オフィスを移動しますか? ここにあなたの最終的なチェックリスト

ちょうど家族が家を越えることができるようにビジネスは事務所を越えることができる。 ビジネスの成長、会社の移転、または単にシーンの変化のためであるかどうか、企業が七年ごとに平均して移転することを示唆している研究では、オフィス

世界的なパンデミックをきっかけに、多くの企業は必要な社会的距離規制を満たすために物理的な労働環境を変更しようとしています。

あなたの組織の状況にかかわらず、あなたのビジネスが進化し、拡大するにつれて、最終的にあなたの現在のオフィスは、あなたが必要とするすべての人 それが起こるとき、あなた自身が複雑であるが必要な悪に直面していることを見つけるでしょう：変更。 変化はビジネスの世界で貴重なものになることができますが、それはまた、多くの従業員やビジネスリーダーが同様に管理に苦労しているものです。

私たちは、あなたのオフィスの移動をスムーズに実行し、変更の悪影響を軽減し、あなたのビジネスとあなたのスタッフのための肯定的な、刺激的な開

ステップバイステップのオフィス移動チェックリスト

私たちの有用なステップバイステップのチェックリストは、あなたの大きなオフィス移動の準備を計画し、どのように検討するのに役立ちます：

ステップ1。 あなたのオフィスの移動のニーズを考慮する

大きな動きにコミットする前に、あなたのビジネスのニーズを評価することが重要です。 オフィスの場所を移動するための多くの理由がありますが、プロセスの早い段階で移転の理由を特定することは、より戦略的で慎重に検討された

オフィスの場所を移動すると、スタッフの士気を高め、生産性を向上させ、新しい人材プールにビジネスを開くことができます。 オフィスの場所を移動するには複数の理由がありますが、多くの企業は次の考えられる理由で移動します:

• ビジネスの成長

ビジネスが成長するにつれて、物理的な環境の観点から拡張を計画することが重要です。 移転は、オフィスの設計を実践的なレベルでチームに合った方法でカスタマイズするのに役立ちますが、組織の精神や価値観にも適合します。 より多くのワークステーション、よりオープンな共同スペースを導入するか、または会議室により多くの入手の可能性を提供するために見ているかどうか、長期的にあなたのチームの必要性に適する新しい事務所を選ぶことは成長のための完全なオフィスを捜している現代ビジネスのための主考察である。

• 顧客を引き付ける

あなたのオフィススペースはあなたのブランドのための”店の窓”として機能するので、あなたが組織として立つものをあな あなたが誇りに思っているオフィスの場所を持つこと、そして快適にあなたのクライアントを招待することは重要です。 あなたがビジネスとして生息するスペースはあなたのビジネスにより多くのgravitasを与えるのを助けることができるうらやましい位置の事務所を選

• 生産性の向上

従業員の生産性を念頭に置いたオフィスの場所を選択します。 スタッフの健康は生産性と士気の鍵ですので、新しいオフィスの場所を選択するための重要なドライバーとしてワーク/ライフバランスと健康とウェルネスを考慮してください。 近くにジムはありますか？ 周辺には緑地はたくさんありますか？ 従業員が昼食や軽食を購入できる場所は近くにありますか？ 自然光および開いた計画の設計のようなより小さい考察はあなたのスタッフの士気そして生産性の巨大な影響を有することができる。 ビジネスオフィスを移動し、より近代的な環境に移転することで、接続性が向上し、チームのやる気を引き出し、従業員のエンゲージメントを向上させる

• 才能の誘致

潜在的に新しいビジネスを誘致することに加えて、あなたのオフィスの移転は、潜在的にあなたの組織の将来のリーダーを形作るのに役立 あなたのビジネスオフィスは、望ましくない地域や特に農村部の場所に取得することは困難である場合は、偉大な候補者があなたの組織の一部とし あなたのビジネスの顔として、あなたのオフィスの場所は、あなたの将来に役割を果たすために右の人々を誘致するのに役立ち、あなたの才能のある労働力の次の世代のためのアクセス可能なハブとして選択する必要があります。

