それは2021年だと思うほど安全ではないかもしれません。 スペースへの導入以来、仮想データルームは、取引のさまざまな段階で、特に取引終了時のデューデリジェンスに関して、コミュニケーションを合理化するための重要なツールとなっています。 そして、今日の技術では、物理的なデータルームは過去のものであると言うことができます。
機密情報、機密文書、財務情報、m&a取引ファイル、権利管理文書、知的財産、およびその他の機密情報またはデジタル資産を安全なデータルームで共有するために、仮想データルームについて知っておく必要があることは次のとおりです。
2021年の仮想データルーム（VDR）の状態
IntralinksやMerrill Datasiteのような仮想データルームプロバイダは、取引の生産性と速度の最適化に関しては、長い間標準とみなされてき
誰もが知っているように、Vdrは主に、取引の最終ステップとして、デューデリジェンスを通じて取引の両側を容易にするために使用されます。 デューデリジェンスは、さまざまな業界やユースケースで重要なステップです。 それはm&a取引、商業用不動産取引、資金調達取引、またはほとんどの取引の他のタイプを完了する問題であるかどうか。
恐ろしいデューデリジェンスプロセスは、多くの場合、仮想データルームの価値に関する議論を支配します。 しかし、現実には、仮想データルームは、探査からデューデリジェンスまで、取引プロセスのすべてのステップにとって貴重なツールになる可能性があります。 （ビットでその上の詳細！)
vdrへの勝利のアプローチ
仮想データルームへの依存が高まるにつれて、vdrを選択する際の主な考慮事項は文書のセキュリティです。 これは、少なくともパスワード保護や基本的な文書の暗号化を提供していない効果的な仮想データルームを想像するのは難しいです。 パスワード保護がなければ、あなたの文書の不正な共有は時間の問題です。
仮想データルームを最適化する際の勝利戦略は、セキュアな文書共有と実用的な文書分析を組み合わせることです。 このペアリングはまたへのアウトリーチとより従事している見通しとのフォローアップを優先しながら、あなたに重要な文書の制御を維持すること
これが現実の世界でどのように見えるかの例を見てみましょう。 ジェシカはちょうど会社を販売するプロセスをキックオフしたと言います。 彼女は見通しに会い、見込み客との関係を開発するために持っている。 洗練されたドキュメントセキュリティとドキュメント分析ソリューションを備えた仮想データルームを使用すると、JessicaにM&に興味を持っている人の肖像画を与え、関心や関心のある特定の領域を強調することで、M&プロセスの各ステップを加速し、最適化することができます。
イントラリンクス&メリルリルリルリルリルリルリルリルリルリルリルリルリルリルリル: 従来の仮想データルームの背後にある
イントラリンクスやMerrill Datasiteのような従来の（または従来のデータルーム）プロバイダーは、文書を保護し、（ある程度）ユーザーエンゲージメー
イントラリンクスが提供する文書セキュリティ対策の見直しから始めましょう。 イントラリンクスは、「安全なファイル同期と共有、共同作業スペース、大規模な仮想データルーム、構造化されたワークフロー」を宣伝しています。”イントラリンクスを通じて、パスワード保護によりITの関与を必要とせずに暗号化された資料へのアクセスを提供できます。
Intralinksは、Insightsダッシュボードを通じて、ドキュメントの人気とマクロレベルのユーザーアクティビティに関する洞察を提供します。 イントラリンクスのインサイトダッシュボードを使用すると、次のことが可能になります。:
- どのユーザーがどのコンテンツと対話したか
- ユーザーとグループの全体的な活動レベル
- ユーザーレベルとグループレベルの両方で最も人気のある文書
Merrill Datasite data roomソリューションは、VDRセキュリティと分析にも同様のアプローチを採用しています。 つまり、Merrill Datasiteは、リアルタイムで将来の権限のステージングを備えた”ロールベースのセキュリティアクセス制御”を提供します。”本質的に、この機能は、リアルタイムのロールベースのドキュメント管理に集約されます。
ドキュメント分析側では、Merrill Datasiteを使用すると、ドキュメント、ユーザー、ロール、Q&aアクティビティごとにマクロレベルのエンゲージメントを追跡できます。 その後、データをエクスポートして、時間の経過とともにこれらの結果を追跡できます。
レガシー仮想データルームがドキュメントを保護する際に間違っていること
ドキュメントセキュリティの落とし穴
パスワード保護と動的透かしを使用していても、仮想データルーム内のすべてのビジネス資料を各ビューアに委託しています。 従来のデータルームとドキュメントを共有すると、効果的に最高のものを期待しています。 パスワード保護のみに依存している場合は、仮想データルームを共有するのはパスワードを共有するのと同じくらい簡単です。
このため、2021年の仮想データルームでは視聴者の検証が必須となります。 視聴者の検証を提供する仮想データルームを使用すると、視聴者がvdrにアクセスするために電子メールを入力するだけでなく、確認メールのリンクをクリッ これにより、仮想データルーム内のハイステークスの材料の広がりを劇的に減らすことができます。
