これは、変更の承認を処理し、監査可能な記録を確立するために必要なすべての情報をキャプ この記事では、ビジネスプロセスコンプライアンスが成功した組織を構築するための基盤の重要な部分である理由を説明します。 第二の記事では、業界全体の規制遵守が、ビジネス目標を達成するために組織にとって重要なガイダンスを提供する方法を説明します。 3回目と最終回（2021年6月29日掲載）では、コンプライアンス監査をどのように活用しているかを、社外規程に従っているかどうかを評価するだけでな
コンプライアンスワークフローを処理できるサービスと変更管理システムがない場合は、購入を決定する前に考慮すべきさまざまな要因があります。 ヘルプネットセキュリティは、トピックに関する彼らの洞察力を得るために、いくつかの業界の専門家と話をし、SunViewソフトウェアの上級副社長、マイケルW.ヘクラーは、いくつかの貴重な推奨事項で秤量しました。 ビジネスプロセスコンプライアンスを処理できるソリューションを提供する多くのベンダーがあります。 長期的なパートナーシップを構築しているので、信頼できる会社を見つけることに加えて、製品に快適に感じる必要があることを覚えておくことが重 “ITSMソリューションを選択する際には、”Sunview SoftwareのシニアVPであるMichael W.Hechler氏によると、”常に現在のビジネス要件から始める必要があります。”完全なインタビューを読むには、どのように私は私のビジネスのためのITSMソリューションを選択するのですか？
ビジネスプロセスとは何ですか？
“コンプライアンス”がさまざまな人にとって多くのことを意味するのと同じように、ビジネスプロセスにも明確な定義と理解が必要です。 この記事では、ビジネスプロセスとは、特定の目標を達成するために利害関係者のグループによって実行される一連のステップです。 ビジネスプロセスの各ステップは、参加者に割り当てられたタスクを示します。 各タスクは、ビジネスプロセス管理、プロセス自動化など、いくつかの関連するアイデアの基本的な構成要素です。 あらゆる規模の組織は、明確に定義されたプロセスの恩恵を受けますが、優れたビジネスプロセスを持つことの利点は、スケーラブルな組織で最も プロセスはほとんどのビジネスの基礎を形作り、資源が最適の効率と利用されることを保障する個々の活動を流線形にするのを助ける。
成功した企業は、明確に定義され、測定可能な目標を達成することに業務を集中しています。 これらの目標を達成するために、プロセスと手順は、品質の製品とサービスが時間通りに利用可能であり、顧客の期待に応えることを保証するために 適切に設計されたプロセス計画は、あなたのビジネスを助けることができます:
- 質の高い製品とサービスの開発
- 一貫した効率的な結果の生成
- 市場投入までの時間を短縮
- 顧客のニーズを満たし、満足度を向上させる
- 規制要件
なぜ人々は新しいプロセスに従うことに抵抗するのですか？
結果に失望するためだけに、”完璧な”ビジネスプロセスを作成したことを完全に自信を持って感じたことはありますか？ 最新の技術を使用してワークフローを自動化し、すべてのステップを骨の折れる詳細に記述するためのドキュメントを開発しました。 そのプロセスを実装しようとしたときに何が起こったのですか？ うまくいったのか? おそらく、より良い質問は、あなたの部門またはあなたの組織の誰もが、あなたがそれに従うことを意図した方法でプロセスに従ったのですか？ 後者の質問に対する回答が”いいえ”の場合、関連する利害関係者は、さまざまな理由のいずれかで、ビジネスプロセスの要件を遵守できませんでした。
コンプライアンス違反は、特に新しい手順を実装するために特別に設計されたプロジェクトで多くの時間とお金が投げられた場合、管理者にとっ ここでは、あなたの新しいプロセスにプッシュバックを得ることができる理由のいくつか:
- 習慣の生き物-人々は習慣の生き物であり、一般的に変化が好きではありません。 あなたの従業員が長い間、特定の方法で仕事をしてきた場合、彼らはおそらく壊れにくい仕事関連の習慣の多くの層に包まれていました。
