Introduzione agli standard dei sistemi di gestione ISO

Gli standard sono tutti intorno a noi, dietro le quinte. Garantiscono silenziosamente la nostra sicurezza, comfort e convenienza in ogni aspetto della nostra vita privata e professionale. Per chi non lo sapesse, gli standard possono diventare evidenti solo dalla loro assenza, quando le cose vanno male.
Se stai leggendo questa guida, probabilmente sarai a conoscenza degli standard dei sistemi di gestione o li stai già utilizzando per gestire le prestazioni organizzative. Gli standard dovrebbero essere il vostro riferimento affidabile e indispensabile per pianificare, implementare e ottimizzare i vostri sistemi di gestione.
Lo scopo di questa guida è duplice: in primo luogo, fornire un punto di partenza per coloro che non hanno familiarità con gli standard e in secondo luogo, fornire un aggiornamento per coloro che utilizzano gli standard per sfruttare il massimo valore da essi.
Fornisce un’induzione alla sensazione e al flusso del documento, alla comprensione dei requisiti generici applicabili alla gamma di standard e ai concetti principali specifici per le discipline dei sistemi di gestione chiave. Includono ISO 9001:2015 sistemi di gestione della qualità e sistemi di gestione ambientale ISO 14001:2015.

Che cosa sono gli standard?

ISO ha pubblicato oltre 19.000 standard internazionali e definisce uno standard come un documento che fornisce requisiti, specifiche, linee guida o caratteristiche che possono essere utilizzate in modo coerente per garantire che materiali, prodotti, processi e servizi siano adatti al loro scopo.
Il primo punto degno di nota è che uno standard è un documento da comprendere e implementare. Simile nel concetto al Codice della strada-è documentato, praticato e testato per garantire che i conducenti soddisfino la competenza minima accettata per la sicurezza pubblica.
Esistono molti tipi di standard, ma ci concentreremo sugli standard dei sistemi di gestione di cui esistono due tipi principali:

• Standard generici. Applicabile a qualsiasi tipo di organizzazione affrontando discipline di gestione come la qualità, l’ambiente, l’energia o la sicurezza delle informazioni. Questi standard sono tra i sistemi di gestione più ampiamente adottati a livello globale.

• Standard specifici del settore. Progettato per rispondere alle esigenze specifiche dei mercati verticali. Ad esempio, lo standard AS 9100 utilizza l’ISO 9001 come base e aggiunge requisiti specifici della catena di fornitura aeronautica e aerospaziale.

Gli standard dei sistemi di gestione ISO forniscono framework per la pianificazione, l’implementazione e l’ottimizzazione dei sistemi di gestione per diverse discipline di gestione o aree di rischio. Non sono fortemente prescrittivi e offrono un buon grado di flessibilità per i diversi tipi di organizzazione per implementare un sistema di gestione che funzioni per loro nel loro contesto specifico.

Struttura e concetti comuni

Gli standard dei sistemi di gestione ISO seguono ora il documento ISO Annex SL, che definisce la struttura di alto livello e i concetti fondamentali dei sistemi di gestione. Diversi standard ora seguono questa struttura, tra cui ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013. Il prossimo standard di salute e sicurezza ISO 45001 seguirà l’esempio.
Questo significativo sviluppo consente di integrare diversi sistemi di gestione con maggiore efficienza ed efficacia. La struttura comune è parafrasata nelle pagine dei contenuti e nelle sezioni degli standard come segue:

1. Ambito. Questo stabilisce il risultato e i limiti previsti dello standard. Da non confondere con l’ambito del sistema di gestione delle organizzazioni o l’ambito della certificazione, che si riferisce all’ambito della struttura organizzativa e delle attività a cui è stato implementato uno standard.

2. Riferimenti normativi. Gli standard possono anche fare riferimento agli standard e ai documenti di orientamento correlati e questi specificati nei riferimenti normativi. Alcuni standard, come ISO 14001:2015 non hanno riferimenti normativi e contengono tutte le informazioni necessarie per l’attuazione.

3. Termini e definizioni. Gli standard sono dotati di un proprio linguaggio tecnico per garantire un’implementazione accurata. La sezione 3 definisce tutti i termini e le definizioni richiesti.

