請求書の検証プロセスとその改善方法
仕入先は、請求書を使用して、契約、注文書、または注文書の条件に従って顧客に提供した製品およびサービスの支払いを収集します。 契約条件が別途示されていても、請求書には、それらの管理文書とは異なる条件または追加条件がある場合があります。 追加の利用規約には、多くの場合、エラーと省略が含まれています(E&OE)わずかな見落としが間違いであることを言い訳し、潜在的に不完全または不正確な情
情報技術（IT）製品やサービスの請求書は、多くの場合、非IT製品やサービスに比べてエラーの割合が高いです。 これは、ライセンス、アップグレード、メンテナンス、およびサポートのためのソフトウェア関連の請求書に特に当てはまります。 いくつかの研究では、ソフトウェア請求書の75％までが平均が50と60％の間に落ちるところで間違っていることを示しています。 つまり、すべてのエラーがコストとリスクの重要なものではありません。 しかし、交渉された条件を持つ契約と請求書の誤りとの間には相関関係があります。 所定の位置にあるより多くの交渉された用語は、より大きな請求書が間違っている可能性があります。
エラー率が高いその他の原因には次のものがあります:
- 仕入先または製品が、別のビジネスモデルおよび請求システムSAPなどを使用する別の仕入先によって取得されました
- 税や通貨などのグローバル システムは、交渉されているか、ベンダーの現在のビジネスモデル
- 請求書が間違った注文書、または間違ったスケジュール
- 請求書には、製品タイトル、数量、開始日と終了日などの情報が欠落しています。
- ベンダーのビジネスモデルおよび/または用語の変更
請求書検証は、仕入先への支払いを行う前に、支払ったものを受け取ったことを確認します。 請求書の検証レベルには、請求書が正しく表示されるようにする優先順位と組織の優先順位、リスクに対する食欲、ツールと定義されたプロセスの可用性など、複数の要因が影響します。
請求書の調整
多くの企業が請求書の支払いプロセスを自動化しており、通常は会計スタッフに決定を委任することを選択していない人。 そのアプローチの問題はスタッフが頻繁に構成がと働く企業および支配文書と不慣れであることである。 いずれの場合も、請求書の支払の決定は、発注書を入庫および請求書と比較する三元照合プロセスに基づいて行われます。 比較が手動または自動化されているかどうかにかかわらず、重要な他の情報を考慮せずに、発注書番号と金額のみを考慮することができます。 場合によっては、システムは2方向一致または4方向一致で文書を比較することがあります。 一部の企業は、1つの調整プロセスから始まりますが、ビジネスの成長や請求書発行の問題が発生するにつれて、それを変更します。 調整プロセスがどれだけうまく機能しているかを評価するために、調整プロセスを頻繁に確認することが重要です。
一部の企業は、クライアントに固有の支払い条件を作成します。 これは少数の顧客が付いている小企業のためにすばらしい場合もある。 ビジネスが成長するにつれて、それは障害になります。 請求書文書の条件を普遍的な用語に締め付けることは、エラーを軽減するために起こっています。 グローバル企業は、取引先の国によって異なる条件を必要とする場合がありますが、これらの条件はその国のすべての顧客に適用される必要があ これにより、自動化が容易になり、請求書の作成時の時間を節約できます。 多くの企業は、新しい顧客との標準的な用語を設定し、その後、彼らの確立された顧客を更新します。
プロセスの再評価
問題領域を特定することは、メソッドを改善する上で重要な要素です。 再評価するときに考慮すべきことがいくつかあります:
- あなたは紙の請求書を送っていますか？
- 各仕入先に会社コードを割り当てていますか？
- どのような許容範囲が設定されていますか？
- 各週/月/四半期の発注書の量はいくらですか？
- 週/月/四半期ごとに送信される請求書の量は何ですか？
- 週/月/四半期ごとに受け取った請求書の量は何ですか？
- 仕入先の割引をどのくらいの頻度で使用していますか？
- 加工資材管理は誰ですか？
各部門とそのプロセスへの関与をよく見てください。 物事がボトルネックになり始める場所があるかもしれません。 物事をより合理化するために彼らの提案にそれらの部門からの入力を取得します。 物理的な紙の跡を最小限に抑えるために、自動化と電子請求を検討してください。 チームコラボレーションのためにMiroを使用することは、通信の成功のために不可欠です。 Enterprise resource planning（ERP）は、プロセスをリアルタイムで表示し、システムを評価するのに役立ちます。
火災の問題ベンダー
時間通りに支払わない習慣を持っているベンダー、またはベンダーを持っている場合、彼らはあなたの請求書プロセスとキャッシュフロー あなたの条件は、すべての着信請求書に延滞手数料または割合手数料を含める必要があります。 これらの手数料の場所を変更し、請求書の金額の近くに配置します。 これらの手数料は、広告申込情報としてプログラム内で自動的に生成されます。 請求書の日付を確認します。 それは情報をスキャンするように見えるのですか？ 問題のある仕入先は、在庫管理と財務のためのより多くの作業を作成します。 仕入先が支払契約の遵守を拒否した場合は、新しい仕入先を探します。
これは、仕入先が自分の請求書を追跡する方法にも拡張されます。 一部のベンダーは、あなたが支払っているものが不明である問題のあるプロセスを持っています。 または、他の請求書に適用される請求書の支払いを行っています。 ベンダーは、物事のこれらのタイプを行うとき、それはあなたの端にプロセスが遅くなります。 それはあなたのプロセスをより滑らかにし、会社の財政映像をより明確にさせるために変えなければならない。 取引コードと伝票番号は、支払いの適用方法を決定するのに役立ちます。
ベンチマーク比較
あなたのビジネスを同じ市場の他の人と比較することは、会社にとって利益になる可能性があります。 彼らは、何が働いているのか、問題の解決策を維持する方法についてのアイデアを提供します。 それは多くのことを教える目を開く経験になることができます。 あなたの競争相手の隣にいかに立つか知っていることは利点である。 よくfaringなら、それは販売及び関係を改善するmotivatorである場合もある。 コストは高くなる可能性がありますが、これは会社への投資です。 多くの企業は、彼らが問題領域を持って伝えることができますが、それらの領域のコストは比較で明らかにされています。 プロセスを変更して会社のお金を節約するのに役立つサービスを支払う価値があります。
レビュー割引プログラム
買掛金に関しては、利用可能なすべての割引を利用することは財務会計にとって貴重です。 問題は、彼らがそれらの請求書を支払うことに遅れていて、割引を失うときです。 これらの請求書が割引対象期間中に支払われないようにするために何が行われているのかを確認する必要があります。
もう一つ考慮すべきことは、割引やより良い割引を得るために、ベンダーとの条件を再交渉することです。 売り手が不本意なら、割引を提供して喜んで新しい売り手のために買物をすることはプロセスおよび財政を改善する方法である。
会社は早期またはタイムリーな支払いのための割引を提供していますか？ それは売掛金勘定のための現金流動そしてプロセスを改善すると考慮するべき何かである。 それはまた新しい依頼人を得るとき魅力的な交渉用具である。
少なくとも毎年請求書検証プロセスを評価し、できるだけ効率的であることを確認することは常に良い考えです。