ステップ2。 オフィスの移動を計画する

よく組織されたオフィスの移動計画は、新しい電話システ

オフィス移転計画を作成する上で、これらのヒントに従うことを確認してください:

• 新しい技術やシステムを確立する必要があるときに期限付きのオフィス移転のスケジュールを作成します。
• 新しい場所を分析し、そのIT機能、施設、ユーティリティを理解していることを確認します。
• オフィススペースを設計し、ワークステーション、ITインフラストラクチャ、備品に加える必要があるかもしれない変更について考えます。
• あなたのオフィスの移動は、あなたが動いている既存のプロジェクトにどのように影響するかを検討してくださ

ステップ3:コストを特定し、予算を計画する

オフィスの移動はコストがかかり、ダウンタイムによって発生するコストの面で大きな混乱になる可能性があります。 予算を設定する前に、オフィス移転の可能性のあるすべての費用を特定することが重要です。 このように、あなたのオフィス移転プロジェクトマネージャーは、予算のどのレベルが合理的かつ実現可能であるかを確立することができます。

あなたが遭遇する可能性のあるコストと隠された費用の調査を開始するために、我々は検討のための典型的な移動費用のリストをまとめました。

• 家賃（家賃のレビューとVATを含む）
• 預金および荒廃手数料
• 契約休憩料
• 管理/代理店手数料
• セキュリティ
• 除去会社/移転サプラ4985>保険
• サービス料
• 改修/インテリアデザイン料
• ユーティリティ
• 接続および通信プロバイダ料
• ポストリダイレクト

あなたのキーを照合 オフィス引越し費用.

ステップ4:プロジェクトタスクチェックリストの作成

オフィスを変更する

効率的に処理されない場合、オフィスの移動は、多くの問題を引き起こす可能性があり、大幅にあなたの一番下の行に害を与えることができます。 最大限の生産性を維持し、スタッフと顧客のための混乱を減らすことに焦点を当てて、あなたの主要なビジネス操縦を慎重に戦略と計画するために早期に戻ってステップすることは、スタッフの不満、逃した請求書、および損傷した顧客関係を防ぐことができます。

予算を設定し、オフィスの削除コストを予想したら、プロジェクトチームとスタッ タイムスケールおよび最小になるダウンタイムに関する測定可能な目的を含み、あなたの広範囲および実行可能な仕事のチェックリストにこれを

プロジェクトが差し迫ったオフィス移転を管理する際には、事前にすべてを準備し、ダウンタイムを最小限に抑え、スタッフへの混乱を最小限に抑えてその日に移動できるようにすることが重要な考慮事項です。

あなたのチェックリストに含めるべきことといけないこと：

行う：

あなたのオフィス移転マネージャーを任命

あなたのオフィス移転プロジェ あなたのチーム全体からのバイインが必要になり、あなたのマネージャーに委任する人々が必要になりますが、あなたのオフィスの移動は、予算編成、計画、およ

計画プロセスに十分な時間を許可する

あなたのオフィスの移動の計画プロセスは、実際にあなたのオフィスの移動期限の約3-6ヶ月前に開始す 予算、研究、タスクの委任、およびすべての物流がそのタイムスケールで実行可能であることを確認するのに十分な時間を自分自身に残してください。

あなたの優先順位を確立します（ただし、上級リーダーシップチーム内だけではありません）

あなたのオフィスの移動で探しているものを知っているこ あなたは、単にあなたのレンタルコストを削減することに焦点を当てることができます,彼らは夜遅くに出発するとき、あなたの従業員は、より良い駐車 あなたの従業員との調査を行なうことはプロジェクトにより多くの従業員が従事し、複雑に感じるのを助けることができる従ってあなたの優先順位を照合するとき彼らの必要性を考慮に入れること確実がありなさい。

予算基準の概要

すべての費用が必要な一般的なアイデアがあれば、全体的な予算がどうあるべきかを確立する方が簡単です。 物事はあなたが予想よりも少しを追加する場合には、操縦のための少し部屋を持っているように、常にあなたの予算を過大評価することを忘れな

