Ho sempre amato la sensazione e la funzione della mia lista quotidiana di cose da fare, dal suono rilassante ma graffiante della mia matita meccanica su carta alla sensazione esilarante che deriva dall’incrocio manuale di ogni oggetto completato (sempre in penna rossa brillante). Sono un lister lussurioso e un dado totale di organizzazione e produttività. Amo anche le app, i social media e i programmi software aziendali ben progettati e abbraccio gli strumenti tecnologici per fare cose specifiche in tutti i settori della mia vita. Ma anche con tutti i prodotti tecnologici utili là fuori, ho sempre avuto difficoltà a trovare un software di quotazione che sostituisse efficacemente la mia matita, carta e penna rossa. Ogni prodotto che ho provato era di solito pieno di funzioni extra e caratteristiche che non volevo.
Le cose sono cambiate quando ho sentito Aaron Mahnke e Dave Caolo raccomandare OmniFocus durante un episodio del loro podcast di lavoro a casa. Prendendo a cuore le loro approvazioni informate, ho deciso di (sussultare!) metti da parte la mia lista di cose da fare manuali e prova il programma. Fast-forward di un paio di anni, e OmniFocus è diventato uno strumento quotidiano indispensabile per organizzare la mia casa e le attività di business. Il modo in cui OmniFocus funziona lo rende perfetto per il mio flusso di lavoro freelance e il mio stile di vita. Ecco come, e perché, funziona per me.
Posso visualizzare le attività in base al contesto.
Poiché lavoro da casa e ho un orario flessibile, posso cambiare modalità tre o quattro volte al giorno, lavorando al mattino, facendo commissioni nel pomeriggio, per poi tornare alla modalità di lavoro la sera. Essere in grado di vedere solo i compiti che ho bisogno di concentrarsi su ogni aspetto della mia vita è estremamente utile per me.
Ho creato contesti separati in OmniFocus per la nostra vita domestica (chiamata “Casa”) la mia vita lavorativa (chiamata “Ufficio”) e i nostri cani (chiamati “George e Patty”) sotto i quali elenco gli elementi relativi a quelle categorie. Se voglio solo vedere le attività relative ai nostri cani, come appuntamenti veterinari, somministrazione di farmaci, un bagno una volta al mese e altri promemoria programmati, ho semplicemente attivare il contesto “George e Patty”. Se voglio solo vedere le attività pertinenti alla mia vita domestica, come il budget, lo shopping per i regali di compleanno, il cambio dell’olio in macchina o altri, accendo il contesto “Casa”. Quando lavoro, tutto ciò che riguarda la mia attività può essere isolato nella vista contestuale” Ufficio”.
Essere in grado di isolare gli elenchi in base ai contesti mi aiuta a concentrarmi sui compiti a portata di mano senza preoccuparmi di ciò che sta accadendo in altre aree della mia vita. Preferisco visualizzare le attività quotidiane nella vista del contesto organizzata per contesto e data di scadenza, con gli elementi dovuti oggi che appaiono automaticamente in cima all’elenco.
Posso impostare Cartelle e Progetti.
Come scrittore freelance, lavoro con più clienti e destreggiarmi tra più progetti contemporaneamente. Io uso le opzioni di cartelle e progetti per tenere traccia di tutto. Ogni volta che acquisisco un nuovo client, creo immediatamente una cartella per loro all’interno di OmniFocus. Non appena un client mi assegna una nuova storia, creo un progetto con il nome della storia e lo inserisco nella cartella client appropriata. All’interno del progetto story, elenco tutte le date di scadenza interne che devo ricordare per ogni storia, comprese le date dell’intervista, le date di destinazione per la trascrizione e la scrittura, la data in cui la prima bozza è dovuta all’editore e un promemoria per fatturare la storia una volta completata e approvata dall’editore. All’interno di ogni attività di progetto, posso anche scrivere note relative a tale attività.
Una volta creato ogni Progetto, le attività per ogni Progetto appaiono automaticamente nella mia vista previsione ogni giorno entro la data di scadenza, assicurando che non le dimenticherò mai.
Se voglio concentrarmi su un progetto in un dato momento, posso visualizzare tutte le attività per quel particolare progetto (e nessun altro) scegliendo di attivare l’opzione di messa a fuoco nell’elenco di visualizzazione progetti.
Bonus: Tutti i miei progetti sono organizzati nel contesto dell’ufficio, quindi posso scegliere di visualizzarli quando sono pronto a lavorare e disattivarli quando mi concentro sulle attività relative alla casa.
