広告:
ファイリング機能は記録の適切な維持で助けるように組織されるべきである。 レコードは必要なときにいつでも利用可能にする必要があることに注意することが重要です。 オフィスマネージャーは、ファイリングが集中化されるべきか分散化されるべきかを決定する必要があります集中化されたファイリングと分散化されたファリングは、両方とも独自の長所と短所を持っています。
1. 集中ファイリングシステム:
関心のある各部門に関するすべての記録が一箇所または中央オフィスに提出されるシステムです。 言い換えれば、組織の個々の部門またはセクションは、レコードの提出を行いません。
:
集中ファイリングシステムのメリット
1. それは専門家の管理下に置かれ、これはより効率的になります。
2. 利用できるスペースは経済的に使用される。
3. それらを効果的に制御することができます。
:
4. （分散型システムのように）ファイリング機器と作業の重複はなく、ファイリングに経済があります。
5. 論文を提出し、それらを取り出すための統一された基準があります。 これは文書の迅速な位置を可能にする。
6. 同じ仕事を何度も何度も行う人々は、自分の仕事の専門家になります。 これにより、効率が向上します。
7. 論文は同日に提出されます。
:
8. 不足しているファイルや論文の場所は、簡単に（インジケータの適切な使用によって）知られています。
集中ファイリングシステムのデメリット
1. 部門長が緊急に手紙を必要としているとき、それは長い手続きのために時間内に彼に到達しません。 これは主な欠点です。
2. エラーが発生する可能性があります。
:
3. ファイリング部門が遠い部屋にある場合、多くの時間が消費されます。
4. ファイルの提供と返却には厳格なルールがあります。 ルールは取引よりも重要になります。
5. 秘密を維持することはできません。
2.
:
このシステムの下では、ファイリングは、一箇所で一元的にではなく、独立して異なる部門によって行われます。 すべての部門は、別々の機器をインストールし、ファイリング作業の世話をするためにスタッフを任命します。 このシステムは、部門ファイリングシステムとしても知られています。
分散ファイリングシステムのメリット
1. 部門の利便性に応じて、適切でシンプルで簡単な方法を採用することができます。
2. ファイルは簡単かつ迅速に利用可能です。
3. ファイルの迅速な可用性は、より多くの効率を容易にします。
4. 秘密を維持することができます。
5. 彼は唯一のいくつかの文字に対処しなければならないので、店員を受信すると、間違いなく文字を提出します。
分散ファイリングシステムのデメリット
1. ある組織では、異なる部門で、異なる提出方法が続きます。 そのような標準的なシステムが勝つことはありません。
2. ファイリング事務員は、他の多くの仕事を持っています。
3. 事務員の部門間移転は、他の部門のファイリングシステムを理解することができません。
4. 一つの文書が複数の部門に関連している場合、文書を提出することが困難になります。
5. ファイリングは、ファイリングと一緒に行うには、他の多くの仕事を持っている店員の都合で行われます。 そのように彼は手紙を置き忘れか、または他の記録で保つか、または見過ごされている残すかもしれない。