그 개념에서 완료까지 프로젝트를 보는 것은 어려운 작업이 될 수 있습니다. 활성 프로젝트 관리는 일반적으로 다른 파벌과위원회에서 입력을 필요로한다. 이 중 하나는 운영위원회입니다.
이 기사는 운영위원회가 무엇인지,프로젝트 관리의 목적,왜 하나,다른 도전 과제 및 모범 사례를 갖는 것이 필수적인지 심층적으로 살펴 봅니다.
운영위원회란 무엇인가?
운영위원회는 고위 이해 관계자와 전문가로 구성된 자문기구입니다. 위원회는 프로젝트 또는 회사가 이미 직면 할 수있는 몇 가지 문제에 대한 지침을 제공합니다. 여기에는 예산,회사 정책,마케팅 전략 및 전반적인 관리가 포함됩니다.
운영위원회의 성격상,위원들은 프로젝트 관리 방식에 대해 상당한 발언권을 갖고 있다. 위원회는 주로 주어진 프로젝트를 실현하는 데 사용되는 방향,범위,일정,예산 및 방법에 관심이 있습니다.
누가 운영위원회의 일부를 구성?
조직의 정규 직원이 운영위원회에 앉을 수 있는지 궁금 할 경우 대답은’아니오’입니다. 이 위원회는 엄격 하 게 조직 또는 고위 임원 및 필수 이해 관계자와 같은 특정된 프로젝트에 중요 한 영향을 가진 구성원으로 구성 됩니다.
왜 우리가 당신을 고용해야합니까? 5 우수 답변
예를 들어,프로젝트를 진행할 때 위원회는 프로젝트 관리자,고객의 중요한 외부 이해 관계자 및 전문가로 구성됩니다. 운영위원회는 최고 경영진,주어진 이사회 구성원 및 조직의 부서장으로 구성됩니다.
모든 운영위원회의 구성은 조직마다 다를 수 있음을 명심하십시오. 그러나 몇 가지 지침을 준수해야합니다. 맨 위에는 위원회를 이끄는 의장이 있다.
그/그녀는 다른 구성원에 의해 선택되며 프로젝트를 소유하지 않습니다. 위원장은 다른 위원회 위원들과 협력하여 공정성을 위한 공간을 마련해야 한다. 또한,운영 위원회와 함께 올라 오고 있는 동안 다양 한 회원을 수용 해야 하는 마음에 계속.
위원들은 아이디어와 의견의 공유를 강화하기 위해 위원회가 감독하는 다양한 기능을 대표해야 한다. 다양한 회원은 또한 더 열린 토론을위한 공간을 만듭니다. 또한 이해관계자의 주요 역할은 프로젝트가 비즈니스 목표와 일치하는지 확인하는 것입니다.
운영위원회의 역할은 무엇인가?
앞서 언급했듯이 운영위원회는 다양한 이해 관계자와 회사 임원으로 구성된 자문 그룹입니다. 그들은 회원이 직접 프로젝트 관리자와 함께 작업,다양한 프로젝트에 대한 의사 결정을 마련하는 데 도움이.
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다른 기능은 다음과 같습니다:
- 옹호
운영위원회는 조직 전체의 다양한 이니셔티브와 프로젝트에 대한 옹호 역할을합니다. 그것은 일반적으로 최고 경영진과 전문가들로 구성되어 있음을 알아 두셔야합니다.
- 전략 및 목표 설정.
운영위원회는 프로젝트의 전략적 방향을 제시한다. 또한 예산 책정,자산,돈,시간,시설,마케팅 및 고용과 같은 관련 주제에 대한 의견을 조언하고 제공합니다. 그들의 직업의 일부는 목표와 프로젝트 범위를 수립하는 것을 포함합니다.
- 성공 측정 방법
성공 측정에는 다양한 매개 변수가 있습니다. 운영위원회는 특정 제품의 성공을 측정하는 방법을 결정하는 책임을집니다.
