사무실 이동? 여기에 당신의 궁극적 인 체크리스트입니다

가족이 가정을 빨리 성장할 수있는 것처럼,기업은 사무실 공간을 빨리 성장할 수 있습니다. 비즈니스 성장,회사 재배치 또는 단순히 장면 변경 여부에 관계없이 기업이 평균 7 년마다 이전하는 것을 제안하는 연구를 통해 사무실을 이사하는 것은 직원들에게 엄청난 영향을 줄 수 있습니다.

글로벌 대유행의 여파로 많은 기업들이 필요한 사회적 거리두기 규정을 충족시키기 위해 물리적 작업 환경을 변화시키고자 한다.

조직 상황에 관계없이 비즈니스가 발전하고 확장됨에 따라 현재 사무실이 필요한 모든 인력과 기술을 지원하기에 충분하지 않을 때가 올 것입니다. 그것이 일어날 때,당신은 복잡하지만 필요한 악에 직면하게 될 것입니다:변화. 변화는 비즈니스 세계에서 가치있는 일이 될 수 있지만,그것은 또한 많은 직원과 비즈니스 리더 모두 문제가 관리가 뭔가.

우리는 당신이 원활하게 사무실 이동을 실행하는 데 도움이 우리의 궁극적 인 사무실 재배치 가이드를 함께 넣어했습니다,변화의 부작용을 완화하고 비즈니스와 직원에 대한 긍정적이고 흥미로운 개발로 이동을 배치합니다.

단계별 사무실 이동 체크리스트

우리의 도움이 단계별 체크리스트는 계획하고 큰 사무실 이동을 준비하고 방법을 검토하는 데 도움이 될 것입니다:

1 단계. 사무실 이동 요구 사항 고려

큰 움직임을 저지르기 전에 비즈니스의 요구 사항을 평가하는 것이 중요합니다. 사무실 위치를 이동 하는 것에 대 한 많은 이유가 있지만 프로세스 초기에 재배치에 대 한 이유를 식별 하는 데 도움이 더 전략적인,신중 하 게 고려 사무실 이동 프로세스를 형성할 수 있습니다.

사무실 위치를 이동하면 직원의 사기를 높이고 생산성을 향상 시키며 비즈니스를 새로운 인재 풀로 열 수 있습니다. 사무실 위치를 이동하는 데는 여러 가지 이유가 있지만 다음과 같은 이유로 많은 비즈니스가 이동합니다:

• 비즈니스 성장

비즈니스가 성장함에 따라 물리적 환경 측면에서 확장을 계획하는 것이 중요합니다. 재배치는 당신이 실제적인 수준에 당신의 팀을 적응시키는 방법에 있는 당신의 사무실 디자인을 주문을 받아서 만들 것을 도울 수 있고,또한 당신의 조직 정신 및 가치에 적합합니다. 더 많은 워크스테이션을 소개하거나,보다 개방적인 협업 공간을 제공하거나,회의실에 더 많은 접근성을 제공하려는 경우,장기적으로 팀의 요구에 맞는 새로운 사무실 공간을 선택하는 것이 성장을위한 완벽한 사무실을 찾는 현대 비즈니스의 핵심 고려 사항입니다.

• 고객 유치

귀사의 사무실 공간은 귀사의 브랜드를 위한’상점 창’역할을 하므로,귀사가 조직으로서 무엇을 지지하는지 고객에게 알려야 합니다. 사무실 위치,자랑 스럽게 생각 하 고 편안 하 게 귀하의 고객을 초대 하는 데 중요 하다. 비즈니스로 거주 하는 공간 부 러운 위치에 사무실 공간을 선택 하는 당신과 함께 작동 하는 사람들에 지속적인 영향을 남길 수 있습니다 귀하의 비즈니스에 더 엄숙을 줄 수 있도록,그리고 어떤 경우에 새로운 비즈니스를 유치 하는 데 도움이 수 있습니다..

