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서류정리 기능은 기록의 적당한 정비에서 돕는다 그런 방법으로 편성되어야 한다. 필요한 경우 언제든지 레코드를 사용할 수 있어야 합니다. 사무실 관리자는 서류 정리가 중앙 집중식 또는 분산 된 중앙 집중식 서류 정리와 분산 된 서류 정리가 모두 자신의 장점과 단점을 가지고 있는지 여부를 결정해야합니다.
1. 중앙 집중식 파일링 시스템:
그것은 문제의 여러 부서에 관한 모든 기록이 한 장소 또는 중앙 사무소에 제출되는 시스템입니다. 즉,조직의 개별 부서 또는 섹션은 기록 제출을 수행하지 않습니다.
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중앙 집중식 파일링 시스템의 장점
1. 그것은 전문가의 통제하에 넣어 이것은 더 많은 효율성을 용이하게한다.
2. 사용 가능한 공간은 경제적으로 사용됩니다.
3. 그들에 대한 효과적인 통제가있을 것입니다.
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4. 서류 정리 장비 및 작업(분산 시스템에서와 같이)의 중복이 없으며 서류 제출에 경제가 있습니다.
5. 서류를 제출하고 꺼내 균일 한 표준이있다. 이 문서의 빠른 위치를 할 수 있습니다.
6. 사람들,또 다시 같은 일을 할 사람은 자신의 일에 전문가가된다. 이것은 더 큰 효율성을 추가합니다.
7. 서류는 같은 날 제출됩니다.
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8. 누락 된 파일 또는 논문의 위치는(표시기의 적절한 사용에 의해)쉽게 알려져있다.
중앙 집중식 파일링 시스템의 단점
1. 부서 머리가 어떤 편지의 긴급한 필요에있을 때,이 때문에 긴 절차의 시간에 그를 도달하지 않습니다. 이 주요 단점이다.
2. 오류가 발생할 수 있습니다.
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3. 신고 부서가 먼 방에있는 경우 많은 시간이 소비됩니다.
4. 엄밀한 규칙은 파일을 주고 돌려보내기에서 거기 있다. 규칙은 거래보다 더 중요해진다.
5. 비밀은 유지될 수 없다.
2. 분산 파일링 시스템
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이 시스템 하에서 서류 정리는 한 곳에서 중앙에서 독립적으로 수행되지 않고 다른 부서에 의해 수행됩니다. 각 부는 분리되는 장비를 설치하고 서류정리 일을 돌보기 위하여 직원을 임명한다. 이 시스템은 부서별 파일링 시스템이라고도합니다.
분산 파일링 시스템의 장점
1. 적당하고,간단하고 쉬운 방법은 부의 편익에 따라 채택될 수 있습니다.
2. 파일을 쉽고 빠르게 사용할 수 있습니다.
3. 파일의 빠른 가용성은 더 많은 효율성을 용이하게한다.
4. 비밀을 유지할 수 있습니다.
5. 그는 단지 몇 글자를 처리 할 수 있기 때문에 수신 서기는 실수없이 편지를 제기 할 것이다.
분산 파일링 시스템의 단점
1. 한 조직,다른 부서에서는 다른 제출 방법을 따를 것입니다. 따라서 표준 시스템이 우선하지 않습니다.
2. 제출 서기는 다른 많은 작업;그는 파일링 시스템의 전문가가 될 수 없습니다.
3. 사무원의 부서 간 전송은 다른 부서의 파일링 시스템을 이해하지 못할 것입니다.
4. 1 개의 문서가 2 개 이상 부에 관련시키는 경우에,문서 제출에 있는 어려움이 있을 것입니다.
5. 서류 정리는 서류 정리와 함께 할 다른 많은 작업을가지고 서 기의 편의에 할 것입니다. 따라서 그는 편지를 분실하거나 다른 레지스터에 보관하거나 눈에 띄지 않게 남겨 둘 수 있습니다.