공공 조달은 더 높은 프로필을 가진 적이 없습니다. 잘 실행 조달 연습에서 달성 될 수 있는 저축의 실현 높은 조달 전략의 중요성을 보았다.
이 블로그는 조달 주기에 대한 안내를 제공하고 각 단계에서 수행해야 할 몇 가지 주요 고려 사항에 대해 설명합니다.
조달에 대해 알아보기
규칙에 대한 이해를 얻는 것은 조달에 필수적이다.
구매자와 공급업체는 조달 프로세스의 구조,필요한 최소 시간 척도,이러한 시간 척도를 관리하는 절차,기본 계약,선정 및 수상 기준,평가 프로세스 및 정지 프로세스를 포함하여 함께 제공되는 프로세스를 이해해야 합니다.
이러한 문제에 대한 이해가 없으면 오류의 위험이 너무 높으며 실패는 뚜렷한 가능성입니다.
조달 주기는 구매자가 프로세스를 이해하는 데 도움이되고 조달 프로세스를 13 개 섹션으로 나눕니다.
조달 주기란 무엇입니까?
조달 주기는 조달 프로세스의 중요한 부분입니다.
조달 주기는 각 조달 연습 과정에서 구매자가 수행해야 할 단계를 설명합니다.
조달 및 공급 주기
이 블로그는 조달 주기 단계를 안내합니다.
조달 및 공급주기는 상품 또는 서비스 조달을위한 주요 단계의 주기적 프로세스입니다.
주기는 13 단계를 포함합니다:
- 비즈니스 요구 사항 정의 및 사양 개발
- 시장 분석 및 결정 또는 구매
- 전략 및 계획 개발
- 사전 조달 시장 테스트
- 문서 및 상세 사양 개발
- 입찰 참여 공급 업체 선택
- 입찰 문서 발행
- 입찰 및 입찰 평가 및 검증
- 계약 상 및 이행
- 창고,물류 및 수령
- 계약 성과 및 개선
- 공급업체 관계 관리
- 자산 경영
비즈니스 요구 사항 정의 및 사양 개발
무엇보다도 조직은 조달 요구를 이해하고 정의해야 합니다. 이는 조직 전체의 이해 관계자와 협력하여 수행 할 수 있으며,이 연구는 높은 수준의 사양 생성을 지원합니다. 이 초기 단계에서 이해 관계자와 교전한다는 것은 이해 관계자 매입이 필요한 변경 프로세스를 지원할 가능성이 더 높다는 것을 의미합니다.
시장 분석 및 확인 또는 구매 결정
조달주기의 두 번째 단계는 시장 분석이 필요합니다. 이 분석을 수행하면 조직이 사용 가능한 시장 옵션을 평가하는 데 도움이됩니다.
이 연구의 일환으로 조직은 지출,현재 위치 및 시장의 역학을 범위화해야합니다. 이것은 당신의 조직이 완료의 잠재적인 공급자 그리고 정도를 확인할 것을 도울 것이다.
또한 사내 제공 대 구매 및 아웃소싱에 대한 결정을 지원합니다.
전략 및 계획
비즈니스 요구 사항을 정의하면 조직의 조달 전략을 개발할 수 있습니다.
전략은 외부 환경의 잠재적 영향을 고려해야합니다. 5889>
“경쟁이 있고 시장을 잘 활용할 수있는 위치에 있다면 경쟁 입찰을 실시하는 것이 좋습니다.
하나의 공급원에 의존한다면 시장에서 경쟁을 발전시키거나 이를 사내에서 도입하는 것이 더 나은 전략이 될 수 있다.”
경쟁 입찰 운동을 실시하기로 결정했다면,어떤 입찰 경로를 사용할 것인지도 고려해야 한다. 당신이 조달하려는 상품/작품/서비스의 가치는 당신이 고 부가가치 조달 경로를 따르고,오쥬(2020 년 말까지 그리고 그 후 입찰을 찾을 때까지)에 게시 할 것을 요구할 것입니까? 그렇다면,어떤 보너스 절차 조달에 대 한 가장 적합 한 될 가능성이 높습니다?