• 생산성 향상

직원의 생산성을 염두에두고 사무실 위치를 선택하십시오. 직원 웰빙은 생산성과 사기의 핵심,그래서 새로운 사무실 위치를 선택하기위한 키 드라이버로 일과 삶의 균형과 건강과 웰빙을 고려해야합니다. 근처에 체육관이 있습니까? 주변에 녹색 공간이 많이 있습니까? 직원이 점심이나 간식을 구입할 수있는 곳이 근처에 있습니까? 자연 채광 및 개방형 설계와 같은 더 작은 고려 사항조차도 직원의 사기와 생산성에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 비즈니스 사무실을 이동하고보다 현대적인 환경으로 재배치하면 연결성을 향상시킬 수 있으며 팀에 동기를 부여하고 직원 참여를 개발할 수 있습니다.

• 인재 유치

잠재적으로 새로운 비즈니스를 유치하는 것 외에도 사무실 이전은 잠재적으로 조직의 미래 리더를 형성하는 데 도움이되는 더 나은 인재 풀을 유치하는 데 도움이 될 수 있습니다. 귀하의 비즈니스 사무실,바람직하지 않은 지역 또는 특히 시골 위치에 도착 하기 어려운 경우 조직의 일환으로 그들의 미래를 직시 하는 훌륭한 후보에 대 한 더 어려울 수 있습니다. 너의 사업의 얼굴로,너의 사무실 위치는 너의 미래안에 역할을 하기 위하여 우측 사람을 끌것을 너가 돕 너의 겸전한 노동 인구의 차세대를 위해 접근 가능한 허브로 선택되어야 한다.

단계 2. 사무실 이동 계획

잘 조직 된 사무실 이동 계획은 새로운 전화 시스템으로 이동하든 다른 사무실로 전환하든 모든 변환 전략에서 중요합니다.

사무실 이전 계획 작성에 대한 다음 팁을 따르십시오.:

• 새로운 기술과 시스템을 수립해야 하는 시점의 기한을 정하여 사무실 이전 일정을 만듭니다.
• 새 위치를 분석하고 그 기능,시설 및 유틸리티를 이해하는지 확인하십시오.워크스테이션,인프라 및 설비에 대한 변경 사항에 대해 생각해 보십시오.
• 사무실 이동이 이동 중인 기존 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 고려하십시오.

3 단계:비용 식별 및 예산 계획

사무실 이동은 비용이 많이 들고 가동 중지 시간으로 인해 발생하는 비용 측면에서 큰 격변이 될 수도 있습니다. 예산을 세우기앞서서 너의 사무실 강제격리수용을 위해 가능한 비용의 모두를 확인하는것은 중요하다. 이 방법,사무실 재배치 프로젝트 관리자는 합리적이고 실현 될 수있는 예산의 수준을 설정할 수 있습니다.

당신이 발생할 수있는 비용과 숨겨진 비용을 연구하기 위해,우리는 고려에 대한 일반적인 이동 비용의 목록을 함께 넣어했습니다.

• 임대료(임대료 검토 및 부가가치세 포함)
• 예금 및 황폐화 수수료
• 계약 중단 수수료
• 행정/대리 수수료
• 보안
• 제거 회사/이전 공급 업체
• 저장 수수료
• 보험
• 서비스 요금
• 보수/인테리어 디자인 비용
• 유틸리티
• 연결 및 통신 공급자 수수료
• 포스트 리디렉션

키를 대조 할 수있는 편리한 시작점 템플릿으로 사무실 이동 비용 체크리스트를 다운로드 사무실 이동 비용.

4 단계:프로젝트 작업 체크리스트 만들기

사무실을 변경하기로 결정하면 이전 과정에서 필수적인 세부 사항을 놓치지 않도록 계획을 세워야 합니다.

효율적으로 처리하지 않으면 사무실 이동으로 인해 여러 가지 문제가 발생할 수 있으며 수익에 심각한 해를 끼칠 수 있습니다. 최고의 생산성을 유지하고 직원 및 고객의 중단을 줄이는 데 중점을 두어 주요 비즈니스 기동을 신중하게 전략화하고 계획하기 위해 일찍 물러나 직원 좌절,송장 누락 및 고객 관계 손상을 방지 할 수 있습니다.