4. Contesto dell’organizzazione. Il contesto si riferisce ai fattori interni ed esterni che creano rischi e opportunità per un’organizzazione. Strumenti come PESTEL analysis, McKinsey 7S model e SWOT possono aiutare a definire il contesto. Questi strumenti stanno diventando più rilevanti per i sistemi di gestione, in quanto la leadership strategica è richiesta dagli standard.

5. Leadership. Gli standard dei sistemi di gestione enfatizzano la leadership, non solo la gestione, e i requisiti dei leader e dei responsabili politici sono specificati in questa sezione.

6. Pianificare. Ogni standard ha i requisiti per definire le azioni necessarie per raggiungere con successo gli obiettivi, capitalizzare le opportunità e gestire il rischio.

7. Supporto. I leader dell’organizzazione devono fornire le risorse necessarie per la creazione, la manutenzione e il miglioramento continuo del sistema di gestione.

8. Operazione. Questa sezione si sposta nell’implementazione operativa del sistema con i requisiti per stabilire, implementare e controllare i processi. A seconda della natura dello standard, questo può contenere molti o pochi requisiti. Nel caso di ISO 9001: 2015 la maggior parte dei suoi requisiti sono in questa sezione.

9. Valutazione delle prestazioni. Definito in ogni standard come la necessità di monitorare, misurare, analizzare e valutare le prestazioni. I requisiti per l’audit interno e la revisione della gestione sono disponibili qui.

10. Miglioramento. Utilizzando i risultati della valutazione delle prestazioni, intraprendere azioni intraprese per ottenere un miglioramento continuo. Questo è un requisito esplicito degli standard dei sistemi di gestione.

È da notare che ogni standard utilizza il modello Plan-Do-Check-Act (PDCA) come principio fondante e processo per il miglioramento continuo del sistema di gestione. Allegato SL struttura sopra descritta si allinea direttamente alle fasi del modello PDCA come segue:

Piano = Context > Leadership > Progettazione > Supporto

Do = Operazione

di Controllo = valutazione delle Prestazioni

Legge = Miglioramento

anatomia di una ISO di sistemi di gestione standard

vale la pena di familiarizzare con la struttura della documentata standard si è scelto di lavorare con. Diventerà un riferimento indispensabile e sapere dove cercare informazioni specifiche sarà inestimabile.
Gli elementi strutturali delle norme sono:

• Frontespizio. Indica il nome e il numero precisi dello standard specificato. Ciò è essenziale in quanto spesso gli standard dei sistemi di gestione fanno parte di una serie correlata. Ad esempio, ISO 9000 non è lo stesso standard ISO 9001. Il primo stabilisce i fondamenti e il vocabolario dei sistemi di gestione della qualità. Quest’ultimo specifica i requisiti di un sistema di gestione della qualità e fa riferimento alla ISO 9000 nei suoi riferimenti normativi.

• Contenuto. Le pagine dei contenuti elencano tutte le sezioni dello standard compresi i requisiti. È un utile riferimento rapido per identificare clausole, sotto-clausole e sotto-sotto-clausole.

• Prefazione. Spiega quale comitato ISO è responsabile dello sviluppo dello standard. Le informazioni sono di riferimento e non hanno alcuna implicazione pratica per l’attuazione del sistema di gestione.

• Introduzione. Definisce il contesto e gli obiettivi principali della norma, a volte indicato come lo “spirito” della norma.

• Requisiti. Le sezioni da uno a dieci dettagliano i requisiti specifici della norma. Le sezioni 1-3 indicano in linea di massima i termini di riferimento per lo standard e non sono requisiti verificabili. Le sezioni 4-10 specificano i requisiti del sistema di gestione come spiegato nella struttura comune sopra.

• Allegati. Fornire ulteriori indicazioni e chiarimenti su quanto previsto in termini di conformità ai requisiti indicati.

• Bibliografia. Si riferisce agli standard correlati, che possono anche essere definiti nella Sezione 2 Riferimenti normativi.

• Indice dei termini. Fornisce un indice alfabetico dei termini, con riferimenti incrociati alla Sezione 3 Termini e definizioni.

Traduzione della lingua degli standard

Oltre ai termini e alle definizioni, gli standard ISO utilizzano i seguenti due termini, che non dovrebbero essere usati come sinonimi.

