お問い合わせの手紙に応じて書かれた手紙は、それがお問い合わせへの返信手紙と呼ばれています。 より広い方法では、照会の手紙の受信者が元の送り主に応答の手紙を書くとき、それは照会への応答の手紙として知られています。 この手紙は、人、製品、および企業に関する情報を読者または照会者に提供します。 返信手紙には、有利なニュース（肯定的な情報）または不利なニュース（否定的な情報）が含まれている可能性があります。
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Quibeの意見では、”問い合わせに対する返信の手紙は、製品、サービス、人物に関する情報を読者に提供するメッセージです。
問い合わせの手紙への返信はタイムリーでなければなりません。 応答の遅延は、情報の有用性を低下させる可能性があります。 ただし、返信がすぐに提供できない場合は、応答予定日を記載した確認書を送信することができます。
個人照会への回答書の内容または要素、または、個人照会書への回答を起草する際に考慮すべき要因。
個人的な照会の手紙への応答は否定的な情報のどちらかの肯定的な情報を含んでいるかもしれません。 返信の性質が何であれ、それは特定の肯定的または否定的な意見と一緒にいくつかの一般的な内容が含まれています。 以下の内容は、一般的に個人ステータス照会手紙への返信に含まれています:
- 照会者の手紙を認める。 それは照会の手紙の受諾が言及されるべきであることを意味します。
- 情報を提供される方の氏名、住所その他の事項。
- 問い合わせ者からの要請に応じて具体的な情報を提供する。 提供される情報は、それが正または負であるかどうか正確かつ関連する必要があります。
- 質問者がより良い決定を下すのに役立つ追加情報を提供する。
- 返信者は事実に自分の仮定を置くべきではありません。
- その人との将来の取引に起因するいかなる責任も負わない意思を表明する声明。
- エンクワイアラーに情報を秘密にするよう要求する。
- 将来的にさらなる支援を提供することを保証する。
- 提供された情報が将来の候補者に反する場合、痛みを表現します。
- シンプルで明確な単語や文章を使用しています。
- 感謝の気持ちを込めて、お問い合わせ者の商売繁盛を願っています。
- 情報提供者の名前、位置、住所を記載します。