사전 조달
사전 조달 단계에는 시장 테스트 및 참여가 포함되어야합니다. 시장 시험은 너의 조직이 시장으로 가는 정시 이으면 측정할것을 도울 것이다. 이 단계에서 고려해야 할 요소 중에는 작물주기 경쟁자 활동,새로운 법률 및 공급 업체의 회계 연도 끝이 있습니다.
입찰서 작성
입찰서의 가치에 관계없이 입찰서 작성서를 작성해야 하며,이는 잠재적 공급업체에게 조달,구매하고자 하는 사항,고려하기 위해 충족해야 할 조건 및 구매자가 선정 및 수상 단계에서 사용할 기준에 대해 알려야 합니다. 이 계약 통지를 발행 하기 전에 준비 해야 합니다.
입찰서류를 개발할 때는 공급자에게 필요한 재화 또는 용역의 양,서비스 수준 계약 및 조건에 대한 자세한 내용을 제공하는 것이 중요합니다. 너의 중요한 내깃돈 보관자는 이 단계의 부분 이어야 한다.
이는 전반적인 일관성(예:가격 책정,제품 품질,운영 기능)을 보장하는 세부 사양의 일부를 형성합니다. 사양 바로 처음 점점 다시 입찰 하는 데 위험을 줄일 수 있습니다. 이 명세는 공급자를 위한 입찰 문서의 부분을 형성할 것입니다.
공급업체 선정
이 단계에서 귀사는 조달 가치가 조달 기준치 미만인 경우 계약 파인더(영국)또는 공공 계약 스코틀랜드와 같은 국가 포털 중 하나를 통해 계약 통지를 게시할 준비가 되어 있어야 합니다. 이 계약 통지는 귀하가 선택한 오즈 어워드 절차 또는 귀하가 게시하는 포털에서 요구하는 형식을 따라야 합니다. 적어도,그것은 구매자,부드러운 문서,간단한 설명 및 응답에 대 한 마감 날짜에 액세스 하는 방법에 대 한 정보에 대 한 연락처 세부 정보를 포함 됩니다.
비조달을 실시하는 경우,계약 통지서와 입찰 서류가 함께 공급자에게 다양한 질문을 할 수 있습니다. 당신은 오즈 제한 절차를 사용하는 경우,당신은 표준 선택 설문지 또는 유럽 표준 조달 문서를 사용합니다(스코틀랜드)공급 업체의 능력을 평가하기 위해,제공,재무 상태 등. 평방 선택 기준의 사전 합의 된 집합에 대 한 평가 다음 공급 업체 후보 해야 하는 경우 결정 하 고 입찰에 초대장을 받을 수 있게 됩니다.
입찰 서류 발행
입찰 제한 또는 협상 절차와 같은 2 단계 프로세스를 사용하는 경우 입찰 후보로 선정 될 적합한 공급 업체를 선택한 후 공식 문서(예:입찰 초대)를 보내야합니다. 5889>
이 문서와 함께 상세 사양,비즈니스 요구 사항 및 명확한 시간 척도가 포함 된 문서를 보내야합니다.
입찰 및 입찰 평가 및 검증
입찰 문서의 일부인 사전 정의된 기준에 대한 입찰 평가를 통해 공급업체가 충족하려는 기준을 알고 있어야 합니다.
입찰 평가는 구조화되고 규율되고 투명해야합니다.
이 단계에서는 구매 조직이 신용 조사,현장 방문,제품 샘플링 또는 시험을 완료하는 것이 일반적입니다.
조달 팀은 이 단계에서 공급업체와 완전히 교류하고 항상 조달 규정을 준수하도록 노력해야 합니다. 그러나 이것은 어려울 수 있으며 모든 입찰을 효과적으로 관리하려는 것은 쉬운 일이 아닙니다.
입찰 관리 소프트웨어를 통해 팀은 조달 프로세스 전반에 걸쳐 주요 정보를 서로 저장하고 공유할 수 있습니다.
