오늘날의 프로젝트 전문가는 가상 프로젝트를 이끌 필요가 점점 더 가상 세계에 살고있다. 원격 팀의 역학은 프로젝트 관리자가 팀과 다르게 의사 소통해야합니다. 이 논문에서는 현재 상황을 소개하고 모범 사례와 실용적인 전략을 공유합니다. 이는 프로젝트 리더가 문화,시간 및 언어 장벽을 해소하고 가상 팀,조직 내의 양 팀 및 다른 조직의 프리랜서 및 파트너를 포함한 팀 간의 거리를 제거하는 데 도움이됩니다.
키워드:가상 팀,가상 리더십
소개
가상 프로젝트 팀은 팀의 적어도 한 구성원이 다른 팀과 멀리 떨어져있는 팀들입니다. 세계화의 조합으로 인해,아웃소싱,가장 재능 있는 사람들의 사용 어디 그들은 기반,유연한 작업,그리고 더 많은,가상 프로젝트는 증가. 오늘날의 프로젝트 관리자는 사실상 프로젝트를 제공 할 수 있어야하며,이 백서는 그들이 그렇게 할 수 있도록 돕는 것을 목표로합니다.
설문 조사
먼저 우리는 전세계 전문가들에 대한 페니 풀란 박사의 설문 조사 결과를 고려하여 오늘날 많은 사람들에게 가상 작업이 도전이되는 것에 대한 더 깊은 통찰력을 얻습니다. 그런 다음 결과를 바탕으로 오늘날의 프로젝트 리더가 가상 프로젝트를 수행하기 위해 적용 할 수있는 모범 사례 및 실용적인 전략에 대한 결합 된 제안을 제시합니다.
그럼 잠수 해 봅시다. 페니는 7 월 2015(풀란,2015)에서 205 프로젝트 전문가와 가상 리더십에 대한 웹 세미나를 실행하고이 주제에 대한 그녀의 초기 질문에 대한 답변을 얻었다. 그런 다음 그녀는 168 명의 참가자와 함께 2015 년 7 월부터 2016 년 2 월까지 진행된 더 자세한 질문을 묻는 설문 조사를 시작했습니다. 이들은 24 개국,주로 페니를 기반으로 66%와 영국에서왔다. 대표되는 다른 국가로는 미국(10%)이 포함되었으며 벨기에,이탈리아,독일,호주,스위스 및 핀란드가 2%에 그 뒤를이었습니다. 참가자의 대다수는 다국적 기업(60%),250 명 이상의 직원이있는 대규모 조직(46%)에서 근무하지만 직원이 10 명 이하인 마이크로 회사(18%)에서 응답 한 사람들도 있습니다. 절반 이상이 가상 팀의 구성원이었고 절반 이상이 가상 작업을 주도했습니다.
참가자들은 자신의 상황에 적용 발견 가상 작업의 모든 도전을 표시하고 실제로 작업 할 때 개인적으로 어려운 발견 무엇에 대해 언급하도록 요청했다. “참여 원격 참가자”는 설문 조사 응시자의 76%가 쳤던 주요 과제로 두드러졌습니다.
도전으로 목록에 다음 의견의 그룹이었다,모두 유사하게 평가:
- 대화의 역학과 뉘앙스 누락(58%)
- 시간대 간 작업(56%)
- 다른 문화에 걸쳐 작업(56%)
- 신뢰 구축(55%)
이 프로젝트의 분 세부 사항을 처리 할 때 특히,프로젝트 리더에 대한 주요 문제입니다.