- 모니터링
운영위원회는 자문기구일 수 있지만 모니터링 임무도 맡고 있다. 이 프로젝트는 원하는 품질을 충족하고 결정되었을 수있는 조정을 모니터링 할 수 있도록합니다. 또한 프로젝트 프로세스 및 계획을 모니터링,이는 프로젝트의 성공을 위해 중요하다.
위원회는 또한 프로젝트 또는 비즈니스 위험을 식별하고 모니터링하여 이를 제거하는 방법을 제시한다.
- 전문가 의견 제공
운영위원회는 프로젝트 또는 전체 비즈니스와 관련된 다양한 우려 사항에 대해 전문가 의견을 제공하는 전문가로 구성됩니다. 그들의 입력은 일반적으로 특히 상대적으로 복잡한 프로젝트에서 작업 할 때 필수적입니다.
- 충돌 해결
특히 특정 프로젝트에서 작업 할 때 불일치가 일반적입니다. 이러한 위원회들이 전체 프로젝트에 간섭하지 않도록 하기 위해,이 위원회들은 당사자 간의 갈등을 해결하여,무엇이 최선인지에 초점을 맞추는 데 더 많은 시간을 할애한다.
- 문제 해결
자문 기관의 역할 중 하나는 조직이 직면 할 수있는 문제를 다루는 방법을 찾는 것입니다. 전략위원회에 앉아 전문가 덕분에,그것은 다른 문제 해결 아이디어를 개발할 수 있습니다.
- 의사결정
운영위원회의 역할은 대부분 자문을 중심으로 이루어지지만,의사결정에도 참여한다. 회원의 입력을 통해 프로젝트 계획 또는 주어진 계획에 대한 제안 된 변경 사항을 평가,승인 또는 거부 할 수 있습니다.
위원회는 또한 위원들이 주어진 프로젝트를 수행할 프로젝트 관리자 및 기타 전문가를 선정할 수 있는 권한을 가지고 있기 때문에 역할 할당에 참여한다.
이러한 역할에서 운영위원회는 자문 및 관리 기관으로 동시에 활동한다는 것이 분명합니다. 그들은 뿐만 아니라 문제점을 확인하고 그러나 또한 해결책에 오른다.
왜 조직은 효과적인 운영위원회가 필요합니까?
모든 프로젝트가 운영위원회의 서비스나 관리를 필요로 하는 것은 아니다. 그러나 프로젝트가 부서 간 상호 작용과 이해 관계자의 참여를 많이 포함하는 경우 운영위원회가 유용 할 수 있습니다.
모든 운영위원회의 주요 기능 중 하나는 부서와 이해 관계자간에 발생할 수있는 갈등을 해결하는 것입니다. 또한,부서 간 상호 작용을 많이 포함하는 프로젝트에 스티어링 커뮤니티를 갖는 것은 목소리가 전례 간다 것을 보장하지 않습니다.
효과적인 운영위원회는 또한 프로젝트를 에이스하고 예산을 유지하며 원래 범위의 다양한 변경 사항을 분석 할 수있는 올바른 프레임에 팀을 유지합니다. 운영위원회는 성공을 촉진하거나 프로젝트를 실패하게 만들 수 있으며,이는 효과적인 프로젝트를 갖는 것이 필수적인 이유입니다.
좋은 운영위원회를 만드는 방법
이제 우리는 운영위원회가 얼마나 중요한 이해,그것은 우리가 효과적인 하나를 만드는 방법을 이해하는 높은 시간이다. 지도자는 효율적인 프로젝트 운영에 대 한 좋은 위원회를 퍼 팅에 정보통된 결정을 내리는 방법을 알고 있어야 합니다.
다음은 좋은 운영위원회를 설정하기위한 가이드 중 일부입니다:
- 올바른 사람을 선택
영향력있는 운영위원회를 마련하는 첫 번째 단계는 좌석을 할당 할 사람을 아는 것입니다. 누구 든 지 팀과 함께 올라 오고 있다 오른쪽 개인을 선택할 때 여러 가지를 고려해 야 합니다.
