | 9,000 |
| az üzletvezetők és a beszerzési és átvételi vezetők fizetése | 27,000 | 135,000 | $27,000 | $135,000 | -0- | -0- |
| összesen | $128,640 | $700,000 | $122,640 | $692,000 | $6,000 | $8,000 |
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| az elnök felelősségi jelentése | ||||||
| tényleges összeg | költségvetési összeg | költségvetés felett vagy alatt | ||||
| ellenőrizhető kiadások | ebben a hónapban | év eddig | ez Hónap | év a mai napig | ebben a hónapban | év a mai napig |
| az Elnöki Hivatal költségei | $11,000 | $55,000 | $10,000 | $53,000 | $1,000 | $2,000 |
| a műveletek alelnöke | 128,640 | 700,000 | 122,640 | 692,000 | 6,000 | 8,000 |
| marketing Alelnök | 18,700 | 119,000 | $14,700 | $111,000 | 4,000 | 8,000 |
| pénzügyi alelnök | 14,000 | 115,000 | $6,000 | $106,000 | 8,000 | 9,000 |
| az alelnökök fizetése | 29,000 | 145,000 | $29,000 | $145,000 | -0- | -0- |
| összesen | $201,340 | $1,134,000 | $182,340 | $1,107,000 | $19,000 | $27,000 |
e jelentések elemzése alapján a Férfi ruházati osztály vezetője valószínűleg azonnali lépéseket tenne annak kiderítésére, hogy a készletek és a Túlórák miért haladták meg jelentősen a költségvetést ebben a hónapban. Az üzletvezető megkérdezheti az osztályvezetőt, hogy mi volt a probléma, és hogy most ellenőrzés alatt állnak-e. Az alelnök ugyanezt a kérdést teheti fel az üzletvezetőnek. Az elnök minden alelnöktől megkérdezheti, hogy miért lépték túl a költségvetést ebben a hónapban, és milyen korrekciós intézkedéseket tettek.