최선의 방법으로 조직 된 회의는 실제 작업을 수행 할 수있는 좋은 방법입니다. 내가 계획하고 효율적인 방식으로 내 프로젝트를 추적 할 때 나는 내 관리 연습에서이 규칙을 따릅니다. 프로젝트(관리)회의가 팀 커뮤니케이션,리더십 및 팀워크를 개발하는 데 중요한 역할을한다는 것을 확실히 알고 있습니다. 또한 프로젝트 회의를 통해 최상의 그룹 결정 및 솔루션을 생성하기 위해 지정된 공식 토론 및 워크샵을 구성 할 수 있음을 확인합니다.
그래서 프로젝트 회의 정의를 제공하고,킥오프 회의가 무엇을 의미하는지 설명하고,일반적인 회의를위한 의제를 작성하는 방법을 설명하는 이 기사를 작성하기로 결정했습니다. 나는 당신이 프로젝트 관리자의 경력을 개발 특히,내 일이 당신을 위해 도움이 될 것입니다 생각합니다. 프로젝트 관리 회의 프로젝트 구현 라이프 사이클에 걸쳐 실시 되 고 필요 하 고 정기적인 이벤트 이기 때문에 정의 이해 하 고 의제를 계획 하 고 킥오프 회의 준비 하는 방법을 알고 당신을 위해 매우 중요 한 것 같아요. 그래서 기사를 읽고 여러분의 의견과 제안을 남겨주세요. 사전에 감사합니다!
회의 정의
프로젝트 회의는 정보를 배포하고 팀 및 이해 관계자와 의사 소통하는 효과적인 방법을 말합니다. 이 프로젝트 회의의 많은 종류 및 유형이있어,때로는 이벤트의 모든 측면을 커버 할 수있는 포괄적 인 프로젝트 회의 정의를 제공하기 어렵다. 이 기사에서는 프로젝트 회의에 대한 일반적인 정의를 제시합니다.
프로젝트 회의는 계획된 목표 및 예상 결과에 따라 프로젝트 전달에 더 빠른 기여 그룹 결정을 생성하기위한 목적으로,문제를 논의 제안,승인 또는 제안을 거부하여 다른 참가자 및 이해 관계자와 의사 소통에,공유 또는 프로젝트에 관심이있는 모든 사람을 포함하는 정기적 인 이벤트입니다.
다음은 여러 종류의 프로젝트 회의입니다:
- 정기 팀 회의는 프로젝트 실행 과정에서 여러 번 조직되고 수행 될 수있는 가장 빈번한 회의입니다. 정기(매일,매주,매월)회의가 예정되어 있으며 커뮤니케이션 관리 계획에 항목별로 표시됩니다.
- 변경 관리 회의는 변경 관리위원회에 의해 구성되며 변경 요청을 검토하기위한 것입니다. 이사회는 발생한 모든 변경 사항을 승인하고 정보 및 후속 조치를 위해 이해 관계자와 의사 소통하는 것에 대한 결정을 내립니다.
- 현황 검토 회의는 프로젝트의 현재 진행 상황과 성과에 대한 정보를 교환하고 분석하기 위해 정기적으로 조직됩니다. 이러한 회의 중에 프로젝트 관리자는 팀 및 이해 관계자가 현재 성능 수준 및 작업 진행 상황에 대한 가시성을 확보 할 수 있도록 참가자들 사이에 성능 보고서를 배포합니다. 상태 검토 회의를 성능 검토라고도 합니다.
킥오프 회의
프로젝트 킥오프 회의는 프로젝트 초기(또는 특정 단계)에서 개최되는 계획 이벤트(일반적으로 워크숍의 형태로 조직되고 수행됨)로 프로젝트를 전달하는 데 관련된 모든 사람이 목표,절차 및 계획을 명확하게 이해할 수 있도록합니다.
킥오프 회의는 종종 팀 리더의 도움을 받아 프로젝트 관리자가 팀 구축 및 훈련을위한 활동을 발표 할 때 팀 구축 프로세스의 공식적인 시작으로 간주됩니다. 회의가 어떤 계획사업 단계의 처음에 편성되면,실제적인 계획 및 절차에 계획사업 목표의 팀 이해를 맞추는 방법으로 흔하게 봉사한다.
프로젝트 킥오프 회의의 일반적인 의제는 다음과 같은 항목을 포함합니다:
- 주요 단계,목표,이해 관계자,성공 기준,비즈니스 필요,결과물 등을 포함한 관리 프레임 워크를 수립하십시오.