첫째,사람의 성격이 많이 중요합니다. 운영 위원회가 다른 개인의 변상될 이니까,남자이거나 여자는 팀안에 일해야 한다. 둘째,조직적 대표성을 고려해야 한다.
대규모 프로젝트에서 작업하는 동안,여러 부서는 좋은 의사 결정 능력을 가진 사람에 의해 표현되어야한다.
- 통신
통신은 관리에 필수적인 도구입니다. 너가 효과적인 운영 위원회를 창조한것을 조준하면,모두가 계획,묘사,목적,및 현재 범위대하여 동일한 페이지에 있는 것을 지키십시요.
당연하게도,사람들은 이 위원회의 성격에 따라 다른 경험을 하게 될 것이다. 그러나,그들은 항상 프로젝트 또는 조직에 관한 주어진 시간에 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있어야합니다.
또한,통신 및 브리핑이 필요해야한다. 이것에 관하여 가는 제일 방법은 위원회 일원이 그들자신사이에 그리고 계획사업 매니저와 교통할 수 있는 방법을 개발한것을 이다.
다른 팀이 특정 질문에 답하고 진행 상황을 업데이트하기 위해 운영위원회와 만날 수있는 계획도 마련되어야합니다. 가능한 경우 리더는 회사 인트라넷을 사용하여 진행률 업데이트를 제공 할 수 있습니다.
프로젝트가 완료되면,지도자들은 위원회 위원들과 브리핑을 구성하여 그 과정을 명확하게 이해하고 발생했을 수 있는 문제를 이해해야 한다.
- 간단한 목표와 규칙 설정.
목표와 규칙은 운영위원회 위원들이 효과적으로 전달하기 위해 의존하는 도구이다. 따라서 지도자는 명확한 규칙과 목표가 있는지 확인해야합니다. 그들은 질문 하 고 예산,적시 변경,마감일,및 결정적인 계획 오기 전에 구현 될 수 있는 다른 아이디어에 관한 질문에 대답 해야 합니다.
- 정기 회의
효과적인 운영 위원회를 위해서는 후속 회의가 필요하다. 그러나,그들은 너무 자주해서는 안,그렇지 않으면 팀은 효율적이지 않습니다. 운영위원회를 담당하는 사람들은 필요한 경우에만 회의를 구성해야합니다.
일부 의제는 예산 및 범위 변경에 대해 논의 할 수 있습니다. 만 중요한 것은 운영위원회 위원의 관심을 필요로한다. 또는 자주 변경 사항이 없을 경우 회의가 진행됨에 따라 리더가 벤치 마크 회의를 구성 할 수 있습니다.
모든 회의는 모든 사람의 시간을 절약하기 위해 목적이 있어야합니다.
운영 위원회 개발을 위한 모범 사례
프로젝트 팀의 성공을 돕기 위한 효과적이고 효율적인 운영 위원회를 만들기 위해서는 많은 노력이 필요하다. 다음은 작동할 수 있는 몇 가지 유용한 팁입니다:
- 교육 및 코칭 제공
운영위원회의 모든 구성원이 동일한 수준의 서비스를 제공 할 수있는 것은 아닙니다. 일부 프로세스에 새로운 수 있습니다 및 따라서 힘든 시간 주위 기동. 그들을 돕는 가장 좋은 방법은 교육 및 코칭을 제공하는 것입니다.
경험은 생산성에 큰 역할을 한다. 위원회 위원이 그들의 모두를 줄 것을 지키기 위하여는,지도자는 새롭기도 하고 경험있는 위원회 위원을 포위하는 질 교육을 제안해야 한다.
이 작업을 수행하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그러나 리더는 사용 된 방법이 모든 팀 구성원에게 작동하는지 확인해야합니다.