예산을 설정하고 사무실 제거 비용을 예상하면 프로젝트 팀과 직원이 쉽게 따라 할 수있는 명확한 목표와 목적이 포함 된 포괄적 인 프로젝트 체크리스트를 구성해야합니다. 시간 척도에 관한 측정 가능한 목표를 포함하고 다운 타임을 최소화하고 포괄적이고 실현 가능한 작업 체크리스트에 포함 시키십시오.

기억하십시오,당신이 미리 모든 것을 준비하고 최소한의 다운 타임과 직원에 대한 최소한의 중단으로 하루에 이동을 할 수 있도록하는 것은 프로젝트 임박한 사무실 이동을 관리 할 때 중요한 고려 사항입니다.

체크리스트에 포함해야 할 사항:

해야 할 사항:

사무실 이동 관리자 임명

사무실 이전 프로젝트를 진행할 수 있는 한 사람을 임명해야 합니다. 당신이 당신의 전체 팀에서 바이 인을 필요로하고,관리자가 위임 할 사람이 필요하지만,사무실 이동은 예산 책정,계획 및 사무실 이동에 관한 문의에 대한 응답을 담당 할 수있는 사람이 필요합니다.

계획 프로세스에 충분한 시간 허용

사무실 이동 계획 프로세스는 실제로 사무실 이동 마감일보다 약 3-6 개월 앞서 시작해야합니다. 자신에 게 충분 한 시간을 예산,연구,위임 작업,두고 모든 물류는 그 시간 척도에서 실현 되도록 해야 합니다.

우선 순위를 정하십시오(수석 리더십 팀 내에서뿐만 아니라)

사무실 이동으로 무엇을 찾고 있는지 확인하십시오. 그들은 늦은 밤에 떠날 때 직원이 더 나은 주차 또는 안전한 환경을해야 할 수도 있습니다 동안 당신은 단순히 임대 비용을 절감에 초점을 할 수 있습니다. 직원과 함께 설문 조사를 실시하면 더 많은 직원이 프로젝트에 참여하고 참여 느낄 수 있습니다,그래서 당신은 당신의 우선 순위를 대조 할 때 계정에 자신의 요구 사항을 고려해야합니다.

예산 기준 개요

모든 비용이 무엇인지에 대한 일반적인 아이디어가 있으면 전체 예산을 설정하는 것이 더 쉬워야합니다. 것 들 예상 보다 조금 더 추가 하는 경우에 기동에 대 한 작은 공간을 가질 수 있도록 항상 귀하의 예산을 과대 평가 해야 합니다.

현실적인 타임 라인을 만들고 그것에 충실

마감일을 명확하게 요약하고 프로젝트 팀 구성원을 특정 작업에 임명하는 합리적인 타임 라인을 설정하십시오. 마감 시간을 놓치지 않으려 고; 너가 점검표떨어져 일찌기 똑딱거린것을 처리하면 좀더,보다 적게 스트레스가 많게 너의 이동하는 일(및 그것을 선행하는 주)이을 것이다.

하지 마십시오:

직접 이동 하지 마십시오

사무실 제거 회사에 비용을 절감 하거나 혼자 프로젝트를 관리 하는 유혹 수 있습니다,하지만 부하를 공유 해야 합니다. 사무실 이동 프로젝트가 얼마나 광범위 할 수 있는지 과소 평가하지 마십시오. 위임 하 고 무거운 할 수 있도록 신뢰할 수 있는 제거 회사를 고용 해야 합니다.

예산을 과소 평가하지 마십시오

당신이 당신의 사무실 이동의 미세한 세부 사항에 모서리를 절단 할 수 있습니다 자신에게 말하지 마십시오. 비용이 많이 드는 것을 부인할 수는 없습니다. 것을 받아들이고 것이 더 비싸 끄면,너는 완충기가 있는다 하기 위하여 조금 여유를 남겨두십시요. 그렇지 않은 경우 모든 사람이 새로운 작업 환경을 축하 할 수 있도록 팀을 조금 더 대하십시오.

