私が会社のボードに座っていると聞いたときに私が最も頻繁に尋ねられる質問の1つは、エグゼクティブペイパッケージに関するものではありません。 代わりに、彼らはそのメンバーがイエスと言うだろうので、ボードに提示する方法を知りたいです。
質問は常に間違ったプレゼンテーションを気にすることを呼び出します。 数年前、会社の中からの幾分dandified仲間は私が坐った板に提示を与えた。 彼は時々こっそりされ、いくつかのオフカラーのジョークを作り、理事会のメンバーにウインクし、その日の政府についての側の発言で彼の政治的傾倒を明確にした。 彼は私たちが尋ねた質問への答えを知らなかったとき、彼は無関係としてそれらをfobしようとしました。 椅子が最終的にプレゼンテーションを終えたとき、私たちは不信の中でお互いを見ました。 私たちは提案についてだけでなく、提案を持ってきた人についても確信が持てませんでした。 私たちがどのように投票したか推測できると思います。
これをあなたにさせないでください。
多くの理由で企業の取締役会に出席している人々—彼らは会社のための新しい方向性を提案したり、迅速に決定する必要がある複雑な法的問題を説 しかし板はすべての形およびサイズ入って来、教育委員会、近隣監視板、アパート板、非営利板または従業員委員会ならば。
文脈に関係なく、意思決定機関に提示する原則は同じであり、それを正しくすることは重要です。 いくつかのガイドラインを念頭に置いている限り、それは聞こえるほど難しいことではありません。
ボードプレゼンテーションのDo’s:
- あなたが歩いているものを知っています。 取締役会は、多くの場合、長い議題で詰まったジャムです。 過去数ヶ月で、私は8時間まで続き、20のトピックをカバーしている会議に参加してきました。 あなたのトピックはあなたにとって特別ですが、あなたは重要な情報を得るために有限の時間を持っています。
- あなたの宿題をしなさい。 ボードには誰がいますか？ 彼らの背景は何ですか？ それは、該当する場合にプレゼンテーションを調整することができるようにするのに役立ちますので、あなたは彼らがすでに知っていることを伝えていない、また彼らが持っていないかもしれない知識を仮定していません。
- たくさんの時間で文書を送信します。 私は理事会のメンバーが少なくとも週前に彼らの論文を得ることを確実にしようとします。 締め切りがある場合は、ボードに行く前にフィードバックがある場合に備えて、余裕がある数日でそれを満たしてください。 “私はサスペンスであなたを維持したかったので、私は事前に論文を提供していませんでした”のように、私たちを”驚かせないでください。 これはアガサ-クリスティの小説ではなく、取締役会です。 私達に私達が決定をする必要がある用具を与えなさい。
- あなたが持っているどのくらいの時間を事前に知っています。 あなたの割り当てを越えてはいけません。 椅子がより多くの時間が保証されていると感じたら、彼または彼女はそれを拡張します。 質問のための多くの時間を残すことを確認してください。
- 理事会が提示された情報をどのように希望するか尋ねます。 例えば、椅子に尋ねなさい、”私は全部を示すか、または高いポイントに当らなければならないか。”. もう一つのアプローチ：あなたが”すでに読んだ論文を取る”ことをお勧めします。 つまり、誰もがあなたが事前に送信した文書を検討していることを前提としており、あなただけの最も重要なポイントに対処し、すべての詳細を繰り返
- 準備されなさい。 プロになる。 簡潔にしてください。 理事会のメンバーは、あなたのプレゼンテーションの内容だけでなく、あなたがそれを提供する自信を判断します。
- 落ち着いて質問に答えてください。 答えを知らなければ、flustered得ないし、守備につくか、またはそれを偽造することを試みてはいけない。 代わりに、できるだけ迅速に答えを返すことを約束してください。 その後、すぐにフォロースルー。 また、これは本当に重要ですが、多くの難しい質問がある場合は投げ捨てないでください。 私達があなたの提案に私達が質問と迷惑を掛けない利点があったことを考えなければ、私達は単にノーと言う。 ボードメンバーは、異なる質問をする-いくつかの蛇行、他の人がそれにまっすぐに取得します。 スタイルに関係なく、均一な滞在し、明確かつ簡潔に答えます。 また、あなたが考える質問についての態度を与えてはいけない”ダム”または明らかである—私達は私達の仕事をしている。 多くの場合、最も興味深いまたは重要な情報は、一見単純な質問から来ています。