現実的なタイムラインを作成し、それに固執

期限を明確に概説し、プロジェクトチームのメンバーを特定のタスクに任命する合理的なタイムライン 締め切りを逃さないようにしてください; より多くのあなたが早期にチェックリストをオフにチェックするために管理し、ストレスの少ないあなたの移動日（とそれに先行する週）にな

しないでください：

自分で移動しようとしないでください

オフィス削除会社のコストを節約したり、プロジェクトを自分で管理したりするのは魅力的かもしれませんが、負荷を共有してください。 オフィスの移動プロジェクトがいかに広範である場合もあるか過少見積りしてはいけない。 あなたが重い持ち上げを行うのを助けるために信頼できる除去会社を委任し、雇うようにしてください。

予算を過小評価しないでください

あなたのオフィスの移動の細かい詳細にコーナーをカットすることができるかもしれない自分自身を教えてく それが高価になることを否定することはありません。 それを受け入れ、物事がより高価になった場合、あなたはバッファを持っているように、自分自身に少し余裕を残します。 彼らがしない場合は、新しい作業環境を祝うために皆を助けるために少し余分な何かにあなたのチームを扱います。

最後の最後までそれをすべて残してはいけません

あなたの移転プロセスに関して先延ばしにすることは良い考えではありません。 諺にもあるように、家を移動することは、私たちが克服しなければならない最もストレスの多い人生のイベントです。 移動オフィスは確かに重要な圧力なしでどちらか来ないが、あなたのタイムスケジュールに付き、端にあなたの兵站学で詰め込まなければ、あなたの移動日はちょうど期待するより滑らかに動くかもしれない。

スタッフや顧客を除外しない

計画を共有し、スタッフがどのように貢献できるかをスタッフに知らせることは、スタッフの士気に大きな影響 オフィスの移動でボード上のあなたの従業員を得ることは、あなたの従業員の関与に不可欠であるあなたの労働力から大量のバイインを得るという 同じように、あなたの顧客と早く伝達し合い、それらにあなたのオフィス移動について知らせることはあなたの顧客関係を結局は増強するのを助

細かい詳細を忘れないでください

あなたのプロジェクトチームとブレインストーミングを確認することは、あなたがすべての細かい詳細を考えていることを確認するための鍵となることができます。 たとえば、次のように、調達する必要がある可能性のある一般的な消耗品のリストを作成します:

• さまざまなサイズの収納箱
• 包装紙とバブルラップ
• パッキングテーブル/専用のパッキングデスク
• 永久マーカーとラベル
• 空気充填パッディング

あなたの究極のオフィス移動チェックリスト

ステージワン: 基礎を築く

• あなたのオフィスの移動プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームを任命
• あなたの現在のリースを確認し、早期休憩コストを確立
• あなたの基準を設定し、必要なスタッフ調査を実施
• 研究費と予算を設定
• あなたのオフィスの移動期限を設定
• 研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社と研究オフィスの除去会社オフィス移動保険費用
• あなたのビジネスニーズに合ったオフィススペースのオンライン検索を開始
• あなたの計画とタイムラインを文書化

ステージtwo:communicate

• 現在のクライアントリストが最新であることを確認
• すべてのオンラインおよびオフラインの詳細な監査を実行し、必要な内容をリストし、アドレスに更新
• 新しい住所を郵便局に通知
• 法務チームと協力して、必要な契約を更新する。新しいアドレス
• ソーシャルメディアとオンラインアカウント（googleビジネスなどを含む）を更新します。)新しい住所で
• パートナーと利害関係者のリストを確認して住所の変更を通知する(必要に応じてリストを更新する)
• 文房具やブランド資料の監査を実行して、必要に応じて住所を更新する
• すべての配信サブスクリプションを確認して更新する
• あなたの計画をスタッフに伝える(彼らが関与できるかどうかを知らせる)
• 現在の家主に通知する/ビル管理人
• スタッフの日記に日付を設定してメールアドレスを更新する
• あなたの選択したオフィスを予約する会社
• オフィス移転ロジスティクスをITチームと調整して、ITシステムや機器のニーズを議論する
• クライアント、顧客、パートナー、業界団体、メディア出版物に住所変7581>