마지막 순간까지 모든 것을 남겨 두지 마십시오

재배치 과정과 관련하여 미루는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 속담에도 있듯이,집을 이동하는 것은 우리가 극복해야 할 가장 스트레스 생활 이벤트입니다. 사무실을 이동 하는 것은 확실히 중요 한 스트레스 없이 오지 않는다 중 하나,하지만 만약 당신이 당신의 시간 일정에 충실 하 고 끝에 물류에 벼락 공부 하지 않습니다,당신의 이동 하루 그냥 실행할 수 있습니다 당신이 예상 보다 부드러운.

직원이나 고객을 제외하지 마십시오

계획을 공유하고 직원이 기여할 수있는 방법을 알려주는 것은 직원의 사기에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 사무실 이동에 너의 직원을 선내에 얻음것은 너의 직원 교전에 완전하다 너의 노동 인구에게서 대량 바이 인을 얻기의 점에서 아주 중요하다. 같은 방식으로 고객과 일찍 의사 소통하고 사무실 이동에 대해 알려주는 것은 장기적으로 고객 관계를 강화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

세밀한 세부 사항을 잊지 마세요

프로젝트 팀과 브레인 스토밍하는 것이 모든 세밀한 세부 사항을 생각하는 열쇠가 될 수 있습니다. 예를 들어,다음과 같이 조달해야 할 수도 있는 일반 소모품 목록을 작성하십시오:

• 다양한 크기의 보관함
• 포장지 및 버블 랩
• 포장 테이블/전용 포장 데스크
• 영구 마커 및 라벨
• 공기 채워진 패딩

귀하의 궁극적 인 사무실 이동 체크리스트

스테이지 1: 기초 마련

• 사무실 이동 프로젝트 관리자 및 프로젝트 팀 임명
• 현재 임대 검토 및 조기 중단 비용 설정
• 기준 설정 및 필요한 직원 설문 조사 실시
• 연구 비용 및 예산 설정
• 사무실 이동 기한 설정
• 연구 사무실 이동 회사 및 사무실 이동 보험 비용
• 비즈니스 요구에 맞는 사무실 공간에 대 한 온라인 검색 시작
• 계획 및 타임 라인 문서화
• 명단,토론 하 고 새로운 선택 2 단계:의사 소통
  • 현재 고객 목록이 최신 상태인지 확인
  • 모든 온라인 및 오프라인에 대한 자세한 감사를 실행하고 필요한 내용을 나열하고 주소로 업데이트
  • 우체국에 새 주소를 알리십시오
  • 법률 팀과 협력하여 필요한 계약을 업데이트하십시오.새 주소
  • 소셜 미디어 및 온라인 계정을 업데이트(구글 비즈니스 등 포함)(필요한 경우 목록 업데이트)
  • 문구 및 브랜딩 자료에 대한 감사를 실행하여 필요한 경우 주소를 업데이트
  • 모든 배달 구독 검토 및 업데이트
  • 계획 내용을 직원에게 전달(참여 방법/참여 가능 여부를 알려주기)
  • 현재 집주인/주주에게 통지(필요한 경우 목록 업데이트)
  • 건물 관리자
  • 전자 메일 서명에서 주소를 업데이트 할 직원의 일기에 날짜 설정
  • 선택한 사무실 삭제 회사 예약
  • 시작 당신의 사무실 이동 물류와 그것에 대해 논의하기 위해 IT 시스템과 장비 필요
  • 보내 주소 변경 사항을 고객,고객,파트너,산업체,미디어 출판물의 구성원 또는 구내구독자
  • 알려주의 인터넷 서비스 공급자의 사무실 이동하고 토론 인터넷 연결이 필요
  • 알리 통신 공급자의 사무실 이동을 정렬을 위해 필요한 모든 업데이트를 귀하의 전화 번호 전화 시스템 또는 케이블의 요구

  세계: 물류 준비

  • 현재 사무용 가구에 대한 감사를 수행하고 필요한 새 가구를 식별
  • 세부 평면도와 치수로 새 사무실 디자인을 매핑
  • 사무실 공간 및 책상 블록에 따라 새 공간 계획
  • 새 사무실 레이아웃에서 회의실 공간 및 공동 공간 식별
  • 외부 공간 배치
  • 외부 공간 배치
  • 필요한 임시 저장소
  • 새 사무실의 문구 및 장비 계획
  • 새 사무실의 보안 요구 사항 설정
• 이사일 전용 주차장을 체크아웃하고 예약하십시오.
• 모든 신규 계약 서류 작성
• 새로운 사무실 공간 및 회의실을 위한 새로운 장비에 대해 토론하고 준비하십시오.
• 빅 데이는 과도한 다운 타임없이 원활하게 실행