계약 상 및 이행
원하는 공급자를 선택한 후 계약을 상할 수 있습니다.
보너스 기준을 제공하면 양 당사자가 자신의 의무를 이해할 수 있으므로 계약상의 위험이 최소화됩니다.
창고,물류 및 영수증
이 단계에서 창고 고려 사항을 작성해야합니다.:
- 제품 코딩 및 분류
- 공간,레이아웃 및 랙킹.
- 배달 빈도.
계약 성과 및 개선
공공 부문 조직은 효과적으로 조달하고 그들이 수여하는 모든 계약에서 최대 가치를 창출 할 책임이 있습니다.
모든 계약은 합의된 한인회계기준을 정해야 하며,이는 검토와 함께 모니터링되어야 한다. 계약 검토에는 관계의 작동 방식에 대한 논의가 포함되어야 하며 충돌을 해결해야 합니다.
계약 관리 소프트웨어는 구매자가 성능을 추적하고 개선 사항을 높일 수 있도록 지원할 수 있습니다.
이러한 종류의 소프트웨어는 계약 관리 포스트 어워드의 모든 측면을 통해 사용할 수 있으므로 공급 업체 성과를 모니터링하고,가치 추적을 수행하고,계약 변형을 만들고,언제 재계약을 계획해야 하는지를 알 수 있습니다.
올바른 계약 관리 시스템을 갖추면 다음과 같은 여러 가지 이점이 있으므로 생활을 훨씬 쉽게 할 수 있습니다:
- 계약 전반에 걸쳐 공급자의 성과 평가를 통해 계약의 성과와 효과를 높이기 위한 조치를 취할 수 있습니다.
- 놀람
델타의 계약 성과 도구를 통해 사용자는 맞춤형 서비스를 생성,관리/모니터링 및 기록 할 수 있습니다. 각 계약 및 각 공급 업체/계약자에 대한 성능 모니터링 계획.
사용자는 이해하기 쉬운 핵심 성과 지표 작성기 및 관련 계획/알림/검토 방법을 사용하여 각 활성 계약에 대해 명확하고 측정 가능한 계약 수행 프로그램을 실행할 수 있습니다.
- 증빙서류를 첨부할 수 있습니다.
- 계약 성능에는 전체 내보내기 기능이 포함됩니다.
공급업체 관계 관리
공급업체 관계 관리는 이러한 상호 작용의 가치를 극대화하기 위해 공급업체와의 모든 상호 작용을 전략적으로 관리해야 합니다. 그것은 가치를 실현하기 위해 더 가깝고 협력적인 관계를 만드는 것을 의미합니다.
공급 업체 관계 관리 소프트웨어는 조직의 프로세스를 규율하고 직원들이 전략적으로 계획하고 공급 업체와의 상호 작용을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
델타의 공급 업체 관리 모듈은 공급 업체가 세부 정보를 등록,저장 및 관리하고 구매자가 즉시 액세스 할 수있는 단일 중앙 허브로 쉽게 공급 업체/공급 업체 관리 서비스를 제공합니다. 목록 작성 기능은 구매자에게 공급 업체 목록을 만들고 관리 할 수있는 기능을 제공합니다.
- 무제한 카테고리/공급 업체 목록 만들기
- 프레임 워크 목록 저장 및 관리 기능
- 마감일에 맞춰 목록 열기 및 닫기 날짜 및 시간 설정 기능
- 실시간 데이터 보기: 1545>
자산 관리
요구 사항이 변경되었는지 확인하기 위해 평가를 수행해야 합니다. 조직은 또한 다음 번에 개선되고 통합 될 수있는 것에 대해 생각해야합니다.
이것은 우리가 사이클의 끝에 도달하는 곳입니다-우리를 시작으로 되돌립니다!