- 비즈니스 사례를 검토하고 업데이트(필요한 경우)합니다.
- 관리 책임 및 역할,보고 절차,통제,거버넌스 문서 등을 포함한 거버넌스 구조를 만듭니다.
- 주요 이정표,작업 순서,우선 순위 지정,작업 종속성 등을 포함한 계획 활동을 시작합니다.
- 실행 위험 분석을 통해 위험 관리 프로세스를 시작합니다.
- 팀 구성.
- 품질 관리 및 보증 절차를 포함한 품질 관리 계획을 수립하십시오.
프로젝트 킥오프 회의 의제(템플릿)
계획 현황 회의 팁
프로젝트 관리자 역할을 수행하는 경우 정기적으로 프로젝트 회의를 계획하고 수행할 준비가 되어 있어야 합니다. 이 프로젝트 관리 업무의 일부가 될 것입니다. 프로젝트 미팅은 프로젝트가 계획대로 진행되고 있으며 문제가 올바른 방법으로 해결되고 있는지 확인하는 데 도움이됩니다.
다음 프로젝트 회의 계획 팁은 회의를 구성하는 방법과 노력을 더욱 효과적으로 만들기 위해 필요한 필수 사항을 이해하는 데 도움이되도록 설계되었습니다. 여기에 팁이 있습니다:
- 목표를 설정하십시오. 이 프로젝트 회의 팁은 명확한 회의 목표를 설정하지 않으면 결과가 나오지 않고 솔루션이 생성되지 않기 때문에 회의가 실패 할 것으로 가정합니다. 회의 날짜를 예약에 결정 하기 전에 일련의 스마트 목표를 설정 했는지 확인 합니다. 스마트,측정,달성,관련성과시기 적절한 특정 의미한다.
- 회의 의제를 작성하십시오. 개발 하 고 의제를 다음 상태 회의 짧은 아직 더 효과적으로 만들 수 있습니다. 당신은 예상 결과와 적시에 회의를 완료 할 수있는 더 많은 기회를 얻을. 시작 날짜 2-3 일 전에 의제를 만들고 예약 및 우선 순위가 지정된 이벤트 목록을 포함해야합니다. 회의 스케줄링 소프트웨어는 그렇게 도움이 될 것입니다.
- 문서를 정리하십시오. 즉,회의 문서를 최대한 짧게 만들어야 합니다. 당신이 회의를 개최 종이 더미를 사용하는 경우,당신은 여러 문서가 드 동기를 부여하고 팀을 오도하고 혼란을 일으킬 수 있기 때문에 실패 할 가능성이있어. 그래서 회의를 유지하기 위해 1~2 장의 종이를 보관해야합니다. 또한 의제의 일반적인 항목을 포함하고 해결해야 할 문제를 설명하는 검토 회의 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다.
- 적절한 사람들을 초대하십시오. 팀의 구성원은 분명히 프로젝트 관리 회의의 주요 참석자입니다. 그런데,때때로 몇몇 회의는 연장자에게서 누구를 요구한다. 이 프로젝트 회의 계획 팁에 따라,당신은 고위 관리의 참여가 필요한 경우 사전에 알고 다음 우려 모든 사람이 곧 회의 및 해결해야 할 문제를 통지되어 있는지 확인해야합니다. 편의를 위해 회의 계획 소프트웨어를 사용하여 할 일 목록 및 의제에 메모를 작성할 수 있습니다.
- 적절하고 편안한 물리적 환경을 조성하십시오. 특히 여름철이면 프로젝트 회의가 편안하고 통풍이 잘되는 방에서 실시되어야 합니다. 참가자들에게 차가운 물,차,커피 또는/및 청취자가 더 편안하게 느낄 수있는 무알콜 음료를 제공하는 것을 잊지 마십시오. 이 회의 계획 팁에 따라 할 일 목록에 레코드를 추가하고 회의 시작 전에 미리 준비 할 모든 음료 목록을 만들어야합니다.
- 회의를 제 시간에 시작하고 완료하십시오. 이벤트가 일정 외출하는 경우 사람들은 좋아하지 않는다,아마 늦은 회의보다 더 실망 아무 것도 없다. 이 프로젝트 회의 팁은 모든 참석자가 시작 및 종료 시간을 알고 있는지 확인해야한다고 말합니다. 참석자에게(구두 또는 서면)알림을 보내는 것이 좋습니다. 또한 회의 계획 소프트웨어를 사용하여 이메일 알림을 설정하고 전자 알림을 보낼 수 있습니다.