이 변경 승인을 처리하고 감사 기록을 수립하는 데 필요한 모든 정보를 캡처하여 준수를 위해 서비스 및 변경 관리를 활용하는 방법을 설명하는 우리의 시리즈의 첫 번째 블로그입니다. 이 문서에서는 비즈니스 프로세스 규정 준수가 성공적인 조직 구축을 위한 기초의 핵심 부분인 이유를 설명합니다. 두 번째 기사에서는 업계 전반의 규정 준수가 비즈니스 목표를 달성하기 위해 노력하는 조직에 중요한 지침을 제공하는 방법에 대해 설명합니다. 세 번째이자 마지막 기사(2021 년 6 월 29 일 게시)에서는 컴플라이언스 감사가 귀사가 외부 규정을 준수하는지 여부를 평가할 뿐만 아니라 자체 내부 절차 및 정책을 준수하는지 여부를 결정하는 데 사용되는 방법을 설명합니다.
규정 준수 워크플로를 처리할 수 있는 서비스 및 변경 관리 시스템이 없는 경우 구매를 결정하기 전에 고려해야 할 다양한 요소가 있습니다. 인터넷 보안 도움말 주제에 대한 자신의 통찰력을 얻기 위해 여러 업계 전문가들과 이야기,그리고 선뷰 소프트웨어의 수석 부사장,마이클 더블유 헤클러,몇 가지 중요한 권장 사항에 무게. 비즈니스 프로세스 규정 준수를 처리할 수 있는 솔루션을 제공 하는 많은 공급 업체가 있습니다. 장기적인 파트너십을 구축하고 있다는 것을 기억하는 것이 중요하므로 신뢰할 수있는 회사를 찾는 것 외에도 제품에 편안함을 느껴야합니다. “항상 현재의 비즈니스 요구 사항부터 시작해야 합니다.”전체 인터뷰를 읽으려면,방문 어떻게 내 비즈니스에 대 한 솔루션을 선택 합니까?
비즈니스 프로세스란?
‘규정 준수’가 다른 사람들에게 많은 것을 의미 할 수있는 것처럼 비즈니스 프로세스에는 명확한 정의와 이해가 필요합니다. 이 문서의 목적을 위해 비즈니스 프로세스는 특정 목표를 달성하기 위해 이해 관계자 그룹이 수행하는 일련의 단계입니다. 비즈니스 프로세스의 각 단계는 참가자에게 할당된 작업을 나타냅니다. 각 작업은 비즈니스 프로세스 관리,프로세스 자동화 등과 같은 여러 관련 아이디어를위한 기본적인 빌딩 블록입니다. 모든 규모의 조직은 명확하게 정의 된 프로세스의 이점을 얻지 만 우수한 비즈니스 프로세스를 갖는 이점은 확장 가능한 조직에서 가장 두드러집니다. 프로세스는 대부분의 비즈니스의 기초를 형성하고 개별 활동을 간소화하여 자원을 최적의 효율성으로 활용할 수 있도록 도와줍니다.
성공적인 기업은 명확하게 정의되고 측정 가능한 목표를 달성하는 데 운영을 집중합니다. 이러한 목표를 달성하기 위해,프로세스 및 절차는 품질의 제품과 서비스가 시간에 사용할 수 있도록하고 고객의 기대를 충족하기 위해 장소에 배치됩니다. 잘 설계된 프로세스 계획은 귀하의 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다:
- 품질 제품 및 서비스 개발
- 일관되고 효율적인 결과 생성
- 출시 시간 단축
- 고객 요구 충족 및 만족도 향상
- 규제 요구 사항 준수 유지
왜 사람들은 새로운 프로세스를 따르는 것에 저항합니까?
결과에 실망하기 위해”완벽한”비즈니스 프로세스를 만들었다는 것을 완전히 확신 한 적이 있습니까? 당신은 당신의 워크 플로우를 자동화하기 위해 최신 기술을 사용하고 근면 한 세부 사항,모든 단계를 설명하는 문서의 볼륨을 개발했다. 그 과정을 구현하려고 할 때 어떤 일이 일어 났습니까? 그것은 작동 했는가? 아마 더 나은 질문은,너의 부안에 모두 또는 너의 조직 따르는가 과정을 따르는가 위하여 너가 그것을 예정한 방법 이는가? 후자의 질문에 대한 대답이”아니오”인 경우 관련 이해 관계자는 다양한 이유로 비즈니스 프로세스의 요구 사항을 준수하지 못했습니다.
비준수는 특히 새로운 절차를 구현하기 위해 특별히 고안된 프로젝트에 많은 시간과 돈이 투입된 경우 관리자에게 실망스럽고 실망 스러울 수 있습니다. 여기에 당신이 당신의 새로운 프로세스에 이륙 시각의 연기를 얻을 수있는 이유 중 일부입니다:
- 습관의 생물-사람들은 습관의 생물이며 일반적으로 변화를 좋아하지 않습니다. 당신의 직원이 그들의 일을 특정 한 방법으로 오랫동안 하 고 있다,그들은 아마 휴식하기 어려운 업무 관련 습관의 많은 레이어에 자신을 감쌌다.
