A3プロセスには9つのステップがあります(まあ、10)。
0:問題を特定する
A3プロセスの目的は問題を解決するか、ニーズに対処することであるため、最初の、やや書かれていないステップは、問題や必要性を特定する必要があるということです。
1:状況の現在の状態をキャプチャする
問題を整列させたり、対処したい必要がある場合は、状況の現在の状態をキャプチャして分析します。 トヨタが提案するのは、問題解決のための:
- 直接作業プロセスを観察し、あなたの観察を文書化します。
- ホワイトボードの周りに集まり、プロセスの各ステップを歩きます。 あなたはこれを行うには、派手なプロセスチャートツールを使用することができますが、棒の数字と矢印は、同様に仕事をします。
- 可能であれば、問題のサイズを定量化します（例：サイクル時間が長いチケットの％、遅れている顧客の配達の数、四半期ごとに報告されたエラーの数）。 可能であれば、データをグラフ化します。
2: 根本原因分析を行う
プロセスがわかったので、効率の根本原因を把握してみてください。 あなたは次のような質問をすることができます:
- 私達はどこでコミュニケーション故障に苦しむか。
- 活動のない長い遅延はどこにありますか？
- より効果的に/スムーズに協力するためには、どのような情報が必要ですか？
これらの痛みのポイントを文書化し、より深く掘り下げます。 5whysは、徹底的な根本原因分析を行うための有用なツールです。 基本的な考え方は、あなたが問題の声明から始めて、あなたが「なぜですか？”あなたが問題の本当の理由を発見するまで。 なぜ正確に5回尋ねる必要があるかもしれませんが、これは単に見積もりです。
3:根本原因に対処するための対策を考案する
対策は、状況に対処するためのあなたのアイデアであり、根本原因に対処することによって組織を理想に近づけるためのプロセスに加えられる変更です。 対策は、次のことを目指すべきである:
- 意図した結果とそれを達成するための計画を指定します。
- プロセス内のステップを担当する人々の間に明確で直接的なつながりを作成します。
- ループ、回避策、および遅延を削減または排除します。
4: 目標状態を定義する
対策を選択すると、目標状態を明確に定義することができます。 A3プロセスでは、プロセスマップを介してターゲット状態を通信します。 彼らが観察することができるように、プロセスの変更が発生している場所に注意してください。
5:実装のための計画を立てる
目標状態を定義したので、それを達成するための計画を立てることができます。 実装計画には次のものが含まれます:
- 対策を実施するためのタスクリスト
- 誰が何を担当しているのか
- 時間に敏感な作業項目の期日
ほとんどのチームは、a3に実装計画を文書化することを選択します。
6:予測された成果を持つフォローアップ計画を策定する
フォローアップ計画は、リーンチームが自分の仕事をチェックすることを可能にし、それは彼らが実際にそれを改善するのに十分な十分な現在の状態を理解しているかどうかを確認することを可能にします。 フォローアップ計画は、チームが次のことを確認するのに役立つため、プロセス改善の重要なステップです:
- 実施計画が実行されました
- 目標条件が実現されました
- 期待される結果が達成されました
これらの最初の六つのステップは、A3レポートに ほとんどのチームはA3用のテンプレートを使用しています。
7:全員を搭乗させる
あらゆる体系的改善の目標は、システムのあらゆる部分を改善することである。 このため、変更が行われる前に、実装またはターゲット状態の影響を受ける可能性のあるすべての人を会話に含めることが重要です。
プロセス全体でコンセンサスを構築することは、通常、最も効果的なアプローチであり、多くのチームがA3プロセスの重要な転換点ごとにこれを含める 作業の範囲によっては、作業の影響を受ける可能性のある幹部やその他の利害関係者に通知することも重要な場合があります。
8:実装！
今度は実装の時間です。 議論されているように実装に従って、途中で改善の機会を観察してください。
9: 結果の評価
あまりにも多くの状況では、A3プロセスは実装で終了します。 学習するためには、実際の結果を測定し、予測と比較することが重要です。
あなたの実際の結果が期待されたものと大きく異なる場合は、理由を理解するために研究を行います。 必要に応じてプロセスを変更し、目標が達成されるまで実装とフォローアップを繰り返します。