最良の方法で組織された会議は、実際の仕事を成し遂げるための素晴らしい方法です。 私は効率的な方法で私のプロジェクトを計画し、追跡したいと思うとき私は私の管理練習のこの規則に続く。 私はプロジェクト(管理)会合がチームコミュニケーション、リーダーシップ、およびチームワークの開発の重要な役割を担うことを確かに知っている。 私はまた、プロジェクト会議は、最良のグループの意思決定と解決策を生成するために指定された正式な議論やワークショップを整理
だから私は、プロジェクト会議の定義を与えるこの記事を書くことにしました,キックオフ会議が何を意味するのかを説明します,そして、典型的な会議のアジェンダを書く方法を説明します. 私は私の仕事は、あなたがプロジェクトマネージャーのあなたのキャリアを開発する場合は特に、あなたのために役立つと信じています。 プロジェクトマネジメント会議は必要であり、プロジェクト実施ライフサイクルを通じて定期的にイベントが行われているため、定義を理解し、アジェンダを計画し、キックオフミーティングを手配する方法を知っておくことは非常に重要であると思います。 だから、記事を読んで、あなたのコメントや提案を残してください。 事前に感謝！
会議の定義
プロジェクト会議は、情報を配布し、チームや利害関係者と通信するための効果的な方法を参照してください。 プロジェクト会議には多くの種類と種類があり、イベントのすべての側面をカバーできる包括的なプロジェクト会議の定義を与えるのは難しいこと この記事では、プロジェクト会議の一般的な定義を紹介します。
プロジェクトミーティングは、計画された目標と期待される結果に応じて、プロジェクトの迅速な提供に貢献するグループ決定を生成する目的で、問題を議論し、提案を行い、提案を承認または拒否することにより、他の参加者や利害関係者とコミュニケーションをとることを目的とした定期的なイベントです。
ここでは、プロジェクト会議のいくつかの種類があります:
- 定期的なチームミーティングは、プロジェクトの実施プロセスの過程で何度も組織され、実施されることができる最も頻繁なミーティングです。 定期的な（毎日、毎週、毎月）会議がスケジュールされ、通信管理計画に項目化されています。
- 変更管理会議は、変更管理委員会によって組織され、変更要求のレビューを目的としています。 取締役会は、発生したすべての変更を承認し、情報とフォローアップアクションのために利害関係者と通信することについて決定を下します。
- ステータスレビュー会議は、プロジェクトの現在の進捗状況とそのパフォーマンスに関する情報を交換し、分析するために定期的に開催されています。 このような会議中に、プロジェクトマネージャーは、チームと利害関係者が現在のパフォーマンスレベルとタスクの進行状況を可視化できるように、参加者 ステータスレビューミーティングは、パフォーマンスレビューとも呼ばれます。
キックオフミーティング
プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトの開始時（または特定のフェーズ）に開催される計画イベント（通常はワー
キックオフミーティングは、チームリーダーの支援を受けたプロジェクトマネージャーがチームビルディングとトレーニングのための活動を提示するとき、チームビルディングプロセスの正式な始まりとみなされることが多い。 会議は、いくつかのプロジェクトのフェーズの開始時に組織されている場合、それは通常、実際の計画や手順とプロジェクトの目標のチームの理解を
プロジェクトキックオフミーティングの代表的な議題には、以下の項目が含まれています:
- 主段階、目的、係争物受寄者、成功基準、ビジネス必要性、成果物等を含む管理フレームワークを、確立して下さい。
- ビジネスケースのレビューと更新（必要に応じて）。
- 管理責任と役割、報告手順、コントロール、ガバナンスドキュメントなどを含むガバナンス構造を作成します。
- 主要なマイルストーン、タスクの順序、優先順位付け、タスクの依存関係などを含む計画活動を開始します。
- リスク分析を実行することにより、リスク管理プロセスを開始します。
- 品質管理および保証手順を含む品質管理計画を作成します。
プロジェクトキックオフミーティングアジェンダ(テンプレート)
計画状況会議に関するヒント
プロジェクトマネージャーの役割を果たす場合は、定期的にプロ これはあなたのプロジェクト管理業務の一部になります。 プロジェクト会議は、プロジェクトが計画通りに進行していること、および問題が正しい方法で解決されていることを確認するのに役立ちます。
以下のプロジェクト会議計画のヒントは、会議を整理する方法と、より効果的な努力をするために必要な要素を理解するのに役立つように設計さ ここでのヒントは次のとおりです。:
- 目標を設定します。 このプロジェクト会議のヒントは、明確な会議の目標を設定しないと、結果が得られず、解決策が生成されないため、会議が失敗する運命にあることを 会議日のスケジュールを決定する前に、一連のスマートな目標を設定していることを確認してください。 スマートとは、特定の、測定可能な、達成可能な、関連性の高い、タイムリーなことを意味します。
- 会議の議題を書く。 議題を開発し、続くことは状態の会合をより短くけれどもより有効にさせることを可能にする。 期待された結果とのそして時機を得た方法の会合を終えるより多くのチャンスを得る。 開始日の2-3日前に議題を作成し、スケジュールされ、優先順位が付けられたイベントのリストを含める必要があります。 会議のスケジューリングソフトウェアはそうするのに役立ちます。
- 文書を整理しておく。 つまり、会議文書をできるだけ短くする必要があります。 あなたが会議を開催するために紙の山を使用すると、複数の文書がデ動機づけとあなたのチームを誤解し、混乱を引き起こす可能性があるため、あな そのため、会議を維持するために1枚または2枚の紙を保持しようとする必要があります。 また、議題の一般的な項目を含み、どのような問題に対処するかを説明するレビュー会議テンプレートを使用することをお勧めします。
- あなたのチームのメンバーは明らかにあなたのプロジェクト管理の会合の主要な出席者である。 しかし、時々、いくつかの会議は、高齢者から誰かを必要とします。 このプロジェクト会議の計画のヒントに続いて、上級管理職の参加が必要な場合は、事前に知っているし、関係するすべての人が今後の会議と対処すべき問題について通知されていることを確認する必要があります。 利便性のために、あなたのto-doリストと議題にメモを作るために会議計画ソフトウェアを使用することができます。
- 適切で快適な物理環境を作成します。 プロジェクト会議は、特に夏の場合は、快適で換気の良い部屋で行われるべきであることに注意してください。 あなたの参加者に冷たい水、紅茶、コーヒー、または/およびあなたのリスナーをより快適に感じるいくつかのノンアルコール飲料を与えることを忘れな この会議の計画のヒントに続いて、to-doリストにレコードを追加し、会議の開始前に事前に準備するすべての飲料のリストを作成する必要があります。
- 時間通りに会議を開始し、終了する。 イベントが予定外になった場合、人々は好きではなく、おそらく遅い会議よりもイライラするものはありません。 このプロジェクト会議のヒントでは、すべての出席者が開始時刻と終了時刻を認識していることを確認する必要があります。 出席者に（口頭または書面のいずれかで）通知を送信することをお勧めします。 また、電子メールのリマインダーを設定し、電子通知を送信するためにあなたの会議計画ソフトウェアを使用することができます。