- 新しいプロセスを疑う—あなたの従業員がすでに良い仕事をしていると信じているなら、なぜ彼らに変更したいのか疑問に思うかもしれません。 あなたの新しい手順はそれらを遅くしますか？ あなたのプロセスの目的は仕事を除去するか、またはある労働者を取り替えることであるか。
- より多くの責任の恐怖—従業員は、より多くの責任を取るために必要な時間やスキルを持っていないように感じるかもしれません。
- 新しいプロセスを理解していない—あなたの従業員は、あなたの新しいプロセスで自分の役割がどうなるかを理解していないかもしれません。 複雑なプロセスは、受け入れを得るために小さな増分変更を使用して実装する必要があります。
- 顧客への影響を見ていない—顧客と対話しない従業員は、新しいプロセスが会社の製品、サービス、顧客満足度にどのように影響するかを理解していない
- 新しいプロセスは非効率的です—これはあなたが受け入れるのは難しいかもしれませんが、それが壊れているので、従業員はあなたの新しいプロセ 重要な手順が欠落しているか、適切な人が適切なタスクに割り当てられていない可能性があります。
- 経営支援の欠如—上級管理職が新しいプロセスを完全にサポートしていない場合、または経営陣が利益が実現するのに十分な長さを待つことを望まな
- 他のタスクとの競合—従業員は特別な要求を完了するために新しいプロセスから逸脱する必要があるか、他のタスクで作業するためにリソースがプ
従業員が新しいプロセスを採用することに消極的な理由はたくさんありますが、適切な変更管理システムを導入することは、組織が変更を成功裏に採用し、肯定的な結果をもたらすために従業員を適切に準備、装備、サポートするよう導くための最初のステップです。
プロセスのコンプライアンスをどのように改善できますか？
現代の組織は、変化の劇的な増加と複雑さをサポートするために最適化された変更管理ソリューションを必要としています。 高度な自動化とワークフローを通じて、ChangeGearは、組織が監査とコンプライアンスの要件を満たすことを可能にする変更管理とコンプライアンスプロセス全体を合理化するように設計されています。
変更管理を成功させるための重要な要素は、変更が単独では起こらないことを理解することです。 何らかの形で、変更は組織全体とその中のすべての人々に影響を与えます。 優れた変更管理システムを使用すると、誰もが新しい働き方に適応し、受け入れることを奨励することができます。 成功した変更管理は、五つの主要なステップに依存しています:
ステップ1—変更を理解する
変更の利点を正常に促進するには、それらの利点を自分で理解する必要があります。 このプロセスを変更する必要があると考えている理由を自問してください。 あなたの目的は何であるか。 あなたの会社はどのように変化の恩恵を受けるのでしょうか？ どのようにあなたの変更は積極的に従業員に影響を与えますか？ それはどのように人々が仕事をし、自分の仕事を知覚する方法に影響を与えますか？ 人々は変更を正常に完了するために何をする必要がありますか？ また、変更が実装されていない場合に何が起こるかを考えることも重要です。 仕事を変えるためには、古いやり方に十分な不満がなければなりません。 しかし、人々はまた、新しいアプローチが古いものよりも優れており、移行のための明確な道があると確信する必要があります。
ステップ2—変更を計画する
効果的な変更は偶然に起こるだけではなく、組織に合わせて設計する必要があります。 変更の管理方法は、組織によって異なります。 いくつかの企業は非常に厳格な変更方法論を持っていますが、他の企業はよりオープンで柔軟なアプローチをしています。 マネージャーは重要な変更を行なうように試みる前に彼らの現在の環境の後ろの理論的根拠を理解する必要がある。
変更に関するスポンサーシップ、関与、バイイン、および影響を考慮する必要があります。 調査は巧妙な変更管理プロジェクトのための巨大な貢献の要因がスポンサーが他の係争物受寄者間にいかに目に見えるかであることを示した。 あなたは、スポンサーが効果的であり、プロセス全体を通して積極的に従事していることを確認する必要があります。