見込み客の関心に対する一般的で洗練されていない感触を得ることになると、従来の仮想データルームで十分かもしれません。 イントラリンクスとMerrill Datasiteは、ロールとセグメント間のドキュメント分析に関する一般的な視線のみを提供します。 これらのドキュメント分析は、vdrレベルで開始および終了します。
ドキュメント分析の落とし穴
これらの仮想データルームでは得られないのは、見込み客がドキュメントで時間を費やした場所を理解することです。 従来の仮想データルームは、見込み客が文書をクリックするとストーリーを伝えるのをやめるデータを提供します。 あなたは本当に資産や材料が実行されているとされていない気にしない、見通しの関心を駆動しているものを把握することはできません。
これらの仮想データルームは、あなたが知らないかもしれない重要な取引の利害関係者を識別することもできません。 あなたがまだ従事していない誰かに転送されたリンクを追跡することは貴重な洞察を提供することができます。 具体的には、連絡先（および他の会社の利害関係者）のドメインにあるものを理解することができます。 これらの洞察を使用して、あなたは完全にあなたが各利害関係者に持っている各会話を調整することができます。
premier document securityが高度なドキュメント分析を満たす場所
IntralinksやMerrill Datasiteのような従来の仮想データルームは、ストーリーがうまくなったときにドキュメント分析のストーリーを伝えるのをやめます。 では、DocSendの仮想データルームを使用して、文書保護を犠牲にすることなく、実用的で洞察力のある文書分析を収集するにはどうすればよいですか？
まず、DocSendのAdvancedプランに付随する仮想データルームセキュリティ製品を確認してみましょう。 具体的には、高度な計画を使用すると、取引に関連するすべての文書を保持するための軽量な取引室を構築することができます。 DocSendの高度な計画を使用すると、次のことができます:
- 高度なパスワード保護で文書を暗号化します。 （安全なPDFを送信し、追跡する方法を学ぶにはここをクリックしてください。)
- ビューアーのホワイトリストとビューアーの検証を有効にして、リンクにセキュリティ層を追加します。
- 文書全体またはスペース内のすべての文書に簡単に透かしを入れることができます。
- ファイルをダウンロードする機能を有効または無効にします。
- 階層化された管理者ロールを割り当てて、内部のコラボレーションと権限を安全に管理します。
- 機密文書を閲覧する前に誰かがNDAに署名することを必須にします。
あなたの仮想データルームとDocSend
どのようにあなたとあなたのビジネスのためにこれを達成することができますか？ まず最初に、あなたはDocSendを使い始めたいと思うでしょう—あなたの最初の二週間は完全に無料です！ その後、単にスペースを作成し、フォルダやコンテンツを追加したいと思うでしょう。
送信しようとしているすべてのファイルを整理したら、ドキュメントに透かしを入れたり、ホワイトリストと閲覧者の検証を含むリンクを作成したりすることで、共有ドキュメントを従来の仮想データルームで共有されているものよりも安全に保つことができます。
仮想データルームとのエンゲージメントの追跡
ドキュメントを共有できるようになったので、ドキュメントごとに（さらにはページごとに）エンゲージメント）レベル。
各視聴者はDocSend secure data roomのドキュメントの閲覧にどのくらい費やしましたか？ あなたの空間（および各閲覧された文書内）のどこで、彼らは自分の時間に焦点を当てましたか？ 彼らは誰にスペースを転送しましたか？ DocSendを使用すると、これらの質問や、さらに多くの質問に簡単に答えることができます。 あなたがしなければならないのは、特定の文書の”最近の活動”、”パフォーマンス”、および”利用率”タブを参照するだけです。
これらの新たな洞察を使って何ができますか？ 空は限界だ おそらく、あなたはあなたのコンテンツに従事しているが、正式に応答していないリードとあなたのフォローアップを優先することにしました。 おそらく、あなたはあなたとあなたのチームにとって重要な文書の指標に基づいて、あなたの機密文書やビジネス資料を絞り込むことにしました。 （その後、DocSendのバージョン管理機能を使用して、改訂された資産をアップロードし、エンゲージメントを比較することができます。)
このデータをディールメイキングアプローチに適用することを選択した場合でも、DocSendのdocument insightsは、ディールの最も脆弱なポイントのエンゲージメントを貴重な
規模で仮想データルームを最適化
DocSendのsecure data roomソリューションで最初のVDRを構築したら、簡単に複製できるので、各データルームを手動で作成する必要はありません。 これにより、大規模なエンゲージメントをパーソナライズ、保護、追跡することができます。 （実際には、特定のスペースに新しいバージョンのドキュメントをアップロードすると、すべてのスペースに自動的に適用されます！)
一日の終わりには、安全なだけでなく、あなたの見通しやクライアントのますます洗練された理解を与えるために積極的に働いている仮想データルーム