5 단계: 사무실 이동 시 사무실 장비 준비

새 사무실로 이동할 때 실제 하드웨어로 무엇을 할 계획입니까? 클라우드 커뮤니케이션으로 이동하려는 경우 또는 이미 호스팅된 시스템이 있는 경우 데스크 전화 및 기타 엔드포인트를 새 위치로 전송하기만 하면 됩니다. 당신은 그 자리에 완전한 비즈니스 커뮤니케이션 시스템이있는 경우,당신은 업그레이드 할 시간인지 여부에 대해 생각해야 할 수도 있습니다,또는 당신과 함께 복용 가치가 있는지 여부.

이사하기 전에 사무실 장비를 준비 할 때 이러한 것들을 고려해야합니다.:

• 너가 너의 새로운 사무실에게 가져오고 싶는 모든 그것과 원거리 통신 자산의 점검표를 만들십시요.
• 모든 자산이 새 위치에 있는 인프라와 잘 작동할지 여부를 결정합니다.
• 클라우드로 전환하여 커뮤니케이션 전략의 다양한 부분을 업그레이드 할 시간인지 결정하십시오.
• 다가오는 통신 인수 또는 업그레이드를 고려하고 이동과 동시에 수행 할 수 있는지 여부를 결정하십시오.

6 단계:통신 시스템 주소 지정

위에서 언급했듯이 통신 시스템의 하드웨어는 사무실 이동 중에 주소를 지정하는 하나의 구성 요소 일뿐입니다. 너는 또한 너의 사업 커뮤니케이션 전략의 각종 다른 부분에 관하여 생각한것을 필요로 할 것이다.

이 통신 시스템 사무실 이동 체크리스트를 고려:

• 새 시스템의 음성 데이터에 대해 수행해야 할 작업을 평가합니다. 새로운 기술 및 클라우드 솔루션을 수용 할 예정입니까?
• 필요한 전화 회선 수를 결정하고 통신 공급자에게 함께 머물기를 원할 경우 알리십시오.
• 기존 전화 번호로 무엇을 할 것인지 결정하십시오. 너의 고객이 이미 그들을 있있으면,그때 그들을 동일물 지킨 가치가 있을지도 모른다.
• 이동의 일부로 사용할 수 있는 업그레이드를 탐색합니다. 추가 대역폭으로 새로운 통신 옵션을 사용할 수 있습니까?
• 당신이 당신과 함께 복용 할 음성 또는 통신 데이터의 백업을 만듭니다. 클라우드 스토리지는 다른 측면에서 신속하게 백업 및 실행 얻을 수 있도록합니다.

7 단계:사무실 이동 시 보안 관리

마지막으로 사무실 이전 시 관리 세부 사항을 간과하지 않도록 주의하십시오. 이제 네트워크 보안을 고려하고 모든 것이 안전한지 확인 할 수있는 완벽한 기회입니다.

사무실 이전 전에 네트워크 보안을 관리할 때 기억해야 할 사항:

• 모든 자산 및 자원의 인벤토리를 만들고 전송 중인 정보를 보호하기 위한 계획을 수립합니다.
• 직원 목록 및 해당 직원이 가져야 하는 네트워크 액세스 권한을 만듭니다.
• 사무실 이전 전에 필요한 경우 보안 정책을 자세히 설명하고 업데이트합니다.
• 보안 공급업체와의 계약을 평가하고 통신 공급업체에서 제공하는 보안 솔루션을 조사합니다.

사무실을 이동하는 것은 최고의 시간에 복잡한 경험이 될 수 있습니다. 다행히도 링센트럴의 유연한 클라우드 기반 통신 시스템을 통해 이동의 스트레스를 최소화하고 비즈니스 중단을 줄일 수 있습니다.