“調達する”またはP2Pは、外部サプライヤーからの商品やサービスを必要とするときにビジネスが従事する行動やイベントの完全なサイクルです。 このサイクルは、企業が品目を調達し、サプライヤーに適切な送金を支払うために取らなければならないステップを説明し、割引や調整を減らします。
理論的には単純であるが、企業レベルのビジネスのための現代のP2Pサイクルは、多くの可動部品を持つ非常に複雑な事業である。 企業が成長し、より大きな規模で運営されるにつれて、P2Pおよび関連する買掛金勘定プロセスは、単純な紙ベースのワークフローから、多くの場合、自動化
現代のP2Pサイクルの基本的なステップ、その非効率性、そして現代のAI力を持つソフトウェアソリューションが成功と節約のために主要なERPプラッ
このクイックガイドでは、次の質問に対する答えを探ります:
- 5つの主要な調達-支払プロセスステップ
- 調達-支払ソリューション
- KOFAX ReadSoft統合を使用する場合、SAPのP2Pプロセスとは何ですか？
- 高度なソフトウェアソリューションで調達を支払いに変える
調達-支払プロセスの5つの主要なステップ
一般的な調達から支払までのサイクルでは、ビジネスが完了した取引に到達するための五つの段階があります。 大企業では、このサイクルのさまざまな部分は、多くの場合、毎日、一日中発生します。 多国籍企業にとって、調達サイクルはかなりの量の情報源であり、広範な責任を負っています。
これがどのように動作するかです。
購買要求
この段階で、ビジネスは部品、完成品、サービス、または外部ベンダーから必要とされる可能性のあるその他のものの必要性を特定します。 要件を持つ部門は、必要性を定義し、仕様を設定します。 その後、購買部門はこれらの仕様を取得して仕入先を特定するか、以前の注文と経験に基づいて優先仕入先を選択します。
発注書
仕入先が特定された場合、購入者は適切な価格を決定し、それが部門の購買力と一致することを確認する必要があります。 あなたのビジネスはすでに明確な条件で確立された契約を持っていない限り、新しいベンダーとの交渉は時間がかかることがあります。 この段階で、部門は必要な商品の購買発注(PO)を登録し、その購買発注を帳簿に一意のレコードとして記録し、出荷のために仕入先に注文を送信します。
注文確認
仕入先は発注書を受け取り、入庫の確認を送信します。 仕入先は、予想される納期と出荷日についてビジネスに助言します。 この重要な情報は、効果的なサプライチェーンと物流計画に不可欠ですが、それをキャプチャし、それを利用可能かつ有用にすることは、限られた技術
配送通知
次に、購入した商品が到着し、あなたのビジネスはベンダーに配達の確認を送信する必要があります。 この時点で重要なステップは、すべてが良好な状態で到着したことを確認するために、発注書に対して出荷をチェックしています。 受け取っていない商品の支払いを避けるために、破損したアイテムや不足しているアイテムなどの例外に注意することが重要です。 あなたのビジネスは仕入先に戻ってこの情報すべてを伝達し合う。
請求書支払い
指定した情報を使用して、仕入先は必要な控除を適用し、請求書をビジネスに送信します。 P2Pの最も重要なステップは、すべての情報が正しいことを確認するために、元のPO、納品書、および請求書を調整する三方一致です。
伝統的に、それは時間のかかるプロセスです。 エラーを追跡すると、潜在的に高価な遅延が発生する可能性があります。 一致が完了したときに追加の遅延が発生することがよくありますが、支払いの承認が必要です。 すべてのこれらの要素が所定の位置にある場合にのみ、あなたのビジネスは、支払を送金元帳に最終的な財務情報を入力し、取引を閉じることがで
調達-支払ソリューション
非常に多くの可動部品と非常に多くの情報を継続的に調整するために、企業は買掛金とP2Pサイクルを含むプロセスを処理するための高度なソリューションを必要としています。 これらのソリューションは、多くの場合、エラー率を低減し、摩擦を減少させるように設計された追加のソフトウェアと組み合わせて、SAPやSAP内の特定のモ
SAPでは、これらのプロセスは多くの場合、”注文調達”ワークフローです。
“注文する調達”とは何ですか？
購買要求、発注書、および注文確認の手順を確認します。 SAPによって作成されたものなどのERPプラットフォーム内では、ビジネスは、購入プロセスのこの初期段階を自動化するように設計されたソフトウェア 部門は要求を上げることができ、システムは適切なベンダーをリストし、限られた数の人間のタッチで標準化されたPOを作成することができます。