주요 고려 사항
주기 전반에 걸쳐 결정을 내릴 때 다음을 고려해야 한다고 조언합니다:
- 조달 시스템&기술
- 이해관계자 참여
- 지속가능성/사회공헌/윤리/보안
- 위험 평가/완화
- 지속적인 개선
- 인력&기술
- 혁신
우리는 이러한 주요 고려 사항 중 일부를 탐구합니다 아래에 자세히 설명합니다.
조달 시스템&기술
2018 년 10 월 현재 공공 부문 조달과 관련된 모든 커뮤니케이션이 전자화되어야 한다는 요구 사항은 전자 처리 소프트웨어와 입찰 관리 시스템이 상용 전자 처리 솔루션에 점점 더 많이 결합되고 있음을 의미합니다.
1980 년대부터 전자정보교환의 발명은 공공부문과 민간부문 간에 파일과 문서를 공유할 수 있게 하였고,그 당시에는 혁명적이었다.
요즘 기술은 공공 부문이 맞춤형 소프트웨어를 사용하여보다 효율적으로 구매할 수있게 해주었습니다. 구매자는 입찰 관리 또는 입찰 시스템을 사용하여 구매자와 공급업체가 입찰 문서를 검토하고 수정할 수 있도록 하는 제출 메커니즘과 함께 입찰과 관련하여 제출된 질문 및 답변을 제공합니다.
전자 통신을 사용 하 여 불필요 한 수동 프로세스를 제거 하 고 응답 시간을 단축 하 고 그들의 공급 업체와 의사 소통의 명확한 라인을 설정 하는 구매 조직 도움이 됩니다.
또한,전자처리 솔루션으로 이동한다는 것은 인쇄 및 게시가 필요 없기 때문에 조직이 환경에 더 가벼운 영향을 미친다는 것을 의미합니다. 뿐만 아니라 더 지속 가능한 것으로,조직은 에텐 더링 소프트웨어 우수한 투자하고,예산 지출을 줄일 수 있습니다.
델타에소싱 고객은 모든 구매자 전략의 효능을 변화시킬 수 있는 최첨단 기술을 이용할 수 있다. 초기 계약 통지부터 평가,계약 관리에 이르기까지 조달 프로세스의 모든 단계는 전자적으로 수행 할 수 있으며 완전히 감사 할 수 있습니다.
이해관계자 참여
조달 프로세스 전반에 걸쳐 구매자와 공급자 간의 참여가 중요합니다. 구매 전에 시장에 참여 하 여 구매자 최신 제품 및 서비스를 사용할 수에 대 한 자세한 내용을 배울 수 있습니다 운동.
구매자에게 조기 참여의 이점은 다음과 같습니다:
- 공급 업체와의 네트워킹 및 관계 구축
- 공급 업체는 공식 통지가 게시되기 전에 계약의 목표 및 요구 사항에 영향을 미칠 수 있으므로 재계약의 위험이 줄어 듭니다.
- 공급업체는 구매자에게 제품/서비스,현재 환경 및 시장 동향에 대해 교육할 수 있습니다.
데이터 보호 정책은 수백 페이지의 새로운 요구 사항으로 구성되어 전 세계 주요 조직들이 데이터 보호 전략을 재평가하도록 유도합니다.
많은 사람들은 데이터 보호법이 세계에서 가장 힘든 데이터 프라이버시 및 보안법이라고 주장할 것이다. 유럽 연합에 의해 초안이 작성되고 통과되었지만 유럽 연합의 시민과 관련된 데이터를 목표로 삼거나 수집하는 한 어디서나 조직에 의무를 부과합니다.
에 따르면 거버넌스:
“유럽 연합의 개인 데이터는 전환 기간(2020 년 12 월 31 일)이 끝날 때 더 이상 영국에서 직접 적용되지 않습니다. 그러나 영국 조직은이 시점 이후에도 여전히 요구 사항을 준수해야합니다.
첫째,2018 년 유럽연합은 영국 법률에 따라 유럽연합의 요구사항을 제정합니다. 둘째,영국 정부는 데이터 보호,개인 정보 보호 및 전자 통신(개정 등)(유럽 연합 출구)규정 2019 를 발행했습니다.이 규정은 2018 년 유럽 연합의 요구 사항과 병합하여 브렉시트 이후 영국의 맥락에서 작동하는 데이터 보호 체제를 구성합니다.
