È il 2021, e ammettiamolo: La virtual Data room (VDR) è qui per rimanere. Sin dalla loro introduzione nello spazio, le sale dati virtuali sono state uno strumento importante per semplificare la comunicazione durante le varie fasi di un accordo, in particolare quando si tratta di due diligence alla fine di un accordo. E con la tecnologia di oggi, possiamo dire che le sale dati fisiche sono una cosa del passato.
Ecco cosa devi sapere sulle sale dati virtuali per condividere le tue informazioni riservate, documenti sensibili, informazioni finanziarie, file di transazione M&A, documenti di gestione dei diritti, proprietà intellettuale e qualsiasi altra informazione sensibile o risorse digitali in una data room sicura.
Lo stato della virtual Data room (VDR) nel 2021
Fornitori di Virtual data room come Intralinks e Merrill Datasite sono stati a lungo considerati come lo standard quando si tratta di ottimizzare la produttività affare e velocità.
Come tutti sappiamo, i VDR sono utilizzati principalmente per facilitare entrambe le parti di un accordo attraverso la due diligence, come fase finale di un accordo. La due diligence è un passo fondamentale in vari settori e casi d’uso. Che si tratti di completare M&A offerte, offerte di immobili commerciali, offerte di raccolta fondi o praticamente qualsiasi altro tipo di accordo.
Il temuto processo di due diligence spesso domina le discussioni sul valore delle sale dati virtuali. La realtà, tuttavia, è che le sale dati virtuali possono essere uno strumento prezioso per ogni fase del processo di deal-making—dalla prospezione alla due diligence. (Più su questo in un po’!)
Un approccio vincente ai VDR
Con l’aumentare della dipendenza dalla data room virtuale, la sicurezza dei documenti rimane giustamente la considerazione principale nella scelta di un VDR. È difficile immaginare una data room virtuale efficace che non offra almeno la protezione con password o la crittografia di base dei documenti. Senza la protezione con password, la condivisione non autorizzata dei documenti è solo una questione di tempo.
La strategia vincente quando si tratta di ottimizzare le sale dati virtuali è associare la condivisione sicura dei documenti con l’analisi dei documenti attuabile. Questo abbinamento consente di mantenere il controllo sui documenti che contano per voi, mentre anche la priorità di sensibilizzazione e follow-up con i potenziali clienti che sono più impegnati.
Diamo un’occhiata a un esempio di come appare nel mondo reale. Dire Jessica ha appena dato il via al processo di vendita di una società. Ha avuto modo di prospect, incontrare, e sviluppare relazioni con i potenziali acquirenti. L’utilizzo di una data room virtuale con sofisticate soluzioni di document security e document analytics può accelerare e ottimizzare ogni fase del processo M&A dando a Jessica un ritratto di chi è interessato a M&Un accordo e quanto sono interessati, e forse anche evidenziando aree specifiche di interesse o preoccupazione.
Intralink & Merrill: Dietro le sale dati virtuali legacy
I provider legacy (o tradizionali) come Intralink e Merrill Datasite offrono sale dati virtuali che proteggono i documenti e (in una certa misura) monitorano il coinvolgimento e le prestazioni degli utenti.
Cominciamo con una revisione delle misure di sicurezza del documento Intralinks fornisce. Intralinks pubblicizza ” sincronizzazione e condivisione sicura dei file, spazi collaborativi di lavoro di squadra, sale dati virtuali su larga scala e flussi di lavoro strutturati.”Attraverso gli Intralink, è possibile fornire l’accesso ai materiali crittografati senza il necessario coinvolgimento IT attraverso la protezione con password.
Attraverso la loro dashboard Insights, Intralinks offre approfondimenti sulla popolarità dei documenti e sull’attività degli utenti a livello macro. Utilizzando Intralinks Intuizioni Dashboard, è possibile determinare:
- gli utenti Che hanno interagito con quanto contenuto
- livello di attività Generale di utenti e gruppi
- documenti Più popolari, sia a livello utente e gruppo
Merrill Datasite stanza dei dati, la soluzione richiede un approccio simile a VDR di protezione e analytics. Cioè, Merrill Datasite fornisce ” controlli di accesso di sicurezza basati sui ruoli con staging in tempo reale e futuro delle autorizzazioni.”Essenzialmente, questa funzionalità si riduce alla gestione dei documenti basata sui ruoli in tempo reale.
Sul lato document analytics, Merrill Datasite consente di tenere traccia del coinvolgimento a livello macro per documento, utente, ruolo e attività Q& A. È quindi possibile esportare i dati e tenere traccia di questi risultati nel tempo.
Quali legacy virtual data room si sbagliano nella protezione dei documenti
Insidie per la sicurezza dei documenti
Anche con la protezione con password e la filigrana dinamica, affidate tutti i materiali aziendali nella vostra virtual data room a ciascun visualizzatore. Quando si condividono documenti con sale dati tradizionali, si sta effettivamente sperando per il meglio. Se ti affidi esclusivamente alla protezione con password, condividere la tua stanza dati virtuale è facile come condividere la password.
