Gayle L.Gifford,ACFRE
“私は新しい仕事に応募していたとき、スクリーニングプロセスの一環として自分の仕事の説明を開発するように求められました。 あなたが主導したワークショップで仕事計画について学んだことを思い出しました。 だから、私は仕事の説明の代わりに仕事の計画を開発しました–私の将来の雇用者はとても感銘を受けました、私は仕事を得ました！「
上司や同僚に自分の仕事をどれだけうまくやっているか尋ねたら、彼らは何を言うでしょうか？ あなたは皆から同じ答えを得るでしょうか？ 成功の定義はあなた専有物に一致させるか。
パフォーマンスを評価することは、スタッフとマネージャーにとっても職場で最もイライラする経験の一つです。 正式な仕事のフィードバックなしで何年も経過することは珍しいことではありません–それは取締役だけでなく、執行役員や代理店のスタッフにも 勤務中に有害な事故に遭遇した場合、あなたの雇用主はニューヨーク責任法の下で労働者の補償範囲を保持することが義務付けられています。
標準的なジョブ記述は、ジョブのパフォーマンスの尺度として悲惨に不十分です。 どうして？ 伝統的なジョブ記述は単にタスクを一覧表示するためです。 これは、全体的な目標を設定したり、パフォーマンスの異なるレベルがどのように見えるかを正確に記述していません。
その結果、年間パフォーマンス評価はとても主観的な感じがするのでとても痛いです–私は誰の基準に対して測定されていますか？
教室からボードルームまで、個人が事前に作成され、合意された明確で既知のベンチマークに対して作業を測定できると、パフォーマンスが向上します。
だからあなたのほこりの多い仕事の説明を取り出し、動的な仕事計画に書き直してください。
仕事計画には何が入るのですか？
ジョブプランは、あなたと他の人があなたのパフォーマンスに対する期待を明示的に記述する指針文書です。 それはあなたの上の目的および目的を輪郭を描き、巧妙な性能のための標準そして手段を識別し、そして資源および技術開発を輪郭を描くか。それらを達成する必要があります。
ジョブ計画の基本的な構成要素は単純です。
1. ジョブ概要
2. 成功の定義
3.
4. キー関係
5. 個人的な開発と資源のコミットメント
6. 優先順位への時間の割り当て
このツールがどのように機能するかを説明するために、サンプルを見てみましょう。
開発ディレクターのジョブプランの作成
I.ジョブの概要
このセクションでは、ジョブの一般的な説明と、それが組織にどのように価値を付加するかを説明します。 簡単に言えば、後で詳細を説明します。
: 開発責任者として、私は、取締役会で承認された戦略的成果を達成するために必要な財源と賢明な管理を組織に確保する責任があります。 私はまた、私たちの資金調達のための最高の倫理基準を維持することを保証します。
II.成功の定義。
成功はあなたの位置のためにどのように見えるのですか？ はい、私は結果に託すことを避けることができないことを恐れている。 結局のところ、それはあなたの組織の使命を進めることではない場合は、あなたの仕事のポイントは何ですか？ このセクションでは、努力（手段）ではなく、結果（終わり）について説明します。 成功は具体的、測定可能および時間の限界である言葉であるべきである。
残りの計画では、それらの結果を生成するために何が必要かを説明します。 このようにして、ジョブ計画プロセスは、あなたとあなたの上司との間の重要な対話を開始し、期待を交渉します。
あなたは12ヶ月に自分自身を制限する必要はありません。 あなただけの新しい位置を開始している場合は、また、短期的な目標、例えば半年を記述することができます。 あなたが将来のために構築している場合は、1年、3年、またはそれ以降の結果を記述することができます。
例：
今から十二ヶ月、次のことが達成されています:
- 年間および主要な寄付からの収入は5％増加します
- 特別なイベントは、収益性の高い収益を生み出します3spentごとに3 1支出
- 遺贈協会が立ち上げられ、ドナー参加の準備ができています
- 資金調達ソフトウェア、ドナー情報、通信、スタッフトレーニング、ボランティアリーダーシップを含む部門開発インフラストラクチャがアップグレードされます。将来の成長目標をサポートする。