• “Deve” indica un requisito che deve essere soddisfatto per conformarsi alla norma. I revisori interni ed esterni valuteranno la conformità laddove le clausole dichiarino “deve”.

• “Dovrebbe” indica una raccomandazione. Questo è nello spirito delle migliori pratiche e, pur non essendo obbligatorio, può offrire opportunità di miglioramento, che è un requisito.

Questi termini indicano cosa devi fare per conformarti e quali sono le buone pratiche raccomandate.

Da dove cominciare con l’implementazione

Una volta deciso di utilizzare gli standard per implementare un sistema di gestione, è possibile seguire il modello PDCA durante tutto il processo di gestione del progetto.
Qualunque sia il metodo scelto, i seguenti suggerimenti ti aiuteranno a iniziare:

• Ottenere una copia dello standard. Acquista da ISO qui

• Leggilo almeno due volte. Leggi lo standard più volte per orientarti con la sua struttura, le definizioni e i requisiti del titolo.

• Prendere appunti. Leggere lo standard in modo più dettagliato, utilizzando il metodo preferito per prendere appunti prima di pianificazione dettagliata-identificare le azioni chiave, potenziali membri del team, risorse critiche, sponsor del progetto, ecc.

• Fai un’analisi delle lacune. Eseguire un controllo a secco prima di iniziare l’implementazione. Verifica dei requisiti di cui alle clausole 4-10 per individuare lacune significative e sfide probabili. Questo aiuterà a concentrare i tuoi sforzi.

• Costruisci la tua squadra. Implementazione può essere difficile senza supporto; prendere in considerazione ottenere addestrato o assumere un consulente-né sono essenziali, ma può aiutare a seconda del budget, risorse e tempi per l’attuazione.

Ci sono molti altri suggerimenti pratici per l’implementazione di un sistema di gestione, che affronteremo nei prossimi articoli.

Requisiti fondamentali delle norme specifiche

Oltre alla struttura generica e ai concetti forniti dall’allegato SL, ogni norma sui sistemi di gestione ha i propri requisiti per la gestione di discipline e rischi specifici.
Qui esamineremo brevemente i concetti principali dei seguenti standard:

• ISO 9001: 2015-sistemi di gestione della qualità

• ISO 14001:2015-sistemi di gestione ambientale

La comprensione dei concetti e dei principi di seguito è un punto di partenza per ottenere il massimo valore dai requisiti specifici di ogni standard.

ISO 9001:2015 Sistemi di gestione della qualità

Lo scopo ultimo di ISO 9001 è quello di aiutare le organizzazioni a soddisfare costantemente le esigenze dei clienti e migliorare le loro prestazioni complessive diventando più efficaci e più efficienti.
I principi fondamentali includono:

• 7 principi di gestione-ISO 9001:2015 è sostenuto da sette principi di gestione che sono applicabili al buon funzionamento di qualsiasi organizzazione. Questi sono descritti completamente in ISO 9000:2015

  • Attenzione al cliente. L’obiettivo principale della gestione della qualità è soddisfare le esigenze dei clienti e sforzarsi di superare le aspettative dei clienti.

  • Leadership. I leader a tutti i livelli stabiliscono l’unità di scopo e direzione e creano le condizioni in cui le persone sono impegnate nel raggiungimento degli obiettivi di qualità dell’organizzazione.

  • Impegno delle persone. Persone competenti, abilitate e impegnate a tutti i livelli in tutta l’organizzazione sono essenziali per migliorare la capacità dell’organizzazione di creare e fornire valore.

  • Approccio al processo. I risultati coerenti e prevedibili sono raggiunti in modo più efficace ed efficiente quando le attività sono intese e gestite come processi correlati che funzionano come un sistema coerente.

  • Miglioramento. Le organizzazioni di successo si concentrano costantemente sul miglioramento.

  • Processo decisionale basato sull’evidenza. Le decisioni basate sull’analisi e sulla valutazione dei dati e delle informazioni hanno maggiori probabilità di produrre i risultati desiderati.

  • Gestione delle relazioni. Per un successo duraturo, le organizzazioni gestiscono le loro relazioni con le parti interessate, come fornitori, dipendenti e regolatori.