計画が不十分で、変更による人員への影響を無視すると、生産性が失われ、従業員が離脱し、離職率が高く、抵抗が生じる可能性があります。 これらの否定的な結果および危険はまた財政の結果と来る。 従業員が新しいシステムの使用を開始するのに時間がかかり、プロセスのステップを習得するのに時間がかかり、会社が良好な投資収益率（ROI）を見
ステップ3—メンテナンスウィンドウ、ブラックアウト期間、および変更ウィンドウの利用
メンテナンスウィンドウとは、資産またはサービス(ITIL準拠組織の構成項目(CI))の変更が許可されているスケジュールされた期間のことです。 変更にはダウンタイムが伴う可能性があるため、これらのウィンドウを使用して、重要なビジネスプロセスの中断を最小限に抑えることができます。 一般的に、スケジュールされた変更はメンテナンスウィンドウ内で行われる必要があります。
ブラックアウト期間とは、休日、企業イベント、クライアントとの契約上の義務、または会計年度末のような重要なビジネスタイムなど、サポートが減 計画された変更は、合意されたブラックアウト期間中に発生してはなりません。 ブラックアウト期間は、通常の変更アクティビティをスケジュールしない時間を指定しますが、変更の発生を妨げるものではありません。 通常、緊急事態には例外がありますが、それらはまれであり、実施前に幹部レベルの承認を必要とする必要があります。
変更ウィンドウは、通常、特定の資産またはサービスが変更関連の活動のために中断されることが許可されていることを示します。 例えば、一部の企業は、サービスの消費者および関連する顧客または部門と合意して、特定の時間ブロック（すなわち、毎週水曜日の2:00am–4:00AM ET）を定義し 変更windowsは、重要なビジネスプロセスへの影響を最小限に抑えるために変更をスケジュールするのに役立ちます。
ステップ4—変更を伝達する
変更プロセス全体を通して早期に、そして頻繁に伝達する。 従業員または顧客は、実装が完了した後、どのくらいの期間、どのような役割があるか、影響がどうなるかを完全に理解していることを確認してくださ 通信は、変更管理のmake-or-breakコンポーネントになることがあります。 実装したい変更は明確で関連性がある必要があるため、人々はあなたが何をしたいのか、なぜそれを行う必要があるのかを理解する必要があります。 従業員がなぜそれが行われているのかを聞かずに変更が何であるかを言われれば、彼らは抵抗して何もしない傾向があります。
ステップ5—変更を実装する
マネージャーは、変更プロセスを実装する上で重要な役割を果たします。 効果的であるためには、管理者は変更を理解し、それがチームにどのように影響するかを理解する必要があります。 適切なレベルのエンゲージメントにより、マネージャーは変更チームの拡張子となり、受け入れを支援し、影響を理解し、成功の可能性を向上させるために潜在 さらに、管理者は、プロジェクトチームと組織全体の従業員との間のフィードバックを容易にする必要があります。 従業員の個々の従業員か緊密なグループが異なった方法で変更を扱うことを知っていて、マネージャーは変更プロセスによってそれらをコーチし、なされた後変更の価値を補強するべきである。
あなたの変化を動かすために使用できる多くの異なる戦略があります。 勢いを構築し、あなたのアイデアの背後に取得する人々を奨励するために緊急性の感覚を作成する場合は、道に沿って特定のものに留意する必要が:
- 変更に関わるすべての人が、何が起こる必要があるのか、それが彼らにとって何を意味するのかを理解していることを確認してください。
- あなたの変更の達成基準に同意し、それらが定期的に測定され、報告されていることを確認してください。
- 変更に関与する主要な利害関係者を特定し、関与のレベルを定義します。
- 変更を実施する前、実施中、実施後に実施しなければならないトレーニングのニーズを特定します。
- 準備ができていて、喜んで、あなたの新しいプロセスを整え、他の人が従うためのロールモデルとして行動するのを助けることができる”変更代理人”を任命
- 新しいプロセスが新しい規範になるように、人々の習慣を変える方法を見つける。
- 変更プロセスを通じて全員がサポートされていることを確認してください。
来週は、業界全体の規制コンプライアンスが、ビジネス目標の達成に向けて組織にとって重要なガイダンスを提供する方法を説明します。