직원이 시작한 행동에 대한 방어를 강화하려는 경우 직원의 인사 파일에 있는 주요 문서는 잘 작성된 메모입니다. 대부분의 서면 경고 및 징계 메모는 몇 가지 매우 중요한 요소를 포함하지 않기 때문에 부적절합니다.
과분한 실업 보험 청구 또는 부당 퇴원 소송에 대해 방어해야 하는 경우 경고 및 징계 메모에 다음 항목을 포함시키고자 합니다.
1. 제목 제목,예:”서면 경고.”
2. 경고 또는 조치의 날짜 및 시간입니다.
3. 관련된 직원의 이름입니다.
4. 직원의 직책.
5. 경고를 주거나 조치를 취하는 사람의 이름입니다.
6. 경고를 주거나 조치를 취하는 사람의 직책.
7. 사본이 주어진 사람 또는 사람.
8. 사건이나 주제에 관한 고용주의 정책,및/또는 행동이나 직원의 예상 성능.
9. 경고 또는 작업을 일으키는 특정 사건입니다. 날짜,시간 및 일어난 일에 대해 구체적으로 설명하십시오.
10. 일어났어야 하는 행동. 동작 변경이 필요합니다. 구체적 있으십시요.
11. 직원의 잘못된 행동과 직원이 변경하지 않는 경우 그 결과로 인해 어떤 행동이 발생할 수 있습니다.
12. 경고 또는 조치를 취하는 사람의 서명.
13. 직원이 받은 날짜입니다.
14. 경고 또는 조치를받는 직원의 서명. (참고:직원이 서명을 거부하면 직원이 서명 거부 이유 또는 이유를 메모에 적어 두는 것이 좋습니다. 직원 자신의 스크립트에있는이 진술(세 단어 또는 긴 단락)은 직원이 메모의 내용을 받고 이해했음을 증명하는 확실한 증거입니다.)
15. 직원과의 회의에 대한 증인의 서명 및 회의에서 작성된 진술.
샘플 서면 경고
제목:서면 경고
날짜:2009 년 11 월 10 일 2005 년 1 월 17 일 오후 1 시 30 분
받는 사람:제인 행,주식 서기
보낸 사람:베티 프레임,주식 감독자
복사 대상:행크 블랙,부서. 관리자 그리고 메리 그레이,인사 이사
제인,이 회사의 정책은 늦거나 아프거나 들어올 수 없을 때 예정된 근무 시간이 시작되기 최소 1 시간 전에 일하도록 요청하는 것입니다. 당신은 당신의 상사 또는 담당 다른 사람에게 직접 이야기 할 수 있습니다.
16,당신은 당신이 들어올 수 없다고 말하려고 전화하지 않았습니다. 오늘 아침 11 시 늦게 출근했는데 아무런 설명도 없이 당신은 당신의 상사가 당신이 수요일에 있지 않을 오늘 늦을 것이라는 점을 알게 하도록 어제와 오늘 둘 다에서 불렀음에 틀림없다.
올해 세 번째입니다. 나는 전에 구두로 경고했다. 어제와 오늘의 사건은 내가이 경고를 발행 할 정도로 심각: 당신이 우리의 정책으로 호출하지 않고 작업을 그리워 다음에 당신은 자기 종료됩니다 필요합니다.