Posso usare il contesto di attesa.
Il contesto di attesa di OmniFocus è geniale nella sua semplicità. Per me, serve come un modo per mettere le attività in corso sullo sfondo quando la palla è in tribunale del mio cliente. Ogni volta che inizio un’attività, ad esempio richiedendo una copia di un articolo per il mio portfolio o inviando una timeline di gestione del progetto o una proposta di contenuto per l’approvazione, posso parcheggiare l’attività nel contesto di attesa, rendendola “fuori dagli occhi, fuori dalla mente” mentre sto aspettando una risposta o una risoluzione. Mettendo un compito nel contesto di attesa, posso tenerne traccia senza dover pensare attivamente troppo a questo proposito, eliminando così il disordine nella mia lista di cose da fare attive e permettendomi di concentrarmi solo sulle azioni che posso controllare nel momento. Ogni volta che voglio vedere cosa c’è nella mia lista d’attesa, semplicemente passare al contesto di attesa nella mia barra dei menu o tirare su Vista Previsione, che elenca tutte le attività dovute, nei prossimi giorni, compresi quelli classificati come “Attesa.”
Le attività sono codificate a colori.
OmniFocus mi consente di impostare le date di inizio, scadenza e rinvio per tutte le attività. Tutti gli elementi dovuti in un determinato giorno nel prossimo futuro verranno visualizzati automaticamente nella vista Previsione. Tutti gli articoli dovuti presto sono color-coded in oro, mentre qualsiasi elemento in ritardo passa immediatamente al rosso quando la data di scadenza e l’ora scadono.
Tutto mentre le attività che sono dovute in pochi giorni vengono visualizzate senza.
È un modo immediato, semplice e rapido per dare priorità sia ai miei compiti che al mio tempo.
Posso impostare attività ricorrenti.
Posso fare cose che faccio ogni settimana, come postare sui social media, budgeting, blogging e pitching di storie, in attività ricorrenti con OmniFocus. Scelgo semplicemente l’opzione” Ripeti ogni ” dal menu delle attività e seleziono i giorni e la frequenza (ogni giorno, ogni mese, ecc.) che voglio che il compito appaia.
Posso sincronizzare le mie liste su tutti i miei dispositivi.
La sincronizzazione su più dispositivi significa che posso elencare ovunque, in qualsiasi momento, non appena l’idea colpisce. Se sono alla cassa del negozio di alimentari e mi viene in mente un’idea di storia o un argomento del blog, posso registrarlo come attività nella mia casella di posta OmniFocus con l’app OmniFocus per iPhone. La prossima volta che accedo OmniFocus sul mio iPad o computer, l’attività che ho creato apparirà proprio lì sulla schermata di posta in arrivo. È probabile che, se sono in viaggio, non avrò il tempo di categorizzare l’attività, concettualizzarla o assegnare una data di scadenza. Nessun problema! L’attività può sedersi nella mia casella di posta fino a quando non sono pronto a rivisitare e riorganizzare.
Il passaggio a OmniFocus ha davvero fatto la differenza nella mia vita quotidiana. Sono finiti i post-it note e piccoli quaderni e penne che hanno usato per popolare ogni cassetto della scrivania, borsa, vano portaoggetti e contatore nella mia casa. Con le applicazioni OmniFocus per iPhone e iPad, posso catturare ogni idea e compito senza ricorrere a più liste disparate e la noia di combinare tali liste a mano. Il mio desktop di lavoro è chiaro, grazie all’eliminazione delle liste cartacee e la mia mente è più chiara, grazie alla capacità di OmniFocus di ricordare, classificare e contestualizzare i compiti per me.
Ho trovato OmniFocus il modo migliore per promuovere una giornata lavorativa produttiva, mantenendo la vita quotidiana in movimento.
Sabra Morris è uno scrittore freelance a tempo pieno su argomenti come l’arredamento e il rimodellamento della casa, il benessere, la vita familiare, la cura degli animali domestici, la vita ecofriendly, la tecnologia solare, la vita pensionistica, il cibo e le attrezzature agricole. Il suo lavoro è apparso in Virginia Living magazine, Northern Virginia magazine, Southern Living, Dog Fancy e Hawaii Home + Remodeling magazine, tra gli altri. Lei blog alla vita di uno scrittore.
” Altri flussi di lavoro