• Modello Plan-Do-Check-Act – come spiegato sopra nel, il modello PDCA è il fondamento del miglioramento continuo.

• Pensiero basato sul rischio. Questo concetto esplicito si riferisce a un processo subconscio o dinamico che considera rischi e opportunità da fonti interne ed esterne. Non richiede una valutazione formale del rischio; questo concetto è simile ai conducenti pendolari e ai pedoni che conducono una valutazione del rischio subconscio in tempo reale per evitare incidenti.

ISO 14001: 2015 Environmental Management Systems

ISO 14001 specifica i requisiti per un sistema di gestione ambientale, ma non i criteri specifici di prestazione ambientale, che devono essere definiti dall’organizzazione.
Il suo obiettivo principale è quello di fornire un quadro che aiuta le organizzazioni:

• Migliorare le prestazioni ambientali. Proteggendo l’ambiente attraverso la prevenzione, la mitigazione e l’inversione degli impatti negativi.

• Adempiere agli obblighi di conformità. Requisiti obbligatori e volontari. (ad esempio, requisiti legali e di altro tipo, comprese le esigenze e le aspettative pertinenti delle parti interessate).

• Raggiungere gli obiettivi ambientali. Definizione di KPI relativi alla gestione del rischio e al miglioramento delle prestazioni ambientali.

I principi chiave per raggiungere questi obiettivi sono:

• Contesto. La valutazione del contesto organizzativo mira a fornire una comprensione di alto livello delle questioni chiave che influenzano positivamente o negativamente la gestione delle responsabilità ambientali. Questi provengono da tre fonti principali:

  • Condizioni ambientali (relative agli aspetti ambientali) – clima, qualità dell’aria, qualità dell’acqua, uso del suolo, contaminazione, risorse naturali, biodiversità, ecc.

  • Esterno-legale / normativo, economico, tecnologico, sociale / culturale, concorrenza, driver / tendenze, parti interessate, ecc.

  • Interno-direzione strategica, capacità, stato di conformità, cultura, standard, sistemi operativi,rapporti contrattuali, ecc.

• Parti interessate. Per identificare i potenziali obblighi di conformità, l’organizzazione deve valutare la gamma di stakeholder che possono essere, o percepirsi di essere, influenzati dagli aspetti ambientali delle organizzazioni, ad esempio:

  • Azionisti, membri del consiglio e dipendenti

  • Clienti, fornitori e appaltatori

  • Regolatori, comunità e gruppi di pressione

• Prospettiva del ciclo di vita. La valutazione degli aspetti ambientali dovrebbe prendere in considerazione le questioni a monte e a valle, dall’acquisizione delle materie prime allo smaltimento finale. Ciò garantisce una valutazione olistica e una comprensione delle relazioni tra aspetti come sistema interconnesso, ma non richiede un’analisi dettagliata del ciclo di vita.

Sommario: Guida introduttiva

La chiave per iniziare con gli standard dei sistemi di gestione ISO è relativamente semplice: ottenere lo standard e studiare i concetti chiave, la terminologia e i requisiti principali. Fai questo prima di pianificare l’implementazione per assicurarti che i tuoi piani vadano nella giusta direzione; farà risparmiare tempo e concentrerà le tue risorse.
Negli articoli futuri, affronteremo gli aspetti pratici dell’implementazione in modo più dettagliato. Esamineremo più a fondo i requisiti specifici degli standard dei sistemi di gestione chiave e le attività comuni richieste come la valutazione del contesto, la revisione della gestione e l’audit interno. Considereremo anche come integrare i sistemi di gestione per massimizzare l’efficienza e raggiungere la sinergia.
Per ulteriori informazioni su come iniziare con gli standard:

• Inizia dall’inizio-leggi le descrizioni degli standard di gestione ISO.

• Costruisci le tue competenze-consulta la nostra formazione sull’implementazione e l’auditing dei sistemi di gestione.

• Pianifica il tuo budget-ottieni un preventivo rapido per la certificazione dei sistemi di gestione.

• Trova un consulente-se hai bisogno di aiuto, cerca nel nostro Registro consulente associato.

• Integrare per ottimizzare – scopri di più sull’integrazione dei tuoi sistemi.

Se avete qualche consiglio su come iniziare con gli standard, ci piacerebbe sentire da voi.