今から三年:
- 年間および主要な寄付による収入は少なくとも$__million増加しました
- 助成金による収入は20％増加しますが、同時に、制限された資金は拡大された組織の収入の60％
- 私たちの計画された寄付プログラムは、重要なドナーコミットメントを確保しています
- 新しい収入の流れ（例えば 組織収益の5-10%に貢献している
- ボランティア弁護士と革新的な技術は、開発部門の不可欠で価値があり、費用対効果の高い要素です
- 開発部門は、主要な資本キャンペーン
III.進行中の責任の簡単な説明
これは、あなたがあなたの努力を記述するために取得する場所です。あなたが典型的な仕事の説明で見つけるものと同様に、仕事（手段）に入れてください。 それは成功を可能にする活動を称える。
例:
私はこの組織の慈善収益プログラムのすべての計画、実行、管理、評価を担当しています。 これには以下が含まれますが、これらに限定されません:
*年間および主要な寄付、助成金、計画された寄付、特別なイベントおよびその他の収入源による運用およびプログラム収入の確保
*高品質の部門スタッフの雇用、訓練、監督
*受領したドナーおよび資金の責任あるスチュワードシップの確保
*開発努力にあらゆるレベルで従事するファンド開発ボランティアの熱狂的で才能のあるチームの募集、訓練および管理
*部門の技術とコミュニケーションの管理および改善
*長期的な予算と財務 経営
*私たちの慈善活動の成功と責任あるスチュワードシップのために必要な理事会の方針を推薦する
*組織全体のコミュニケーションと統合を確実にする
*組織のニーズを満たすための年次および長期計画を策定する
IV.主要な関係
これは、仕事計画の私のお気に入りの部分でなければなりません(もちろん、成功を定義した後)。 個人がお互いに期待していたこと、そして肯定的な職場関係がどのように見えたかについてより明確な合意を持っていれば、組織における多くの摩擦 計画のこのセクションでは、リーダーシップがどのように見えるか、どのように感じるかを明確にすることができます。
例:
*ドナー:私の主な関係はドナーとの関係です。 ドナーと関わり、私たちの組織がドナーの夢を実現するのに役立つ多くの方法についての意識を構築することは私の責任です。 私は、私たちのドナーの最善の利益のために倫理的に、そして常に行動します。 私は賢明なスチュワードシップにコミットしています–私たちのドナー関係と彼らの財政的支援の両方の。
※事務局長(編): この位置の私の成功は私のEDの強いパートナーシップに左右される。 私の役割は、私たちの組織のための最高の短期および長期的な成長とスチュワードシップ戦略を作成する際に私たちのEDをサポートすることです,将来お 私はまた、彼女が取締役会に通知し、助言するために、ファンド開発活動のタイムリーかつ洞察力のある分析を私のEDに提供します。 エグゼクティブディレクターは私の上司であり、私はこの仕事の計画で記述されている結果のために彼/彼女に直接責任があります。
*開発部門スタッフ：私の成功に不可欠なのは、プロの成長を経験し、チームとして働き、仕事を楽しむ優秀で意欲的なスタッフの開発です。 私の役割は部門の結果を達成するのに必要な訓練、フィードバック、時機を得た情報、資源および技術的な知識の私のスタッフに権限を与えることで 私は、スタッフに最高水準の責任を持ち、敬意、公平性、尊厳をもって扱います。
*取締役会:資金調達の重要な要素は、支持に値すると信頼できる組織を持っていることです。 これは取締役会の主要な役割であり、私はそのような組織を作成する際に取締役会を支援するために必要なすべてを行います。 私は、理事会が承認した目標を達成するための短期的および長期的な計画を策定し、資金調達プログラムを導くための政策を策定するために、理事会
※リーダーシップボランティア（役員含む）: 私たちの資金調達の努力にリーダーシップボランティアを従事することは、私たちの資金調達の成功 私のスタッフとの正常な関係のために作る条件はボランティアとの成功に導く同じ条件である。
