その概念から完成までのプロジェクトを見ることは困難な作業になる可能性があります。 活動的なプロジェクト管理は普通異なった派閥および委員会からの入力を要求する。 そのうちの一つが運営委員会です。
この記事では、運営委員会とは何か、プロジェクト管理におけるその目的、なぜ一つの課題を持つことが不可欠であるか、異なる課題、およびベストプラクティスを詳細に見ていきます。
運営委員会とは何ですか？
運営委員会は、上級ステークホルダーと専門家で構成される諮問機関です。 委員会は、プロジェクトまたは企業がすでに遭遇している可能性のあるいくつかの問題についてのガイダンスを提供します。 これらには、予算、会社の方針、マーケティング戦略、および全体的な管理が含まれます。
運営委員会の性質上、メンバーはプロジェクトの管理方法について重要な発言権を持っています。 委員会は、主に、特定のプロジェクトを実現するために使用される方向、範囲、タイムライン、予算、および方法に関係しています。
誰が運営委員会の一部を形成していますか？
組織内の正社員が運営委員会に席を置くことができるかどうか疑問に思っている場合、答えはnoです。 これらの委員会は、組織や上級幹部や不可欠な利害関係者などの特定のプロジェクトに大きな影響力を持つメンバーで厳密に構成されています。
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例えば、プロジェクトに取り組む場合、委員会はプロジェクトマネージャー、顧客からの重要な外部ステークホルダー、および専門家で構成されます。 運営委員会は、組織のトップエグゼクティブ、所定のボードメンバー、および部門長で構成されます。
運営委員会の構成は組織によって異なる可能性があることに注意してください。 ただし、いくつかのガイドラインを遵守する必要があります。 上部には委員会を率いる委員長がいます。
彼/彼女は他のメンバーによって選択され、プロジェクトを所有していません。 委員長は、他の委員と協力して、公平性の余地を与えるべきである。 また、運営委員会を思い付いている間、それは多様な会員を収容する必要があることに注意してください。
メンバーは、アイデアや意見の共有を強化するために、委員会が監督するさまざまな機能を代表しなければなりません。 多様な会員はまたより開いた議論のための部屋を作成する。 また、利害関係者の主な役割は、プロジェクトがビジネス目標と一致するようにすることであることに注意することも重要です。
運営委員会の役割は何ですか？
前述したように、運営委員会は、さまざまな利害関係者と会社の幹部で構成される諮問グループです。 彼らは、そのメンバーが直接プロジェクトマネージャーと協力して、様々なプロジェクトの決定を思い付くのに役立ちます。
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その他の機能は次のとおりです:
- アドボカシー
運営委員会は、組織全体のさまざまなイニシアチブやプロジェクトの擁護者として行動します。 それは通常、トップマネジメントと専門家で構成されていることに注意してください。
- 戦略と目標を設定します。
運営委員会は、プロジェクトのための戦略的な方向性を考え出す。 彼らはまた助言し、予算、資産、お金、時間、設備、マーケティング、および雇用のような関連の主題の入力を提供する。 彼らの仕事の一部は、目標とプロジェクトの範囲を確立することが含まれています。
- 成功を測定する方法を考え出す
成功を測定するには、さまざまなパラメータがあります。 運営委員会は、特定の製品の成功がどのように測定されるかを決定することを担当しています。
- 監視
運営委員会は諮問機関かもしれませんが、監視任務も任されています。 それはプロジェクトが望ましい質に会い、決定されたかもしれない調節を監視することを保障する。 また、プロジェクトの成功のために重要であるプロジェクトのプロセスと計画を監視します。
委員会はまた、それらを排除する方法を考え出す前に、プロジェクトやビジネスのリスクを特定し、監視します。
- 専門家の意見を提供
