カレンダーは、今後の会議、締め切り、マイルストーンを追跡するための便利なツールです。 彼らはあなたのスケジュールを視覚化し、休日や休暇時間などの重要なイベントを思い出させるのに役立ちます。
オフィスの壁にある紙のカレンダーからCalendlyなどのカレンダー管理ツールまで、さまざまなカレンダーツールを選択することが多いのも不思議ではありません。
問題は、複数のカレンダーを一度に管理することが多すぎることです。 これらのカレンダーがあなたの仕事と統合され、互いに同期されていない場合、これは大量の混乱、頭痛、および逃した締め切りにつながる可能性があ
プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由calendar
すでにカレンダーを管理および更新している場合は、カレンダー機能をプロジェクト管理ソフトの重要な機能とは見なさないことがあります。 ただし、予定表を含むプロジェクト管理ソフトウェアソリューションには、他の予定表オプションにはないいくつかの利点があります。
例えば、伝統的なカレンダーは、あなたの一日を計画するための素晴らしいですが、計画、可視化、およびプロジェクト作業を共有するためにひどいです。
あなたのオンラインカレンダーは、今後の締め切りを思い出させるかもしれませんが、締め切りを満たすために必要なタスク、誰が作業しているのか、現在の完了状況は何かを伝えるようには設計されていません。 その重要な情報を見つけるには、そのプログラムの外に出る（または電子メールリクエストを送信する）必要があります。
プロジェクト管理ソフトウェアのカレンダーは、プロジェクトの進捗状況や情報に直接リンクすることで、これらの基になる質問に答えます。
ここでは、プロジェクト管理カレンダーが提供する七つの機能は、従来のものではありません:
- 重要な作業を手動で追跡および計画できるようにする
- プロジェクト、チーム、またはフォルダの特定の作業を自動的に追跡する
- ステータス、チャネ4657>
- カレンダーから直接プロジェクトタスクを開くことができる
- リアルタイムのカレンダーの更新を他の利害関係者と簡単に共有できる
プロジェ 関連するすべての情報、ファイル、会話を含むスケジュールされたタスクを表示できます。 この機能を使用すると、他のツールやアプリケーションをナビゲートすることなく、カレンダーから仕事に簡単にジャンプできます。
さらに、共有可能なプロジェクト管理カレンダーを使用すると、ビジネス全体で複数のチームやプロジェクトのタスクやプロジェクト計画を表示 この可視性は、潜在的な競合を特定し、個人やチーム間で作業を調整するのに役立ちます。
プロジェクト管理ソフトウェアのカレンダーを使用すると、内部および外部の利害関係者と迅速に最新の情報を共有することができます。 この機能は、エグゼクティブや顧客が簡単にすべてのシンプルな、視覚的な形式で、あなたのプロジェクトのスケジュールと今後の主要な日付の鳥瞰図
プロジェクト管理カレンダーの仕組み
従来のカレンダーとは異なり、プロジェクト管理ソフトウェアのカレンダーは、ソフトウェア内の基になるプロジェ これは、タスクやスケジュールの変更に応じてカレンダーが自動的に更新されることを意味します。
さらに、これらのカレンダーは双方向同期を提供します。 これは、タスクを遅延または再スケジュールする必要がある場合は、カレンダービューで変更を行うことができることを意味します。 あなたがしなければならないのは、新しい日付にタスクをドラッグアンドドロップするだけです。 タスクを更新するだけでなく、すべての依存タスクも自動的に調整されます。
タスクやプロジェクトの変更は、プロジェクトのスケジュールとカレンダーの両方にリアルタイムで即座に反映されるため、競合するデータを心配する
プロジェクト管理ソフトウェアのカレンダーを使用すると、データを複製せずに個々のカレンダーの作成をサポートすることで、真実の一つのソースを維持 たとえば、次のようなさまざまなビューのすべての種類の個別のカレンダーを作成できます:
- 異なるプロジェクト、チーム、または部門
- 別々のプロジェクトフェーズ
- ターゲットオーディエンス別の作業
- チャネル別の作業
- 異なるワークフローステータス
すべてのカレンダーは同じデータソースからプルされているため、プロジェクトの変更は即座に反映されますすべてのカレンダーで。
この機能を使用すると、データ量が圧倒的にならず、何も見逃されないように、カレンダービューを簡素化できます。 さらに、あなたは全体像を見るために一緒に別々のカレンダーを引っ張ることができます。
Classic vs.smart calendar
プロジェクト管理ソフトウェアカレンダーには二つのタイプがあります:
- クラシックカレンダー
- スマートカレンダー
クラシックカレンダーは、あなたまたはあなたのチームによって手動で作成されます。 それらはあなたがそれぞれ選んだ仕事だけ表示することを可能にする適用範囲が広い解決を提供する。
クラシックカレンダーは、複数のプロジェクトにまたがる多くのタスクがあり、最も重要または優先度の高いものだけを監視したい場合に便利です。 同様に、チームメンバーは、自分のタスクやその直前のタスクなど、狭い範囲のタスクのみを管理できるように、独自の古典的なカレンダーを作成すること
スマートカレンダーは、特定のプロジェクトまたはフォルダ内のすべてのタスクを表示するカレンダービューを自動的に作成します。 また、フィルタを使用して、指定した条件のみを満たすスマートカレンダーを作成することもできます。
スマートカレンダーは、監視したいタスクがすべて同じプロジェクトまたはフォルダ内にあり、追跡したいタスクを簡単にフィルタリングできる場合に スマートカレンダーの最大の利点は、数回クリックするだけで作成でき、プロジェクトの変更に応じて更新できることです。
たとえば、新しいタスクがプロジェクトに追加された場合、スマートカレンダーはそれを表示にプルできます（フィルタ条件を満たしていると仮定します。）一方、手動カレンダーでは、その新しいタスクを手動でカレンダーに追加する必要があります。 これにより、新しいタスクが見落とされるリスクが高まります。
カレンダーの統合
プロジェクト管理カレンダーには多くの追加機能と利点がありますが、特にプロジェクトに関連しないイベント、会議、期限を追跡している場合は、現在のカレンダーツールを使用することをお勧めします。
このため、Googleカレンダー、Outlook、Appleカレンダーなどの一般的なカレンダーアプリと統合できるプロジェクト管理ソフトウェアを選択することが重要です。 この統合により、2つの別々のツールを管理および更新することなく、独自のカレンダーを維持することができます。
従来のカレンダーは、プロジェクト管理ソフトウェアのカレンダーが提供できるすべての詳細を処理するように設計されていないことに注意してく 従来のカレンダーに公開する詳細レベルを選択できるソリューションを探す必要があります。 たとえば、オンラインカレンダーでは、タスクの期日のみを表示したり、サブタスクを除外したりすることができます。