- 팀 관리 가능 만들기
운영위원회 팀은 관리가 가능해야하며,이를 달성하는 가장 좋은 방법은 올바른 인원을 확보하는 것입니다. 지도자는 운영 위원회 팀이 작지도 않고 크지 않다는 것을 보증해야 한다. 어떤 팀에 정확한 수를 있는 것은 관리를 노력하지 않게 한다.
가능한 경우 팀은 10 명 미만으로 구성되어야합니다. 모두안에 모두,크기는 부의 모두를,그렇지 않으면 최대량,대표해야 한다. 구성은 또한 효율성을 방해하기에 너무 커서는 안됩니다. 여러 사람을 관리하는 것은 매우 번거로울 수 있습니다.
- 회의 전에 의제를 제공합니다.
영향력있는 운영위원회를 개발하는 것은 회의를 담당하는 것을 포함합니다. 위원회 위원들에게 회의 의제를 미리 공개하면 절차가 빨라지고 효율성이 높아집니다. 아무도 회의 시간에 먹을 것 이다 혼란과 불확실성을 발생으로 전혀 단서와 회의실로 걸어 싶어.
프로젝트 정보에 관한 모든 의제는 그들이 만나기 전에위원회에 제공되어야한다. 그것은 회의가 일어나기 전에 일원이 질문을 생각해내는 것을 허용해,시간을 절약하고 더 긴요한 문제점을 위한 방을 창조한.
- 빠른 의사 결정
효과적인 프로젝트 팀을 개발하기 위한 모범 사례 중 하나는 빠른 의사 결정을 촉진하는 것입니다. 프로젝트가 지연되는 이유 중 하나는 결정에 도달하는 데 걸리는 시간입니다. 더 많은 시간을 들여 정보에 입각 한 의사 결정을 향상 시킨다고 주장 할 수 있지만 그룹이 참여할 때 번거로워집니다.
대부분의 경우,의사 결정 길이에 대해 정의된 매개 변수가 설정되지 않은 경우 특히 최대 24 시간이 걸리는 의사 결정은 일주일이 걸립니다. 모든 일원이 지도자가 정책 입안 과정을 서두르고 있다 느낀다 만일에 대비하여,전부 목적이 모든 경계선이 만나진다 하기 위하여 효율성을 몰는 이는 것을 이해하기 위하여 만들어야 한다.
빠른 의사 결정을 통해 팀 구성원은 일정을 정리하고 프로젝트와 관련된 다른 사항에 집중할 수 있습니다.
- 프로젝트 관리자를 위원회와 프로젝트 팀 간의 연결 고리로 사용
효과적인 운영 위원회를 개발하는 데 가장 좋지만 거의 사용되지 않는 관행 중 하나는 프로젝트 관리자를 사용하여 팀에 도달하는 것입니다. 프로젝트 관리자는 팀 프로젝트 실행 책임자와 운영 위원회 간의 다리 역할을 해야 합니다.
프로젝트 팀과의 미팅 스케줄링은 프로젝트 매니저를 팀에 두어 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 이 연습은 또한 모든 관심사 및 질문이 팀원에게 커뮤니케이션을 촉진하기 위하여 계획사업 매니저에게 교통하기 때문에 혼란을 기피할것을.
프로젝트 관리자는 운영위원회를 적절히 활용하면 얻을 수있는 모든 것을 갖추고 있습니다. 모든 결정은 승진의 효율성과 성공을 위한 최상의 환경을 지향해야 합니다.
운영위원회 설립에 직면한 과제
운영위원회는 프로젝트 관리에 필수적인 역할을 한다. 그러므로,그들은 잘 공식화되어야한다. 그러나 리더가 항상 알고 있어야하는 특정 문제가 형성 될 수 있습니다. 의 살펴 보자:
- 서로 다른 관심사와 성격
운영위원회는 조직의 다양한 수준에서 서로 다른 관리자를 모은다. 이것에는 그것에 긍정 적이고 및 부정적인 측이 있는다. 서로 다른 사람들을 모으는 것은 많은 목소리와 관심사를 듣고 돌보아줍니다. 그것은 또한 팀워크를 허용합니다.