- 새로운 프로세스 의심—만약 당신의 직원들이 이미 그들이 좋은 일을 하고 있다고 믿는다면,그들은 왜 당신이 그들을 변화시키기를 원하는지 궁금할 것이다. 당신의 새로운 절차는 그(것)들을 감속할 것입니까? 작업의 제거 또는 특정 근로자를 대체 하는 프로세스의 목표는?
- 더 많은 책임에 대한 두려움—직원들은 더 많은 책임을 맡는 데 필요한 시간 및/또는 기술이 없다고 느낄 수 있습니다.
- 새로운 프로세스를 이해하지 못함—직원은 새로운 프로세스에서 자신의 역할이 무엇인지 이해하지 못할 수 있습니다. 복잡한 프로세스는 수용을 얻기 위해 작은 증분 변경을 사용하여 구현해야 할 수도 있습니다.
- 고객에게 미치는 영향을 보지 않음-고객과 상호작용하지 않는 직원은 새 프로세스가 회사의 제품,서비스 및 고객 만족도에 어떤 영향을 미치는지 이해하지 못할 수 있습니다.
- 새 프로세스는 비효율적입니다. 중요한 단계가 누락되었을 수 있습니다,또는 당신은 바로 작업에 할당 된 적절한 사람이 없을 수 있습니다.
- 경영 지원 부족-고위 경영진이 새로운 프로세스를 완전히 지원하지 않거나 경영진이 혜택이 실현 될 때까지 충분히 기다리지 않으려는 경우 직원은 포기감을 느낄 수 있습니다.
- 다른 작업과의 충돌—직원이 특별 요청을 완료하기 위해 새 프로세스에서 벗어나야 할 수도 있고,다른 작업을 수행하기 위해 프로세스에서 리소스를 빼낼 수도 있습니다.
직원들이 새로운 프로세스를 채택하기를 꺼리는 데는 여러 가지 이유가 있지만,올바른 변경 관리 시스템을 갖추는 것은 직원들이 변화를 성공적으로 채택하고 긍정적 인 결과를 이끌어 낼 수 있도록 적절하게 준비,장비 및 지원하도록 조직을 안내하는 첫 번째 단계입니다.
프로세스 규정 준수를 어떻게 개선할 수 있습니까?
현대 조직은 변화의 극적인 증가와 복잡성을 지원하기 위해 최적화 된 변경 관리 솔루션이 필요합니다. 고급 자동화 및 워크플로를 통해 체인지기어는 조직이 감사 및 규정 준수 요구 사항을 충족할 수 있도록 전체 변경 관리 및 규정 준수 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다.
성공적인 변화 관리의 핵심 요소는 어떤 변화도 고립되어서 일어나지 않는다는 것을 이해하는 것이다. 어떤 식으로든 변화는 조직 전체와 조직 내의 모든 사람들에게 영향을 미칩니다. 좋은 변화 관리 체계로,당신은 모두에 적응시키고 일의 당신의 새로운 방법을 받아들이는 격려할 수 있다. 성공적인 변경 관리는 5 가지 주요 단계에 의존합니다:
1 단계—변경 사항 이해
변경 사항의 이점을 성공적으로 홍보하려면 이러한 이점을 직접 이해해야합니다. 이 과정을 왜 바꿔야 한다고 생각하는지 스스로에게 물어보세요. 당신의 목표는 무엇입니까? 당신의 회사는 어떻게 변화에서 유익할 것인가? 귀하의 변화는 직원들에게 긍정적 인 영향을 미칩니 까? 사람들이 일하고 자신의 직업을 인식하는 방식에 어떤 영향을 미칩니 까? 변화를 성공적으로 완수하기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 너의 변화가 실행하지 않으면 일어날 것이다 것이에 관하여 생각하는것은 또한 중요할 수 있는다. 변화가 작동하려면,일을하는 옛 방식에 충분한 불만이 있어야합니다. 그러나 사람들은 또한 새로운 접근 방식이 이전 접근 방식보다 더 좋을 것이며 마이그레이션을위한 명확한 경로가 있다는 확신을 가질 필요가 있습니다.2 단계—변경 계획
효과적인 변경은 우연히 발생하는 것이 아니라 조직에 맞게 설계해야 합니다. 변경 관리 방법은 조직마다 다릅니다. 일부 회사는 매우 엄격한 변경 방법론을 가지고 있지만 다른 회사는 접근 방식에서보다 개방적이고 유연합니다. 매니저는 어떤 뜻깊은 수정한것을 시도하기의 앞에 그들의 현재 환경의 뒤에 이론적 설명을 이해한것을 필요로 한다.
후원,참여,구매 및 변경에 대한 영향을 고려해야합니다. 성공적인 변화 관리 계획사업을 위해 거대한 공헌 요인이 눈에 보이는 후원자가 다른 내깃돈 보관자사이에 이는 까 라고 이는 것을 학문은 보였다. 스폰서가 효과적이 고 전체 프로세스에 걸쳐 적극적으로 종사 하는 다는 것을 확인 해야 합니다.
