学術会議を計画する方法

日付を設定する

期間内に収まる日付を選択することをお勧めします-これはいつでも後で延長することができます。 重複を避けるために、同じ年に同様の会議があるかどうかを確認することを忘れないでください。

テーマを選ぶ

学術会議の開催を考えているなら、あなたはすでに本当に良いテーマを念頭に置いているでしょう。 しかし、そうでない場合は、スピーカー、代表者、出席者を引き付けることをより確実にするために、人気のあるトピックに新しいスピンを置くものを選 あまりにも狭く、十分ではない人々が来たいと思うでしょう、あまりにも広いとあなたの会議は十分に集中されません。

あなたの機関から助けを得る

あなたが大学院またはスタッフのメンバーであれば、あなたの大学にあなたがやっていることを知らせてください！ あなたの部門の管理スタッフと大学のイベントチームがある場合は、それを話してください。 彼らは助言の多くを有するために区切られ、多分事を組織するのを助けて喜んでであることを行っている。

専門家の助けを得る

特定の大学に関連していない場合は、物事の実用的な側面を整理するために専門家の助けを得ることをお勧めします。 その後、物事の学術的側面に焦点を当てることができます。 その私たちは上院の家や会議プランナーで持っているもののような社内の専用のイベントチームかどうか、彼らの指導は、会議の計画がスムーズに行くの

予算を設定する

• 予算は、以前に処理したことがない場合はかなり困難に見えることがあります。 会議の予算を管理するためのいくつかのベストプラクティスは次のとおりです。
• すべての支払い方法と利益がどこに行くかを知っています。
• 常に最新の引用符であなたの支出を計算し、コストを推測しないでください。
• 支出と収入の両方に関しては、常に最悪のシナリオを想定しています（悲観的に聞こえますが、幸せな予算編成になります。)
• あなたが前払いのために支払う必要があるものとあなたが会議の後に支払う必要があるものを知っています。
• これは別のイベントに資金を供給するために使用される可能性があるため、利益を上げることを目指しています。
• 登録料と資金調達があなたの費用に加えて不測の事態をカバーしていることを確認してください。
• 登録料は、その日に提供されているものを反映していることを確認してください（特に複数の学会の場合）。

学術会議のための資金を見つける方法

余分な資金は常に良いことです。 ここに私達が見ることを提案するある場所はある:

• 部門の資金調達機関
• 主題団体
• 大学院スキル開発助成金
• 出版社
• 高等教育アカデミー
• 関連する企業や組織
• 商業企業
• 地元企業あなたの規律への接続

ヒント:会議の電子メールアドレスを作成することを忘れないでください

基調講演や論文のための呼び出し？

あなたの会議で人々に話をさせるという仕事には、主に二つの選択肢があります。 あなたは、自分の機関からのビッグネームや人々を招待することができます。 あなたが最初からプログラムの制御をしたい場合は、あなたのスピーカーがカバーするトピックを提案したい場合は、後者は素晴らしいオプションです。 しかし、招待されたスピーカーは高価になる可能性があり、彼らはしばしば非常に忙しいスケジ ペーパーのための呼出しを堤出することはスピーカーを見つけるもう一つの方法であり、またあなたの会議のためのマーケティングとして機能する。 もちろん、誰が論文を提案するかを制御することはできないので、このオプションにも短所があります。

あなたが論文のための呼び出しを提出している場合、我々は常にあなたを示唆しています:

• 偽の期限を使用します。
• 受け入れているプレゼンテーションの種類と単語数を指定します。
• 特定の分野からの提出のみを求めているかどうかを指定します。
• あなたの連絡先の詳細と論文の提出方法の詳細を明確に強調してください。

それはあなたの論文/スピーカーを選択することになると、常にあなたを確認してください:

• 拒否を送信する前に、あなたの受諾を確認します。
• あなたの聴衆の大半にアピールする作品を基調講演者を選択してください。
• 会議の前に彼らの論文に割り当てられた時間を代表者に思い出させる。

誰かが脱落したり、紙の日の変更を要求したりしても、イライラしないでください。 これに対応するために常に予約リストを持っています。

プログラムの起草

コンテンツを選択するとともに、会議のプログラムの起草を行う必要があります。 このプロセスの起草にどれくらいの時間がかかるかを過小評価しないでください。

考慮すべき主な実用的なものは次のとおりです:

• 形式: どのように多くのスロットを持っていますか？ あなたは、スピーカーや並列セッションの一本鎖を持っていますか？ 両方に長所と短所がありますが、並列セッションはより多くのスピーカーを可能にしますが、重要なセッションが欠落している場合は、代理人にはイラ
• 会議のペースは十分ですが、まだ多くのリフレッシュメント休憩と代表者が交流する機会があることを確認してください。
• パネルセッションを行っている場合は、選択したパネルチェアでセッション形式とタイミングに関するルールを明確にしてください。
• 誰が議長を務めるのですか？ 会議の日の椅子の最後のスピーカーを作ることはタイミングに日の操業を保障する大きい方法である。

セッションをスケジュールする際には、参加者の旅行の手配や旅行時間を考慮することを忘れないでください。

プログラムを完成させる前に、参加者の視点からそれを実行することを確認してください。 質の高い論文と優れた基調講演者は、会議の骨格ですが、参加者がネットワークを構築し、アイデアを交換し、知的なものの周りで自分自身を楽しむ機会をたくさん構築していることを確認してください。

学術会議会場の選択

あなたの会議のための素晴らしい会場を選択することは、計画プロセスのもう一つの重要な部分です。 ここで考慮すべき主なものは次のとおりです:

• 場所：人々が旅行するのが簡単で便利な場所を選んでください。
• 交通機関のリンク：公共交通機関のリンクに近い会場を選択してください。
• 施設：会場が最新のAV技術とWiFiを持っていることを確認してください。 社内の技術サポートチームも大規模な助けです。＜4067＞＜5404＞サイズ: あなたの開催地を選ぶとき収容する必要があるか何人人々を心に留めておきなさい;混雑させたか半分空部屋は理想的ではない。
• ケータリング：社内ケータリングを持つ会場は、結局整理することが少ないことを意味します。
• 宿泊施設：会議が複数日続く場合は、近くにたくさんの宿泊施設があることを確認してください。

考慮すべきその他の重要なこと…

セキュリティ-あなたのイベントのためのセキュリティを雇う必要がありますか？

宿泊施設

会議が1日以上続く場合は、参加者のいずれかの宿泊施設を手配する必要があるかどうかを検討してください。 宿泊料金を払っていない場合は、推奨されるホテルのリストとB&Bsをさまざまな価格帯で提供してください。

ケータリング

食べ物を整理する際に特別な食事要件を忘れないでください。 私達は質を保障するためにメニューを見本抽出することを常に推薦します。

価格設定とチケット

価格設定に関しては、コストをカバーしたいが、チケットのためにあまりにも多くを充電することに注意してください。

オンラインで会議のチケットを販売する予定の場合は、オンライン発券プラットフォームを選択する際に考慮すべき重要な考慮事項をいくつか:

それがあることを確認してください…

• 使いやすい-理想的には、出席者が同じページでチケットを登録して購入できるはずです
• カスタマイズ可能–会議のカスタムページを作成できます（カスタムURLも必要です）
• モバイルフレンドリー–人々はデスクトップと同じようにモバイル経由で登録する可能性が高いので

それが持っていることを確認してください…

• 優れた顧客サポート
• 優れたレポートツールとデータキャプチャ–あなたは簡単に販売されているどのように多くの登録/チケットを追跡することができます
• 複数の価格オプション–異なる価格層を設定し、異なるチケットタイプを提供するための素晴らしい

あなたはそうだけあなたの登録プロセス 参加者に会議から撤退して払い戻しを受けることができる期限を与えることをお勧めします。

チケットの販売に関するヒント–特別オファーと割引

特別オファー（特にグループ予約の場合）と時間に敏感な早期割引を提供することは、一貫したチケッ

あなたの学術会議を促進する方法

あなたはこの時点まであなたの学術会議を整理懸命に働いてきました;今、あなたはハードワークが席にお尻を取得 会議の宣伝を早期に開始することが重要です。 あなたのプログラムは、あなたが単語を出し始める前に完成させる必要はありません。

メッセージング:

あなたのメッセージングは、明確で説得力があり、利益を駆動する必要があります。 会議が誰のためにあるかを示すだけでなく、常にトピック、場所、時間を含めてください。

画像

画像は、巧妙な言葉よりもあなたのイベントについての強いメッセージを送ります。 だから、あなたが注意してそれらを選択することを確認してください！

行動を促す

すべてのマーケティング資料で行動を促すことが明らかで顕著であることを確認してください。

オンラインで会議を宣伝する方法

オンラインとオフラインの両方で、学術会議を宣伝するために使用できる方法がたくさんあります。 プロモーションの道は、オウンドメディア、アーンドメディア、有料メディアの三つの主要なカテゴリに分類されます。 すべての三つのブレンドを使用して、本当にあなたの仲間にあなたのイベントについて叫ぶための最良の方法です。

オウンドメディア(自分が直接所有または制御するチャンネル)

自分が所有するチャンネル(ウェブサイト、ブログ、メーリングリストなど)を利用して会議を宣伝することは、許可を必要とせず、無料であるため、良いアイデアです。

アーンドメディア

アーンドメディアは、第三者のサイトでホストされている無料プロモーションです。 獲得したメディアを通じてあなたの学術会議を促進することは、あなたの直接の影響力の輪よりもはるかに広い聴衆に市場に可能性を与えます。

考慮すべき獲得メディアチャネルは次のとおりです:

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアで人々の注目を集めたい場合は、本物で魅力的で透明であることが重要です。 あなたの聴衆の大半があなたのでき事のための多数の社会的なページを始めるよりもむしろあなたの努力を集中するのに使用する社会的な場所を 一つは、それが一つの場所でより多くの相互作用を奨励し、二つは、ソーシャルメディアアカウントを実行することは非常に時間がかかります。 あなたが時間を入れて喜んでいるなら、これはあなたの学術会議を促進するための本当にやりがいのある方法です。 Twitterでイベントをマーケティングするための28のルール（ハイパーリンクを追加）は、より多くのアドバイスを開始するのに最適な場所です。

ブロガーやインフルエンサー

あなたの業界内のブロガーやインフルエンサーとの良好な関係を持っている場合は、おそらく彼らはあなたのイベントを促進するのを助けることができます。 あなたのイベントを促進するためにそれらを得ることの唯一の目的で初めてブロガーに連絡しないでください。 関係を構築するためにはるかに良い方法は、そのような自由のために一緒にそれらを招待するようなものである可能性があります。

有料メディア

有料メディアは予算に優しいかもしれませんが、それはあなたのイベントを促進するためのはるかに時間効率的な方法です。 考慮すべき有料メディアチャネルは次のとおりです:

• PPC広告-あなたは、研究のあなたの分野に関連する学術会議や用語を検索する人々をターゲットにするために、GoogleやBingなどの検索エンジンの検索を使用し
• 表示–Googleのウェブサイトのネットワーク上に表示される視覚的な広告を作成することもできます。 Googleが広告を表示するサイトの種類をいくつかの要因に基づいてフィルタリングして、適切なユーザーに到達していることを確認できます。
• スポンサー投稿（ソーシャルメディアや他のウェブサイト上）
• 学術雑誌での広告

その他のプロモーションツール

あなたの教育機関の周りに言葉を広

ビッグネームを参加させる

トップクラスの学者を会議に誘致したい場合は、事前に宣伝を開始してください。 また、強力なプログラムを持っているだけでなく、あなたのマーケティングのすべてで本当に明確なあなたの学術会議に出席の利点を作ることが重

学術会議の運営方法

学術会議の運営について最も重要なアドバイスは、自分ですべてをやろうとするのではなく、自分でやってみることです。 あなたの教育機関のイベントチームの助けを借りたり、ボランティアのチームを組織したりしてみてください。 あなたは会議までの実行で非常に忙しくなりますので、登録デスクの実行や会議パックの準備などのタスクを試してみて、委任してください。

整理を忘れていないことを確認してください:

• 登録パック
• 名前入りバッジ
• 紅茶とコーヒー

当日:

• 早めに到着
• 建物に慣れてください
• 椅子が十分にあることを確認してください
• 紅茶とコーヒーが十分にあることを確認してください。
• お使いのソフトウェアが会場と互換性があることを確認
• すべての技術（USBスティック、スペアプラグ、ケーブルなど）のバックアップを持参してください。)
• 社内スタッフに自己紹介
• 時間を追跡
• 息をし、リラックスし、あなたのハードワークの努力をお楽しみください。