: 物流を準備する

• 現在のオフィス家具の監査を行い、必要な新しい家具を特定する
• 詳細なフロアプランと寸法で新しいオフィスデザインをマッ必要に応じて一時的な保管
• 新しいオフィスの文具および機器の計画
• 新しいオフィスのセキュリティニーズを確立する
• 清掃サービスの手配/任命（古いオフィスのチェックアウトと新しいスペースの定期的な清掃の両方）
• チェックアウトと移動日のための積み込みベイまたは専用駐車場を予約
• すべての新しい契約書を完成させる
• 新しいオフィススペースと会議室の新しいIT機器の議論と手配
• インターネット/電気通信およびその他の必要なプロバイダとのチェックイン大きな一日がスムーズに実行され、過度のダウンタイムがないことを確認する

ステップ5: オフィスを移動するときにオフィス機器を準備する

新しいオフィスに移動するときに物理的なハードウェアで何をする予定ですか？ Cloud communicationsへの移行を計画している場合、またはすでにホストされているシステムをお持ちの場合は、デスクの電話やその他のエンドポイントを新しい場所に転送するだけです。 完全なビジネスコミュニケーションシステムが整っている場合は、アップグレードする時が来たかどうか、またはそれを取る価値があるかどうかを考

オフィスを移動する前にオフィス機器を準備するときは、これらのことを考慮することを忘れないでください:

• あなたがあなたの新しいオフィスに持って来たいと思うすべてのITおよびテレコミュニケーションの資産のチェックリストを作りなさい。
• すべての資産が新しい場所のITインフラストラクチャでうまく動作するかどうかを判断します。
• クラウドに切り替えて、コミュニケーション戦略のさまざまな部分をアップグレードするかどうかを決定します。
• 今後のIT/Telecomsの買収やアップグレードを検討し、それらが移動と同時に達成できるかどうかを判断します。

ステップ6:電気通信システムのアドレス指定

上記のように、電気通信システムのハー また、ビジネスコミュニケーション戦略の他のさまざまな部分について考える必要があります。

この電気通信システムオフィスの移動チェックリストを検討してください:

• 新しいシステムの音声データについて何をする必要があるかを評価します。 新しい技術とクラウドソリューションを採用するつもりですか？
• あなたが必要とする電話回線の数を決定し、あなたがそれらに滞在したい場合は、あなたの電気通信プロバイダに通知します。
• 既存の電話番号で何をするかを決定します。 あなたの顧客が既にそれらを知っていれば、それらを同じ保つ価値があるかもしれない。
• あなたの移動の一部として利用可能なアップグレードを探索してください。 追加の帯域幅は、新しい通信オプションを利用可能にしますか？
• あなたがあなたと一緒に取ることになる任意の音声または通信データのバックアップを作成します。 クラウドストレージを使用すると、他の側ですぐにバックアップと実行を得ることができることを保証します。

ステップ7:オフィスを移動するときのセキュリティを管理する

最後に、オフィス移転時に管理の詳細を見落とさないようにしてください。 今、あなたのネットワークのセキュリティを検討し、すべてが安全であることを確認する絶好の機会です。

オフィス移転前にネットワークセキュリティを管理する際に覚えておくべきこと:

• すべての資産とリソースのインベントリを作成し、輸送中の情報を保護するための計画を策定します。
• 従業員のリストと、その従業員が持つべきネットワークアクセス権を作成します。
• オフィス移転前に必要に応じてセキュリティポリシーを詳細に更新してください。
• セキュリティベンダーとの契約を評価し、通信プロバイダから利用可能なセキュリティソリューションを調べます。

オフィスを移動することは、最高の時間で複雑な経験になる可能性があります。 幸いなことに、RingCentralの柔軟なクラウドベースの通信システムを使用すると、移動のストレスを最小限に抑え、ビジネスの中断を減らすことができます。