- 結果について明確で簡潔にしてください。 あなたの提示の終わりまでに取られるべき決定があったら選択が非常に明確であることを確かめなさい。 オプションを前面に表示し、説明してからオプションを再度提示することは決して痛いことはありません。
- 恵みで終わります。 それはあなたが行くための時間であるとき、感謝を言って、残します。 ぐずぐずしないでください。
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- あなたは待っているかもしれません—文句を言わないでください。 会議は議題に応じて遅く実行することができます。 それは閉じたドアの会議であれば、あなたは外で待って維持されます。 そうでない場合は、他の人が提示しているのを見たり、他の議題項目についての議論を聞いたりします。 開始する前にそれがあなたの提示の部屋の眺めを汚すので、どのような状況下でもそれについて不平を言ってはいけない。 陽気な”問題はありません”は長い道のりを行きます。
- 私たちを退屈させないでください。 私は最近、本質的に我々はすべてすでに知っていた何か部屋の中で皆に言ったレポートを介して座っていました。 発表者はすぐに私たちの注意を失った。 さらに悪いことに、我々はすべての精神的に彼が”尋ねる”に得ていた時までにチェックアウトしていました。
- ロビー活動はしないでください。 あなたの提示は他の区域の立場を取る機会でない。 あなたがITインフラストラクチャのアップグレードについて話をするためにそこにいる場合は、”私はここにいる間、私はより良い駐車場のためのピッ
- 専門用語を使用しないでください。 私たちは必ずしもあなたの分野の専門家ではありません。 テーブルの周りの誰もが理解する明確な言語を使用してください。 それ以外の場合は、無意味な文字や単語の文字列のように聞こえます。 誇張された声明を避けるようにしてください—”完全な海の変化”はかなり大きくなる方が良いです。 また、人々が彼らの目を転がすようになりますトレンド駆動の言葉。 “Thinkfluencer”が頭に浮かぶ。
- 私たちはすべて同じではありません—あなたの偏見や政治的傾向を放送しないでください。 運が良ければ、テーブルの周りのグループは多様な意見を持つ多様なものです。 オフカラーのジョークや政治的なコメントは、あなたのプレゼンテーションには場所がなく、あなたが説得しようとしている非常に人々を怒らせる
- 添えものが付いている上に行ってはいけない。 それがトピックに直接関連していない限り、花や面白いビデオを渡す必要はありません。 便利：”ここでは、私たちが話していることのサンプルです。”奇妙な：”ここでは、すべてのあなたの素敵な人々のための花です。”そして、はい、私は誰かがかつて”すべての素敵な女性の理事会のメンバー”に花を配った会議にいました。
明確で簡潔で、そしてポイントまで
あなたのプレゼンテーションは、小説ではなくメモとして考えてください。 取締役会のメンバーは、明確で簡潔な方法で提示された事実に繁栄します。 あなたが望んだ答えをはい得ないであなたの提示を去っても、少なくともあなたのよい印象のテーブルに人々を残す。 あなたが改訂された提案で理事会に戻ってくるならば、それは長い道のりを行くでしょう。
それをやってみて、それが助けになったかどうかを知らせてください。 チャンスは、彼らが感謝されるだけでなく、プレゼンテーションを聞く取締役会のメンバーもそうです。
LinkedInと共同で公開されました。 この記事はまた、ルーシー*マーカスとボードの上に、BBCキャピタルのコラムに登場しました。
著者:Lucy P.Marcus,Marcus Venture Consulting,Ltd.、IEビジネススクールのリーダーシップとガバナンスの教授、Atlantia SpAの非執行取締役、Mobius Life Sciences Fundの非執行議長、およびBioCityの非執行取締役です。
画像：ワルシャワ経済学校の学生は、ワルシャワ証券取引所September15,2008でのプレゼンテーションに出席します。 ロイター/ピーター-アンドリュース