이 새로운 정권은’영국 국내 총생산’으로 알려질 것이다.
사이버 보안
사이버 사고의 영향에 대한 언론 보도와 같은 새로운 규정은 파트너,이해 관계자,고객 및 광범위한 대중의 기대를 높였습니다. 간단히 말해서 조직 및 이사회 멤버는 특히 사이버 보안을 파악해야합니다.
공공 부문은 많은 양의 민감한 데이터를 보유하고 있으며,모든 공공 부문 기관이 사이버 위협으로부터 자신을 방어 할 수있는 지식과 능력을 보유하는 것이 중요합니다.
영국 정부는 공급망에서 사이버 보안을 개선하고 있습니다. 2014 년 10 월 1 일부터 모든 공급업체는 민감한 개인 정보 취급 및 특정 기술 제품 및 서비스 제공과 관련된 정부 계약에 입찰하는 경우 사이버 필수 컨트롤을 준수해야 했습니다.
윤리적 소싱
조달은 변화하고 있으며 구매자는 조달의 광범위한 영향을 고려하지 않고 더 이상 계약에 비용을 부여 할 수 없습니다.
조달 연습이 여러 조직 간의 복잡한 관계를 포함 할 수 있다는 점을 감안할 때,많은 비 윤리적 관행이 공급망 어딘가에 포함될 가능성이 있습니다. 이는 현대의 노예제 및 부패와 같은 불법 활동에서부터 기후 변화의 결과에 대한 무시와 같은 광범위한 문제에 이르기까지 다양 할 수 있습니다
윤리적 소싱은 책임감 있고 지속 가능하며 환경 적이며 사회적으로 인식 가능한 비즈니스 관행의 가장 높은 기준으로 소싱 활동을 수행하는 데 초점을 맞추기 때문에 구매자가 이러한 함정을 피할 수 있도록 지원할 수 있습니다.
사회적 가치
사회적 가치는 조달의 환경 문제에 대한 약속을 의미할 수 있으며,예를 들어 지속가능하거나 저탄소 관행이 우선시되도록 보장한다. 그러나 사회적 가치는 또한 기업을 위해’집에 더 가까운’요소를 포함 할 수 있습니다.
직원을 잘 대하는 기업은’사회적 가치’의 한 유형입니다. 예를 들어,모든 근로자에게 생활 임금을 지불하는 것은 직원 복지와 지역 경제에 모두 기여합니다.
전세 조달 연구소&공급 대표 말콤 해리슨은 이전에 사회적 가치가 지방 정부 조달에만 중요하다고 생각하는 것은 오해라고 강조했다. 사회적 가치는 중앙 정부,전 세계의 국가 정부 및 민간 부문에서도 점점 더 중요 해지고 있습니다.
델타 이소싱 조달 전략
델타는 경쟁 요청 작성 및 발행 및 입찰 응답 관리와 관련된 많은 시간 소모적 인 프로세스를 단순화하고 자동화하는 중앙의 안전한 온라인 솔루션을 제공합니다.
델타항공의 풍부한 기능은 시운전,통지 작성,사전 인증 및 입찰에 대한 초대 발행,응답 평가 및 계약 수상,심지어 계약 관리까지 텐더링 프로세스의 모든 측면을 다룹니다.
이 포괄적인 솔루션을 사용하면 조달 처리 비용과 조달 기준치를 초과하는 입찰에 대한 시간 척도를 크게 줄일 수 있습니다.
델타에소싱은 다양한 조달 소프트웨어를 제공하며 공공 부문 조직이 조달 프로세스를 개선하기 위해 효율성을 절감할 수 있도록 돕기 위해 최선을 다하고 있습니다. 당사의 조달 서비스는 귀사의 조직을 위한 맞춤형 조달 패키지를 만들 수 있는 유연성을 제공합니다.
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