다음 그룹화 포함:
- 모니터링 작업 완료(47%)
- 동일한 용어 또는 단어에 대한 다른 이해(44%)
- 충돌 감지 및 처리(42%)
- 나는 원격 사람들과 많은 시간을 할애 할 수 없어 그래서 나는 그들뿐만 아니라 지역 팀 구성원을 모른다(42%)
- 다른 언어로 작업(41%)
- 기술 사용(41%)
설문 조사는 가상 팀이 더 생산적으로 함께 작동 만든 일이 무엇인지 물었다. 대답은 자유 형식이었고 가장 인기있는 대답은 프로젝트를 시작할 때 한 번,일년에 한 번 또는 더 정기적으로 얼굴을 맞대고 만나는 것이 었습니다. 기타 일반적인 제안 사항 포함:
- 회의 의제 사용
- 회의 의제 사용
- 회의 의제 사용
- 서로를 알아가고 교감과 신뢰를 쌓는 시간
- 각 팀원의 관점과 그들이 어떻게 일하기를 선호하는지 이해
- 기술 사용하기 쉽고 도전까지
- 혼자 오디오를 통해 비디오의 사용
- 화면 공유 기술의 광범위한 사용
- 모두가 쉽게 액세스 할 수있는 공통 저장소의 사용
흥미롭게도,어떤 사람들은 전화를 사용하는 것을 선호하면서,다른 사람들은 인스턴트 메신저를 사용하는 것을 선호했다. 아마도이 사람들은 다른 세대 출신이었을 것입니다. 이 점을 제외하고 피드백은 매우 일관성이있었습니다.
성공을 위한 전략
앞서 살펴본 바와 같이,성공적인 팀은 회원들이 참여하는 팀이며,그들은 서로 협력하고 신뢰하며 팀의 비전과 성과를 달성하기 위해 효과적으로 협력합니다. 가상 팀을 통해 조직은 전 세계 어디에서나 적절한 기술과 재능을 가진 최고의 인재를 사용할 수 있습니다. 많은 가상 팀에는 아웃소싱 파트너 회사 및 프리랜서 직원이 포함됩니다. 그러나 문화,언어,조직,시간대 및 세대의 경계를 넘어 원격으로 신뢰를 구축하고 협업을 개발하는 것은 매우 어려울 수 있습니다!
물론 우리의 21 세기 기술이 도움이 될 수 있습니다. 이메일,인스턴트 메신저,전화 및 화상 회의,서로 화면을 공유 할 수있는 기능,통신을 지원하고 정보 저장소를 제공하는 협업 소프트웨어는 정말 도움이됩니다. 그러나,이 모든 기술에도 통신은 서로 다른 책상에 걸어 서로 잡을 수 있는 효과적인 얼굴을 맞대고 팀에 비해 힘든. 너무 자주 동료의 피드백이 느리고 의사 소통이 어렵습니다. 신체 언어의 즉각적인 피드백없이,사람들은 정보를 잘못 해석 할 가능성이 더 높습니다,이는 가상 환경에서 오해로 이어질 수 있습니다.
프로젝트 관리자가 효과적인 가상 리더가되는 데 도움이되는 몇 가지 모범 사례를 살펴 보겠습니다.
시작부터 효과적인 가상 회의 실행
가상 팀 회의는 훌륭한 가상 팀의 핵심이며 열악한 회의는 실제로 생산성에 영향을 미칩니다. 설문 조사에서 프로젝트 관리자의 핵심 과제는 원격 참가자를 참여시키는 것이 었습니다. 원격 동료 간의 정기적 인 접촉은 팀의 일원이라고 느끼는 데 도움이되지만 효과적이고 매력적인 회의는 더 많은 것을 필요로합니다.
회의 시작시 합의 된 명확한 작업 방법은 모든 사람이 효과적으로 협력하는 방법을 아는 데 도움이 될 것입니다. 일반적으로,이들은 당신이 기여할 때 당신의 이름을 진술하고 참석 모두가 잘들을 수 있도록,그들은 시끄러운 환경에있는 경우 사람들이 음소거 있는지 확인 등이 있습니다.
가상 회의를 위한 또 다른 유용한 전략은 사람들을 폴링하는 것이다. 투표는 참가자들에게 자신의 의견을 묻는 것을 의미합니다. 페니는 그녀의 한 시간 회의 통화에서이 몇 번을 수행,종종 약 20 분 전화로 사십분. 그것은 진짜로 당신이 이것을 할 것이라는 점을 당신의 사실상 회의의 시작에 당신의 자신의 참가자를 알리는 것을 돕는다,그 때 사람들이 정신적으로 체크아웃하고 다른 일을 하기 멀리 보다 적게 할 것 같기 때문에.