運営委員会は、プロジェクトや事業全体に関するさまざまな懸念について専門家の意見を提供する専門家で構成されています。 彼らの入力は、特に比較的複雑なプロジェクトに取り組んでいる場合、通常は不可欠です。
- 紛争解決
特に特定のプロジェクトで作業する場合、意見の不一致は一般的です。 これらがプロジェクト全体に干渉しないようにするために、これらの委員会は当事者間の紛争を解決し、最高のものを集中する時間が長くなります。
- 問題解決
諮問機関の役割の一つは、組織が直面している可能性のある問題に対処する方法を見つけることです。 戦略委員会に座っている専門家のおかげで、それは異なる問題解決のアイデアを開発することができます。
- 意思決定
運営委員会の役割のほとんどはアドバイスを提供することを中心に展開されていますが、意思決定にも参加しています。 メンバーの入力により、プロジェクト計画または特定の計画に対する提案された変更を評価、承認または拒否することができます。
メンバーはプロジェクトマネージャーやその他の専門家を選出してプロジェクトを遂行する権限を持っているため、委員会は役割配分にも参加しています。
これらの役割から、運営委員会が諮問機関と管理機関として同時に機能することは明らかです。 彼らは問題を特定するだけでなく、解決策を考え出すだけではありません。
組織に効果的な運営委員会が必要なのはなぜですか？
真実は、すべてのプロジェクトが運営委員会のサービスや管理を必要とするわけではありません。 しかし、プロジェクトが部門間の相互作用と利害関係者の関与の多くを含む場合は、運営委員会が便利になるかもしれません。
各運営委員会の主な機能の一つは、部門と利害関係者の間で発生する可能性のある紛争を解決することです。 また、部門間の相互作用の多くを含むプロジェクトのステアリングコミュニティを持っていることは声が前代未聞に行かないことを保障する。
効果的な運営委員会はまた、プロジェクトをエースに、予算に滞在し、元のスコープへの異なる変更を分析するために、右のフレームにチームを保持します。 運営委員会は成功を促進するか、または効果的なものを持つことが不可欠である理由であるプロジェクトを失敗させることができます。
良い運営委員会を作る方法
運営委員会がどれほど重要であるかを理解したので、効果的な運営委員会を作る方法を理解する時が来ました。 リーダーは有効なプロジェクトの運営のためのよい委員会の上に置くことで知識のある決定をする方法を知るべきである。
ここでは、良い運営委員会を設定するためのガイドのいくつかです:
- 適切な人を選ぶ
影響力のある運営委員会を立ち上げるための最初のステップは、誰に席を割り当てるかを知ることです。 誰でもチームを思い付いている右の個人を選ぶときいくつかの事を考慮するべきである。
まず、その人の性格は非常に重要です。 彼/彼女は運営委員会が異なった個人から成っているのでチームで働くべきである。 第二に、組織の表現を考慮する必要があります。
大規模なプロジェクトに取り組んでいる間、いくつかの部門は良い意思決定能力を持つ誰かによって代表されるべきです。
- コミュニケーション
コミュニケーションは経営に不可欠なツールです。 効果的な運営委員会を作成する場合は、計画、説明、目的、および現在の範囲に関する全員が同じページにいることを確認してください。
当然のことながら、これらの委員会の性質を考えると、人々は異なる経験を持つでしょう。 しかし、彼らは常にプロジェクトや組織に関連する任意の時点で何が起こっているかを知っている必要があります。
また、コミュニケーションと報告会が必要であるべきである。 これについて行くための最良の方法は、委員会のメンバーが自分自身とプロジェクトマネージャーとの間で通信できる方法を開発することです。
各チームが運営委員会と会合し、具体的な質問に回答し、進捗状況を更新するための計画も準備されるべきである。 可能であれば、リーダーは会社のイントラネットを使用して進捗状況の更新を提供できます。
プロジェクトが完了したら、リーダーは委員会メンバーと報告会を開催し、プロセスを明確に理解し、発生した可能性のある問題を理解する必要がありま
- 簡単な目標とルールを設定します。