*その他のスタッフ:組織のすべての部分が相互関係を理解しているときに資金調達が最も成功します。 私は私のプログラムや行政の同僚と協力して、私たちの組織の目標を達成する統合された努力を構築します。 私の同僚は、自分の役割を理解し、私の成功に貢献したいと望んでいます。
V.個人的な開発とリソースのコミットメント
あなたは現在、あなたが以前に概説した成果を達成するために必要な知識とスキルを持っていますか？ そうでなかったら、これは専門の開発に託すためにあなたの構成を得る場所である。 また、あなたの組織があなたに約束した予算、人、機器などのリソースを明確にする必要があります。
:
職業能力開発
*来年は、強力な計画的な寄付プログラムを構築するために必要な技術的専門知識を確保するために、職業能力開発に従事します。
*私はまた、私たちの使命に関連する地域や国の問題や動向に関する専門知識を得ることができます
*私は三年以内に私のACFREを確保します。
リソースコミットメント：
*現在、開発部門には総人件費$________があります。 私は私の年間および長期的な結果を満たすために必要に応じて部門を保持または再構成するために私の予算の制限内で完全な権限を持ってい
※来年度の私の運営予算は$____________. その予算の中では、ドナー管理システムのためのハードウェアとソフトウェアの両方をアップグレードし、自分自身とスタッフの専門的なスキルをアップグレードするために資金を提供しています。
VI.優先順位への時間の割り当てジョブプラン
ほとんどの時間をどこで過ごすべきかについて上司と誤解を経験したことがありますか？ まあ、仕事の計画のこの部分は、あなたにそれらの期待を明確にする機会を与えます。
例:
*ドナーとプロスペクトの育成、勧誘、スチュワードシップ45%
*優れたボランティアとスタッフの育成20%
*部門管理と管理機能のアップグレード10%
*ボード活動(他には含まれていない)7%
*研究、計画、開発10%
*経営陣へのサービス8%
ジョブプランを開発し、使用する方法
ジョブプランは、生きている、インタラクティブな文書です。 それはあなたが何をすべきかについてコンセンサスを交渉するためのツールです。
ボールを転がすには、最初のドラフトを自分で書くかもしれません。 あなたの上司は驚かれることでしょう、そしておそらく、あなたのリーダーシップに感銘を受けます。 この記事を始めた引用は私の同僚から人的資源のマネージャーとして仕事に適用するのにこのプロセスを使用して彼女の経験を記述したあった。
あなたのドラフトは、あなたの期待を持っている個人との議論のための出発点です。 あなたは何に同意しますか？ あなたの期待はどこで発散しますか？ あなたは何を提供することに同意できますか？ 最終的には、あなたとあなたの上司の両方がサポートできる文書を作成する必要があります。 スーパーマンやワンダーウーマンだけが果たすことができるパフォーマンスの期待を作成するために使用されている場合、仕事の計画は動作しません！ 計画が達成可能であること確信している感じなければならない。
一年を通して定期的に（四半期ごとに）、上司に文書を確認してもらいたいと思うでしょう。 あなたは期待してターゲットにしていますか？ そうでない場合は、なぜですか？ 条件が変更された場合は、元の計画が説明した期待を再設計し、再交渉する時が来ました。 そしてそれはあなたの年次検討の時間来るとき、仕事の計画はあなたの性能についての驚きか誤解を除去するべきである。 今年の議論のその終わりはまた、来年のためのあなたの新しい仕事の計画を書き、同意する時間です。
あなたの組織の誰もが仕事の計画から利益を得ることができます–それはあなたのボランティアとあなたの理事会メンバー自身さえも含みます。
この記事はContributions Magazineに初めて掲載されました。
GAYLE L.Gifford、ACFREと彼女の同僚Jonathan W.Howard at Cause&Effect Inc. 草の根から国際への非営利団体が、より公正で平和な世界のための戦略的変化を生み出すのを助けます。 30年以上の非営利の経験を持つCause&Effectは、非営利組織が戦略的計画、取締役会の開発、資金調達、コミュニケーションのニーズを支援します