ペーパーレスオフィスとは何ですか？
ペーパーレスオフィスとは、紙への依存を減らして職場を改善するビジネス慣行の総称です。
ペーパーレスオフィスは、紙のプロセスが完全に排除された職場を記述するために使用することができますが、より一般的には、企業が従来の紙のプロセ これらのシナリオでは、以前は紙ベースであった会社のドキュメントを共有、編集、または管理するために、エンタープライズコンテンツ管理(ECM)またはコ
ペーパーレスオフィスアプローチの利点
実際には、企業は通常、特定のワークフローまたはビジネスプロセスから紙を排除することに焦点を当て、ペーパーレスオ たとえば、企業は文書のレビューと承認をデジタル化できます。
この場合、レコードをデジタルで作成し、ワークフロー全体をデジタル形式で完了すると、紙と印刷の費用が削減され、ドキュメントをデジタル形式にス 紙の廃棄コストの削減と、記録保管に必要な面積の削減も、ペーパーレスアプローチの一般的な利点です。
ペーパーレスオフィスのもう一つの重要な側面は、紙のプロセスを再検討し、デジタル機能を活用してコラボレーション、ワークフロー、およびその他のビジネ プロセスを再検討することで、企業は新しいデジタル化されたプロセスのステップを削除し、無駄な時間や不要なステップを排除できることが 旅費承認プロセスでは、会社は一部の人々が費用を承認する必要はありませんし、ワークフローから取り出すことができます見つけることができます。
ペーパーレスプロセスは企業外でも拡張できますが、文書を印刷/署名/スキャンする必要性は一般的な障害です。 電子署名技術は、物理的な署名の必要性を排除し、契約署名などの従来の紙のプロセスをデジタルプロセスに変換するのに役立ちます。
ペーパーレスオフィスの課題
ペーパーレスオフィスもいくつかの課題を提示することができます。 デジタル化には、ストレージとコラボレーションを容易にする中央リポジトリ（通常はECMシステムまたはサービス）が必要です。 ペーパーレスイニシアチブを立ち上げるには、従業員がどのように働くかを再考する必要があり、新しい技術を採用する可能性があります。 最大の利点を得るために、デジタル機能を最大限に活用するために既存のプロセスを再訪する必要があるかどうかを評価することもできます。
VPN技術は集中化の共通の障害となっています。 集中化された文書にアクセスするにはVPNにログオンする必要があるため、従業員はデジタル化を回避することがよくあります。
ペーパーレスオフィスは、情報ガバナンスの専門家が努力する理想を表しているという点で、聖杯型の目標として記述されることがありますが、ほとんどの場合、すべてのペーパープロセスを削除することは実用的ではなく、望ましいことでもありません。