目標とルールは、運営委員会のメンバーが効果的に提供するために頼るツールです。 従ってリーダーは明確な規則および目的があることを保障しなければならない。 彼らは予算、時機を得た変更、締切、および決定的な計画を思い付く前に実行することができる他のどの考えもに関する質問に尋ね、答えるべきである。
- 定例会
運営委員会を効果的に運営するためには、フォローアップ会議が必要です。 しかし、彼らはあまりにも頻繁にすべきではない、または他のチームが効率的ではありません。 運営委員会の責任者は、必要に応じて会議を開催する必要があります。
議題の中には、予算と範囲の変更について議論しているものもある。 本質的なものだけが運営委員会のメンバーの注意を必要とします。 また、頻繁な変更がない場合に備えて、会議の進行に応じてベンチマーク会議を組織することもできます。
すべての会議は、すべての人の時間を節約するために意図的でなければなりません。
運営委員会を開発するためのベストプラクティス
プロジェクトチームの成功を支援する効果的で効率的な運営委員会を作成するには、多くの努力 ここに働くかもしれないある有用な先端はある:
- トレーニングとコーチングを提供
運営委員会のすべてのメンバーが同じレベルのサービスを受けることができるわけではありません。 いくつかは、プロセスに新しいことがあり、したがって、周りの操縦に苦労している可能性があります。 それらを助ける最もよい方法は提供の訓練およびコーチによってある。
経験は生産性に大きな役割を果たします。 委員会のメンバーが彼らのすべてを与えることを確実にするために、指導者は、新しいと経験豊富な委員会のメンバーの両方を包含する質の高い教育を
これにはさまざまな方法があります。 しかし、指導者は、使用される方法がすべてのチームメンバーに有効であることを確認する必要があります。
- チームを管理しやすくする
運営委員会チームは管理しやすくする必要があり、それを達成する最良の方法は、適切な人数を持つことです。 指導者は、運営委員会のチームが小さくも大きくもないことを確認する必要があります。 任意のチームに正しい番号を持つことは、管理がより楽になります。
可能であれば、チームは十人以下で構成する必要があります。 全体として、サイズは、ほとんどではないにしても、すべての部門を表す必要があります。 組成物はまた、効率を妨げるには大きすぎてはならない。 いくつかの人々を管理することは非常に面倒かもしれません。
- 会議の前に議題を提供します。
影響力のある運営委員会を開発するには、会議を担当する必要があります。 会議の議題を事前に委員に明らかにすることで、手続がスピードアップし、効率の高いレベルにつながります。 誰もそれが会議の時間に食べる不確実性と混乱を引き起こすように全く手掛かりなしで会議室に歩いて望んでいません。
プロジェクト情報に関する議題は、会合の前に委員会に提出する必要があります。 これにより、会議が発生する前にメンバーが質問を思い付くことができ、時間を節約し、より重要な問題のための部屋を作成します。
- 迅速な意思決定
効果的なプロジェクトチームを開発するためのベストプラクティスの一つは、迅速な意思決定を促進することです。 プロジェクトが遅れている理由の1つは、意思決定に到達するのにかかる時間です。 一つは、より多くの時間を取ることは、情報に基づいた意思決定を高めると主張するかもしれませんが、グループが関与しているとき、それは面倒にな
ほとんどの場合、特に意思決定の長さに定義されたパラメータが設定されていない場合、最大24時間かかる決定には週がかかります。 リーダーが意思決定プロセスを急いでいることをメンバーが感じれば、全面的な目的がすべての締切が満たされるように効率を運転することであること
迅速な意思決定により、チームメンバーはスケジュールをクリアし、プロジェクトに関する他のことに集中することができます。
- プロジェクトマネージャーを委員会とプロジェクトチームの間のリンクとして使用する
効果的な運営委員会を開発するための最良のが、まれに使用されない慣行の一つは、プロジェクトマネージャーを使用してチームに到達することです。 プロジェクトマネージャーは、チームプロジェクトを実行する責任者と運営委員会の間の橋渡しとして機能する必要があります。
