Ti senti frustrato per i processi complicati che si sentono ingombranti, manuali e lenti? Vuoi accelerare il tuo ritorno sugli investimenti dalle iniziative digitali?
La mappatura dei processi aziendali è un primo passo importante negli obiettivi di trasformazione digitale aziendale.
Ho visto le iniziative di cambiamento che coinvolgono la trasformazione digitale avere successo e fallire. Parliamo del perché la mappatura dei processi è un passo importante per evitare errori, di come influenza i budget e di come iniziare a creare la prima mappa dei processi.
Negli Stati Uniti abbiamo un detto: “se non è rotto, non aggiustarlo.”La verità è che probabilmente hai molti processi nella tua organizzazione che non sono letteralmente rotti, ma sono del tutto inefficienti e trattengono la tua azienda da maggiori entrate, profitti, soddisfazione del cliente e felicità dei dipendenti.
Che cos’è la mappatura dei processi aziendali? Perché è importante?
La mappatura dei processi aziendali comporta la visualizzazione dei flussi di lavoro del team o dell’organizzazione per semplificare un processo complessivo e ridurre drasticamente i tempi ciclo o rimuovere minori efficienze e passaggi ridondanti.
Gli esempi di mappatura dei processi aziendali più comuni sono diagrammi di flusso o diagrammi del flusso di lavoro, con tutto incluso, dagli input e output ai punti di approvazione e decisioni condizionali, ai documenti introdotti o modificati, ai promemoria degli stakeholder e altro ancora.
(trovato su conceptdraw.com)
Il livello di dettaglio inserito in una mappa di processo dipende dalla quantità di inefficienza e dai costi che si desidera eliminare.
Uno dei motivi per cui è importante mappare i processi prima ancora di implementare modifiche rapide che sono ovvie per te è che il processo stesso di disegnare il flusso di lavoro riunisce più stakeholder. Quando coinvolgi altri membri del team nella mappatura dei processi, è più probabile che ti assicuri che ogni passaggio sia coperto, che ogni costo venga catturato e che ogni decisione sia delineata. Tutti sono a bordo.
Un altro motivo per cui la mappatura dei processi è importante è che in questo modo è possibile identificare tutti i costi dello stato corrente, in modo da poter identificare i costi associati all’ottenimento dello stato desiderato.
Come la mappatura dei processi influenza i budget
Potrebbero esserci costi elevati associati all’esecuzione del lavoro nel modo in cui lo fai attualmente, ad esempio i costi di manodopera, i costi di stampa o i costi di spedizione, e ci sono sempre costi minimi associati, ad esempio, il tempo dedicato all’esecuzione di singole attività, il tempo Infine, ci sono costi opportunità, ad esempio la capacità (o la mancanza di capacità) di prendere decisioni in tempo reale in attesa che il lavoro completato venga segnalato.
Il software ERP (Enterprise Resource Planning) può aiutare a identificare i costi elevati negli ambienti di produzione e produzione. I costi soft sono più difficili da identificare in questo modo, tuttavia, e tuttavia sono una parte cruciale dell’influenza dei dollari di budget da destinare alle iniziative di trasformazione digitale in cui i processi saranno notevolmente semplificati.
Immagina di condividere con un capo reparto o uno sponsor esecutivo che hai identificato ogni fase di un processo e il costo corrente di eseguire l’intero processo una volta costa 17.000 USD. E diciamo che il processo viene eseguito 100 volte ogni anno. Tale processo costa all’organizzazione USD 1.700.000 all’anno.
Ora immagina di essere in grado di presentare un approccio alternativo che potrebbe costare 80.000 USD da implementare ma rimuoverà 4.000 USD da quel processo ogni volta che viene eseguito. Questo è un investimento di 80.000 USD per risparmiare 400.000 USD o un rendimento 5x.
Ecco come la mappatura dei processi influenza i budget.
Come creare la prima mappa di processo
- Identificare un flusso di lavoro specifico manuale, magari cartaceo, o che comporta numerosi passaggi prima del completamento (ad esempio, un lavoro esteso o documenti che devono essere esaminati e/o approvati). Dare a questo processo un nome semplice.
- Con il tuo team, brainstorm ogni fase del processo coinvolto:
- Che cosa avvia il processo? Chi è coinvolto nel processo? Chi prende una decisione? Chi recensisce il lavoro per la qualità? Chi inserisce i dati dal lavoro? Chi segna l’opera come completa? Chi archivia o tocca documenti relativi al lavoro?
- Includere passaggi a valore aggiunto e non a valore aggiunto che richiedono tempo e / o una decisione.
- Posizionare ogni passo in ordine corretto.
- Evidenziare “punti di interruzione” o colli di bottiglia nel processo:
- Passaggi in cui il processo viene sospeso a causa di altri in attesa che il processo venga segnalato come completo o che un documento sia completato.
- Fasi in cui il processo è bloccato a causa di una persona che ha bisogno di rivedere la qualità del lavoro svolto.
- Passaggi in cui si verifica un lavoro duplicato: i dati vengono reinseriti, i documenti vengono nuovamente scansionati.
- Calcolare il costo di ogni fase in costi duri o soft / costo del lavoro.
- Progetto i costi annuali in base alla frequenza del processo nel corso di un anno fiscale.
La mappatura dei processi è un primo passo importante negli sforzi di trasformazione digitale. Non richiede software costoso o si impegnano a rivedere un processo, ma può fornire informazioni finanziarie cruciali. Avrai bisogno di guadagnare impegno del team, dollari di budget sicuri, sponsorizzazioni esecutive e raggiungere i tuoi obiettivi per trasformare i processi manuali in quelli digitali per un business più snello ed efficiente.