어두운면에서는 방해물로 작용할 수있는 성격 충돌을 일으킬 수 있습니다. 고위 지도력안에 그들은 문제를 일으키는 원인이 될지도 모른다 중간 수준 매니저에 활동적인 정책 입안 역할을 가지고 가기 위하여 일반적으로 경사된다.
결과적인 효과는 갈등과 경쟁하는 이해관계이며,이는 프로젝트 성공에 방해가 될 수 있다.
- 너무 많은 회의
운영위원회는 프로젝트 예산,범위,변경 및 다양한 문제와 같은 몇 가지 사항을 결정하기 위해 가끔 회의를 구성해야합니다. 이 예상되는 반면,실제 프로젝트를 수행하기위한 의미 시간에 먹을 수 있습니다.
의사결정 회의가 너무 많으면 운영위원회 위원들의 의사소통 흐름이 시작되기 전에 팀이 대기하게 된다. 이 경우에도 경우 안 마감,과거 프로젝트 방법을 밀어 수 있습니다.
- 교섭 필요
이 점은 첫 번째 점과 밀접하게 연결되어 있습니다. 운영위원회의 몇몇 구성원은 자신의 이익에 대해서만 우려 할 수 있으며,이는 협상이 필요할 수 있습니다. 따라서 리더는 프로젝트 및 추가해야 할 요구 사항 또는 사양을 분석하는 데 필요한 시간에 대한 매개 변수를 설정해야합니다.
이들 중 일부는 발병으로부터 명확하게 전달되어야합니다.
- 역할을 정의하는 것은 매우 어려울 수 있습니다.
높은 기회는 운영위원회에있을 모든 사람의 처음이 아닐 수 있다는 것입니다. 따라서 대부분의 회원들은 위원회가 어떻게 작동하는지에 대한 아이디어를 가질 것입니다. 그러나 모든 사람이 아래의 현재와 정통해질 것이라고 기대하지 마십시오.
경험이없는 팀을 갖는 것은 매우 어려울 수 있습니다. 따라서 팀을 구성 할 책임이있는 사람은 운영위원회의 모든 구성원을 명확하게 정의 할 필요가 있으며,팀이 거대 할 경우 어려울 수 있습니다.
또한 팀 구성원의 힘을 모른 채 역할을 정의하는 것은 어려울 수 있습니다.
- 솔루션에 도달하는 데 어려움
프로젝트 팀은 일반적으로 여러 부서 및 조직 수준의 관리자로 구성됩니다. 그들을 함께 데려 오는 것은 반드시 다른 회원들과 상담하지 않고,자신의 조직 수준에 따라 리드를 취할 한 사람 또는 작은 파벌을 밀어 수 있습니다.
그러한 사람들은 강한 의견을 가지거나 자신의 이익을 위해 행동하는 것을 선호하여 반대자들이 힘든 시간을 갖도록 할 수 있습니다. 모든 위원회 위원은 프로젝트 범위와 방향에 대한 자신의 견해를 쉽게 표명해야합니다.
결론
운영위원회는 적절한 프로젝트 관리에 매우 중요한 역할을합니다. 그들은 궤도에 프로젝트를 유지 하 여 가치를 증가,위험을 완화,충돌을 해결. 하나 올 때 전반적인 구성을 고려 하는 것이 현명 하다.
이 문서는 프로젝트 또는 조직에 대 한 좋은 운영 위원회를 만드는 방법에 안내 해야 합니다. 이 위원회가 각 일원의 입력을 요구하는 것을 또한,생각하십시요. 따라서,회원의 대부분은 높은 사무실을 차지 여부,모두의 목소리는 의사 결정에서 듣고 고려되어야한다.