従業員の人事ファイルの重要な文書は、従業員が開始した行動に対する防御を強化したい場合は、よく起草された書かれたメモです。 彼らはいくつかの非常に重要な要素を含めるために失敗するため、ほとんどの書かれた警告や懲戒メモは不十分です。
を含める要素不当な失業保険請求から守る必要があるか、不当な解雇訴訟から守る必要があるかにかかわらず、警告および懲戒メモに次の項目を含 “Written Warning”などの件名の見出し。”
2. 警告またはアクションの日付と時刻。
3. 関係する従業員の名前。
4. 従業員の役職。
5. 警告を与えたり、アクションを実行したりする人の名前。
6. 警告を与えるか、または処置をとる人の役職。
7. コピーが与えられている人または人。
8. 事件または主題に関連する雇用者の方針、および/または従業員の期待される行動またはパフォーマンス。
9. 警告またはアクションの原因となっている特定のインシデント。 日付、時間、および何が起こったかを具体的にしてください。
10. 行われている必要があります動作。 動作の変更が必要です。 具体的に。
11. 従業員によるさらに誤った行動と、従業員が変更されない場合の結果からどのような行動が生じる可能性がありますか。
12. 警告を与えるか、または処置をとる人の署名。
13. 従業員が受け取った日付。
14. 警告またはアクションを受信した従業員の署名。 （注：従業員が署名を拒否した場合は、従業員が署名を拒否した理由または理由をメモに書き留めておくことをお勧めします。 従業員自身のスクリプトのこの声明—3つの単語または長い段落かどうか—は、従業員がメモの内容を受け取り、理解したことを証明する確かな証拠です。)
15. 従業員との会議の証人の署名と会議で行われた声明。
書かれた警告のサンプル
件名:書かれた警告
日付:Nov. 17,2005at1:30p.m.
To:Jane Row,Stock Clerk
From:Betty Fram,Stock Supervisor
コピー to:Hank Black,Dept. Mgr. そして、Mary Grey、人事部長
Jane、この会社の方針は、予定されている勤務時間の開始の少なくとも1時間前に、遅刻や病気、または入ることができないときに あなたはあなたの上司や担当者に直接話をする必要があります。
16、あなたはあなたが来ることができなかったと言うために電話しませんでした。 あなたは今日の午前11時に仕事のために遅れて現れました、説明なしで。 あなたは昨日と今日の両方であなたの上司にあなたが水曜日にいないだろうし、今日遅くなることを知らせるために呼ばれるべきでした。
今年で3回目です。 私は前に口頭であなたに警告しました。 昨日と今日の事件は私にこの警告を発行させるのに十分深刻です: 私たちのポリシーは、あなたが自己終了される必要がありますように呼び出すことなく、次回の仕事を欠場します。