속도를 높이기 위해 천천히
앞서 경주하는 것이 유혹적이지만,속도를 늦추는 것은 프로젝트 관리자에게 필요한 것,각 팀 구성원을 움직이게하는 것,일이 어떻게 작동하는지,팀이 원활하게 운영하는 데 도움이되는 것을 이해할 수있는 시간을 제공합니다. 그룹으로 팀 헌장을 건설하,팀이 함께 운영할 것이다 까 라고 합의하기 위하여 정면높은 쪽으로 시간을 걸리는것은 진짜로 도움이 된다,그로 인하여 많은 함정을 전방 기피한. 공유 된 목표와 강력한 목적을 가진 공통의 비전과 목표는 팀 구성원이 자신의 자리를 찾고 가상 동료와 함께 작업하는 데 도움이됩니다.
가상 환경에서 이와 같이 속도를 늦춤으로써 팀 리더는 궁극적으로 팀을보다 효과적이고 신속한 프로젝트 제공으로 나아갈 수있는 기반을 마련했습니다.
팀 참여를위한 커뮤니케이션
프로젝트 관리자는 이미 프로젝트에 대한 이해 관계자를위한 커뮤니케이션 계획의 사용에 익숙합니다. 그것은 그들의 사실상 팀안에 계획 커뮤니케이션안에 다량 배려를 가지고 가는 이해된다. 이 계획은 각 팀 구성원의 개별적인 필요와 선호도에 따라 프로젝트 과정에서 팀 구성원이 어떻게 상호 작용 하는지를 고려해야합니다. 그것은 정보를 공유하고 문서를 저장하기위한 가상 회의 및 협업 도구 모두,너무 기술을 포함해야한다. 이 기술은 팀의 요구 사항을 충족하고 사용하기 쉬운 있는지 확인합니다. 유용한 옵션에는 회의를 놓칠 경우 사람들이 따라 잡을 수 있도록 녹음을 할 수있는 기능이 포함됩니다. 귀하의 팀에서 입력을 얻을 하 고 프로젝트 개발로 계획을 업데이트 해야 합니다.
가상 작업 내에서 사람들을 참여시키기 위해 여러 전략을 사용하는 데 도움이됩니다. 팀 구성원의 얼굴 이야기,영상 및 사진을 사용하여 사람들이 참여를 유지할 수 있도록 도와줍니다.
팀과의 개별 연결 구축
팀과의 커뮤니케이션 부분에는 팀 구성원과의 일대일 상호 작용이 포함됩니다. 사람들의 우려를 듣고 그들이 직면 한 문제를 극복 할 수 있도록 시간을 가지십시오. 이 프로젝트에 참여 하 고 그들이 완료 해야 하는 많은 작업 사이 우선 순위를 사람들이 도움이 될 것입니다.. 그것은 신뢰를 구축하는 데 도움이,두 가지 방법! 때로는”감사합니다”라고 말하는 필기 카드와 같은 개인적인 접촉은 사람들이 감사하게 느끼고 팀의 일부로 만드는 데 매우 강력 할 수 있습니다.
비디오 사용
페니 설문 조사에서 사람들에게 핵심 과제는”대화의 역학과 뉘앙스를 놓쳤다.”사람들을 참여시키고 가능한 한 많은 신체 언어와 대화의 뉘앙스를 얻는 한 가지 방법은 가능한 한 얼굴을 맞대고 회의를 사용하는 것입니다. 이것들은 함께 배치 할 필요는 없지만 비디오를 통해 달성 할 수 있습니다. 이것은 사람들이 당신이 무엇을 의미하는지 볼 수 있도록하고 당신이 할 수있는 한 많은 통신을 선택하는 데 도움이됩니다.