このような自動化されたシステムは、エラーの可能性を低減し、ビジネス分析に不可欠な情報の可用性を向上させることができます。 SAPをP2Pプロセスフローの一部として使用することにより、ベンダーシステムと電子的に統合し、購買の大部分を完全に自動化することができます。 SAP P2Pプロセスを使用することで、効率的なデータキャプチャが保証され、ビジネスで分析操作を実行して、節約と改善の機会を特定できます。
これらの手順を見てみましょう。
KOFAX ReadSoft統合を使用する場合、SAPのP2Pプロセスは何ですか？
P2Pサイクルの要素を管理するためのSAPのパワーと汎用性は比類のないものですが、適切なツール Kofax ReadSoftなどの機械学習と人工知能に基づいて構築された高度なプログラムは、部分的に紙ベースのワークフローを完全にデジタルフローに変換し、明確で一貫した結果を生み出すことができます。
ReadSoftはコグニティブキャプチャ技術を使用して、文書をインテリジェントに分類し、PO番号、アイテムタイプ、数量などの情報を抽出します。 同じソフトウェアは、請求書からの情報を定量化することもでき、SAPを使用すると、三者照合プロセスを合理化することができます。
Kofax Process Directorなどのツールを使用すると、企業は調達、支払い、新しいサプライヤーのオンボーディングを自動化しながら、問題を引き起こす前に早期にエラーを修正
基本的なP2Pサイクルよりも高度なSAPワークフローは、基本的な段階を取り、データ蓄積と通信のための重要な瞬間にセグメント化します。
要件の決定
購買要求を発信した部門は、今後のプロジェクト、既存の在庫、およびその他の要因に基づいて要件を明確に決定します。 ERPデータは、これらの部門が不要な購買依頼を避けるためにスマートな評価を行うのに役立ちます。
仕入先/供給元の決定
適切な仕入先の既存のレコードがない場合、チームは必要な商品の適切な仕入先または仕入先を見つける場所を決定する必要が
仕入先の選択
SAPは、システムで定義されている利用可能な仕入先からチームを選択するのに役立ちます。 Process Directorの統合により、これらの手順は使いやすいインターフェイスを備えた使い慣れたシステムですぐに利用できます。
発注処理
購買部門は発注書を作成または発行します。 Kofaxツールを使用すると、このプロセスは完全に電子的に行われ、POプロセスをペーパーレスに保ちます。 また、ハードコピー発注書をシステムにスキャンすることもできます。 ReadSoftのインテリジェントなアルゴリズムは、自動的に文書を分類し、適切なシステムにファイルし、あなたのERPに情報を記録します。
発注書の監視
POsの監視には、数量の変更、仕入先からの在庫不足、フルフィルメント情報など、注文に関連する重要なイベントの監視が含まれます。 効果的な監視とPOsとの請求書照合は、ボトルネックを軽減し、誰もが購入承認のための同じルールに従うことを保証します。 より簡単な承認ワークフローは、より費用対効果の高い作業を意味します。
入庫
品目を受領すると、KofaxのReadSoftおよびその他のAP自動化ツールを使用して、出荷に関連するすべての情報をキャプチャできます。 Poocure-to-payシステムを通じて、受取通知を電子的に仕入先に送信することができます。
請求書検証
仕入先がお客様のビジネスに請求書を送信すると、ReadSoftは自動的にそれを分類し、必要な情報を抽出することができます。 Process Directorまたは独自のSAPツールを使用して、自動PO照合を有効にします。 これらのツールを組み合わせることで、マッチングプロセスが劇的に簡素化されます。 スピードの向上と人的ミスの大幅な削減により、早期支払い割引からの節約を簡単に活用し、二重支払いなどの頭痛を避けることができます。
高度なソフトウェアソリューションで調達を支払いに変える
調達から支払およびPOプロセスまで慎重に構造化することにより、ビジネスはお金を節約し、成果を改善し、従来ボトルネックや頭痛の主な原因であった努力を合理化することができます。 効果的なAP自動化を使用すると、会社の成功に信頼できる貢献者として部門を簡単に確立することができます。
ReadSoftなどのKofaxソリューションとsapなどのerpへの買掛金自動化の統合の詳細については、今日のビジネス用に構築された見積もりを依頼してください。