부적절한 계획 및 변경 사항이 인력에 미치는 영향을 무시하면 생산성 손실,직원 이탈,높은 매출 및 저항이 발생할 수 있습니다. 이러한 부정적인 결과와 위험은 또한 재정적 결과와 함께 제공됩니다. 그것은 너의 새로운 체계를 사용하기 시작하도록 직원을 위해 오래 걸릴지도 모른다,투자 수익률(투자 수익률)에 좋은 반환을 보기 위하여 너의 회사를 위해 오래아울러 과정안에 단계를,지배하기 위하여 오래.3 단계—유지 관리 기간,정전 기간 및 변경 기간 활용
유지 관리 기간은 자산 또는 서비스를 변경할 수 있는 예약된 기간입니다. 변경 시 가동 중지 시간이 발생할 수 있으므로 이러한 창을 사용하여 중요한 비즈니스 프로세스의 중단을 최소화할 수 있습니다. 일반적으로 예약된 변경 사항은 유지 관리 기간 내에서 발생해야 합니다.
정전 기간은 휴일,기업 행사,고객과의 계약 의무 또는 회계 연도와 같은 중요한 업무 시간과 같은 지원이 감소 될 수있는 예정된 기간입니다. 예약된 변경은 합의된 정전 기간 동안 발생하지 않아야 합니다. 블랙아웃 기간은 정상적인 변경 활동을 예약할 수 없는 시간을 지정하지만 변경이 발생하는 것을 방지하지는 않습니다. 보통,비상사태를 위한 예외가 있다,그러나 그들은 희소하 실행의 앞에 행정상 수준 승인을 요구해야 한다.
변경 창은 일반적으로 변경 관련 활동에 대해 특정 자산 또는 서비스를 중단 할 수 있음을 나타냅니다. 예를 들어,일부 회사는 서비스 및 관련 고객 또는 부서의 소비자와 합의하여 특정 시간 블록(즉,매주 수요일 오전 2 시부 터 동부 표준시 오전 4 시까 지)을 정의합니다. 변경 창을 사용하면 중요한 비즈니스 프로세스에 미치는 영향을 최소화하기 위해 변경 사항을 예약할 수 있습니다.
4 단계-변경 사항 전달
전체 변경 프로세스 전반에 걸쳐 초기 및 자주 통신합니다. 직원 또는 고객이 구현이 완료된 후 미치는 영향,기간 및 역할이 무엇인지 완전히 이해하는지 확인하십시오. 통신은 변경 관리의 구성 요소가 될 수 있습니다. 당신이 구현하고자하는 변화는 명확하고 관련성이 있어야합니다,그래서 사람들은 당신이 그들을 원하는 것을 이해하고 왜 그들이 그것을 할 필요가. 만약 직원 들은 왜 그것을 수행 되 고,그들은 저항 하 고 아무것도 할 경향이 있을 것입니다 청문회 없이 변경은.
5 단계—변경 구현
관리자는 변경 프로세스를 구현하는 데 중요한 역할을합니다. 효과적이기 위해 관리자는 변화와 그것이 팀에 미치는 영향을 이해해야합니다. 적절한 수준의 참여를 통해 관리자는 변경 팀의 확장자가되어 수용을 돕고 영향을 이해하며 잠재적 인 우려를 제기하여 성공 가능성을 높입니다. 또한 관리자는 프로젝트 팀과 조직 전체의 직원 간의 피드백을 촉진해야합니다. 개별 직원 또는 긴밀한 직원 그룹이 다른 방식으로 변화를 처리한다는 것을 알고 관리자는 변경 프로세스를 통해 그들을 코치하고 변경 한 후 변경의 가치를 강화해야합니다.
당신이 움직임에 변화를 넣어 사용할 수있는 많은 다른 전략이있다. 기세를 구축 하 고 당신의 아이디어 뒤에 얻을 사람들을 격려 하는 긴급의 감각을 만들 하려는 경우 길을 따라 특정 것 들을 염두 해야 합니다:
- 변화에 관여하는 모든 사람들이 일어날 필요가 있고 그것이 무엇을 의미하는지 이해하도록하십시오.
- 변경에 대한 성공 기준에 동의하고 정기적으로 측정되고 보고되는지 확인하십시오.
- 귀하의 변경에 참여할 주요 이해 관계자를 식별하고 그들의 참여 수준을 정의하십시오.
- 변경을 시행하기 전,시행 중,시행 후에 수행해야 하는 모든 교육 요구 사항을 파악합니다.
- 준비,기꺼이,그리고 장소에 새로운 프로세스를 넣어 다른 사람들이 따라야 할 역할 모델로 역할을 도울 수있는”변경 에이전트”를 임명.
- 사람들의 습관을 바꾸는 방법을 찾아 새로운 과정이 새로운 규범이 되도록 한다.
- 변경 프로세스 전반에 걸쳐 모든 사람이 지원되는지 확인합니다.
다음 주에는 업계 전반의 규정 준수가 조직이 비즈니스 목표를 달성하기 위해 노력하는 동안 어떻게 중요한 지침을 제공하는지 설명합니다.