충돌에 대한 눈과 귀를 열어
충돌은 종종 넓은 다문화 혼합 및 지리적 분리(루이 외. 2008)(모텐슨&힌즈,2001). 공동 배치 된 팀에서는 충돌이 발생하는 것을 쉽게 볼 수 있으며 문제를 해결하기 위해 관련된 개인과 채팅 할 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 충돌 경고하지 않는 한 원격 팀에서,그것은 주목 성장하고 문제를 일으킬 가능성이 높습니다! 충돌을 묵살하,일어나고 있지 않는 가장하는것을 유혹하는것을 수 있는 동안,사실상 충돌은 통제에서 성장할 것이다 신속한 주의를 필요로 한다.
조직 내외부의 가상 팀 구성원을 모집할 때 원하는 것을 파악하십시오
가상 프로젝트 관리자는 전 세계의 팀 구성원을 모집하여 외부인과 내부 리소스를 유치 할 수 있습니다. 역할에 적합한 사람을 선택할 수 있으려면 프로젝트 관리자 또는 인사 담당자가 팀에 필요한 지식,경험 및 개인적 특성뿐만 아니라 필요한 특정 기술을 잘 파악해야합니다. 당신이 이것을 필요로 하는 경우에 문화저 쪽에 잘 교통하,시간대의 맞은편에 일하기 위하여 가동가능할 사람들을 위해 밖으로 보십시오. 그것은 너무 사용할 수 있는 몇 가지 예비,앞서 위험을 커버 하는 것이 좋습니다 수 있습니다.
팀 구성원 개발 기억
성공적인 프로젝트의 경우,팀 구성원이 미래뿐만 아니라 자신의 프로젝트에 대한 자신의 능력을 개발하는 데 도움이 의미가 있습니다. 그들의 현재 기술 및 그들의 잠재력을 알고 실현 하 고 그들의 재능을 적용 하는 데 도움이 추구.
요약
이 백서에서는 많은 수의 프로젝트 관리자의 견해와 가상 팀의 해야 할 일과하지 말아야 할 일에 대한 실용적인 전략에 대한 아이디어를 들었습니다. 우리는 당신에게 가상 팀의 증가를 포함하는 미래의 모든 최선을 기원합니다. 우리는 당신이 당신의 가상 팀에 적합한 사람을 확보하고 효과적으로 함께 작업 할 수 있도록 실천에 우리의 아이디어를 넣을 수 있기를 바랍니다.
저자 소개
페니 풀란 박사는 까다로운 프로젝트(위험하고 모호한 요구 사항,가상 팀 및 분리 된 이해 관계자)와 씨름하는 산업 전반에 걸쳐 사람들을 돕습니다. 가상 리더십에 페니의 책은 올해 나온다. 다른 책들은 위험,비즈니스 분석 및 리더십을 촉진하는 데 중점을 둡니다. 그녀의 의회 세션은 도전과 재미,그리고 그녀는이 논문의 독자들에게 그 약간을 가로 질러 오는 희망.
에비 프로코피는 포춘 100 대 기업의 프로젝트 인적 자원 관리 전문 기업으로,팔로 알토 네트웍스의 프로그램 관리 컨설턴트,패러다임 솔루션의 프로젝트 관리 디플로마 평가자,로이드 레지스터의 프로젝트 관리 트레이너로 일하고 있습니다. 그녀는 여행을 많이하며 거의 모든 대륙의 사람들과 협력하여 그녀를 다문화 전문가로 만듭니다.
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유럽 독립 전문가 포럼. (2013). 미래 작업:유럽의 독립적 인 전문가의 부상. http://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
프리랜서 연합&엘란 스 데스크에서 검색. (2014). 새로운 인력의 국가 조사 및 미국에서 자유 계약. 이 연구에서는 연구 결과에 대한 연구 결과를 제공합니다. 문화적 다양성,갈등 및 갈등 관리가 글로벌 가상 팀의 성과에 미치는 영향. 제 4 회 국제 무선 통신,네트워킹 및 모바일 컴퓨팅 컨퍼런스,중국 대련.
모텐슨,엠.,&힌즈,피.(2001). 지리적으로 분산 된 팀의 갈등 및 공유 정체성. 국제 갈등 관리 저널,12(3),212-238.
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풀란,피(2016)가상 리더십:가상 작업과 가상 팀을 최대한 활용하기위한 실용적인 전략. 런던:코간 페이지