プロジェクトチームとの会議をスケジュールするには、プロジェクトマネージャーをチームに配置することで時間がかかることがあります。 この練習はまたチーム・メンバーへのコミュニケーションを促進するためにすべての心配および質問がプロジェクト・マネージャーに伝達されると同時に混乱を避けるのを助ける。
プロジェクトマネージャーは、運営委員会を適切に使用すれば、得るべきことがすべてあります。 なされるすべての決定は成功のための昇進の効率そして最もよい環境の方にあるべきである。
運営委員会の設立に直面する課題
運営委員会は、プロジェクト管理において不可欠な役割を果たしている。 したがって、それらはよく定式化されるべきである。 しかし、特定の問題は、リーダーが常に認識すべきであることを彼らの形成に発生する可能性があります。 のは、見てみましょう:
- 異なる利害と人格
運営委員会は、組織内のさまざまなレベルで異なる管理者を結集します。 これには肯定的な側面と否定的な側面があります。 異なった人々を一緒に持って来ることは多くの声および興味が聞かれ、大事にされることを保障する。 それはまたチームワークを可能にする。
ダークサイドでは、それは障害として行動する可能性のある人格の葛藤を引き起こす可能性があります。 年長のリーダーシップのそれらは一般に問題を引き起こすかもしれない中間レベルのマネージャー上のより活動的な意思決定の役割を取るために傾
結果として生じる効果は、競合と競合する利益であり、プロジェクトの成功の妨げになる可能性があります。
- 会議が多すぎる
運営委員会は、プロジェクトの予算、範囲、変更、さまざまな問題など、いくつかのことを決定するために、時折の会議を組織 これは期待されているのに対し、実際のプロジェクトを行うための時間に食い込む可能性があります。
意思決定会議が多すぎるということは、運営委員会メンバーからのコミュニケーションが流れる前にチームが保留されていることを意味します。 これは事実であるべきではない締切を過ぎてプロジェクトの方法を押すかもしれない。
- 交渉の必要性
この点は最初の点と密接に関連しています。 運営委員会のいくつかのメンバーは、交渉を必要とする可能性があり、自分たちの利益についてのみ懸念することができます。 したがって、リーダーは、プロジェクトの分析に必要な時間、および追加する必要がある要件または仕様に関するパラメータを設定する必要があります。
これらのいくつかは、発症から明確に伝達されなければならない。
- 役割を定義するのは非常に難しい場合があります。
誰もが運営委員会に参加するのは初めてではないかもしれないという可能性が高い。 したがって、ほとんどのメンバーは、委員会がどのように機能するかを考えています。 しかし、誰もが以下の現在に精通していることを期待しないでください。
経験の浅いチームを持つことは非常に困難な場合があります。 したがって、チームをまとめる責任がある人は誰でも、運営委員会の役割のすべてのメンバーを明確に定義する必要があります。
また、チームメンバーの強さを知らずに役割を定義することは困難な場合があります。
- ソリューションに到達するのが難しい
プロジェクトチームは、通常、異なる部門や組織レベルのマネージャーで構成されています。 それらをまとめることは、必ずしも他のメンバーと相談することなく、組織レベルに基づいて一人または小さな派閥を主導させることができます。
そのような人々は、強い意見を持っているか、自分の利益のために行動することを好むかもしれず、反対者には苦労するかもしれません。 すべての委員会メンバーは、プロジェクトの範囲と方向性に関する意見を楽に表明する必要があります。
結論
運営委員会は、適切なプロジェクト管理において非常に重要な役割を果たしています。 それらはトラックのプロジェクトを保ち、危険を軽減し、対立を解決することによって価値を高める。 それを考え出すときに全体的な構成を考慮するのが賢明です。
この記事は、あなたのプロジェクトや組織のための良い運営委員会を作成する方法についてご案内する必要があります。 また、これらの委員会は、すべてのメンバーの入力が必要であることを覚えておいてください。 従って、メンバーのほとんどがより高いオフィスを占めるかどうか、皆の声は意思決定で聞かれ、考慮されるべきである。