Per questo motivo, la verifica del visualizzatore è un must per le sale dati virtuali nel 2021. Le sale dati virtuali che offrono la verifica del visualizzatore consentono di richiedere agli spettatori non solo di inserire la propria e-mail per accedere al VDR, ma anche di fare clic su un collegamento in un’e-mail di conferma per verificare la propria identità. Ciò può ridurre drasticamente la diffusione dei materiali high-stakes nelle sale dati virtuali.
Quando si tratta di ottenere una sensazione generale e non sofisticata per l’interesse prospect, le sale dati virtuali legacy potrebbero essere sufficienti. Intralink e Merrill Datasite offrono solo uno sguardo generale sull’analisi dei documenti tra ruoli e segmenti. Queste analisi dei documenti iniziano e terminano a livello VDR; mostrano quale documento o documenti hanno dominato il tempo di coinvolgimento di prospect.
Insidie di analisi dei documenti
Ciò che queste sale dati virtuali non ti danno è una comprensione di dove le prospettive hanno trascorso il loro tempo nei tuoi documenti. Le sale dati virtuali legacy offrono dati che smettono di raccontare la storia una volta che i potenziali clienti fanno clic su un documento. Non potete allineare capire che cosa sta guidando l’interesse di prospettiva, non importa che le attività ed i materiali stanno eseguendo e che non sono. Dovete sapere che cosa sta comandando la loro attenzione all’interno di quella piattaforma, proposta, contratto, o l’altra risorsa.
Anche queste sale dati virtuali non riescono a identificare le parti interessate chiave dell’affare che potresti non conoscere. Il monitoraggio dei link che sono stati inoltrati a qualcuno con cui non hai ancora interagito può fornire informazioni preziose. In particolare, puoi capire cosa c’è nei domini dei tuoi contatti(e anche di altri stakeholder aziendali). Utilizzando queste intuizioni, è possibile adattare perfettamente ogni conversazione che avete per ogni stakeholder.
Dove premier document security incontra advanced document analytics
Le sale dati virtuali legacy come Intralink e Merrill Datasite smettono di raccontare la storia della tua analisi dei documenti proprio quando la storia sta diventando buona. Quindi, come puoi utilizzare le sale dati virtuali di DocSend per raccogliere analisi documentali utili e approfondite senza sacrificare la protezione dei documenti?
Esaminiamo innanzitutto le offerte di sicurezza della data room virtuale che accompagnano il piano avanzato di DocSend. In particolare, il piano avanzato consente di costruire camere affare leggeri per contenere tutti i documenti relativi a un affare. Con il piano avanzato di DocSend, puoi:
- Crittografare i documenti con protezione avanzata con password. (Clicca qui per sapere come inviare e tenere traccia di un PDF sicuro.)
- Abilita la whitelist del visualizzatore e la verifica del visualizzatore per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza ai tuoi link.
- Filigrana facilmente un intero documento o tutti i documenti all’interno di uno Spazio.
- Abilita o disabilita la possibilità di scaricare file.
- Assegnare ruoli di amministratore a più livelli per gestire la collaborazione interna e le autorizzazioni in modo sicuro.
- Rendere obbligatorio per qualcuno di firmare un NDA prima di visualizzare un documento riservato.
La tua data room virtuale e DocSend
Come puoi realizzare questo per te e la tua azienda? Per prima cosa, ti consigliamo di iniziare con DocSend-le prime due settimane sono completamente gratuiti! Ti consigliamo quindi di creare semplicemente uno spazio e aggiungere cartelle e contenuti.
Una volta organizzati tutti i file che si intende inviare, è possibile filigranare i documenti e creare collegamenti con whitelist e verifica del visualizzatore per mantenere i documenti condivisi ancora più sicuri di quelli condivisi attraverso le sale dati virtuali legacy.
Monitoraggio dell’impegno con la tua virtual data room
Ora che i tuoi documenti sono pronti per la condivisione, puoi condividerli e monitorare l’impegno su un documento per documento (e anche pagina per pagina!) livello.
Quanto tempo ha trascorso ciascun visualizzatore a visualizzare i documenti nella tua DocSend secure data room? Dove nel tuo spazio (e all’interno di ogni documento visualizzato) hanno focalizzato il loro tempo? A chi hanno inoltrato lo Spazio? DocSend consente di rispondere facilmente a queste e molte altre domande. Tutto quello che devi fare è consultare le schede “Attività recente”, “Prestazioni” e “Utilizzo” di un determinato documento.
Cosa puoi fare con queste nuove intuizioni? Il cielo è il limite. Forse decidi di dare la priorità al tuo follow-up con lead che si impegnano con i tuoi contenuti ma non rispondono formalmente. Forse si decide di affinare i documenti riservati e materiali aziendali in base alle metriche del documento che contano per voi e il vostro team. (Quindi, puoi caricare le tue risorse riviste e confrontare l’impegno utilizzando la funzione di controllo della versione di DocSend.)
Tuttavia si sceglie di applicare questi dati al vostro approccio dealmaking, document insights di DocSend vi darà uno sguardo prezioso al coinvolgimento durante i punti più vulnerabili di un accordo.
Ottimizzazione della data room virtuale su larga scala
Una volta creato il primo VDR nella soluzione Secure data room di DocSend, è possibile duplicarlo facilmente in modo da non dover creare manualmente ogni data room. Ciò ti consentirà di personalizzare, proteggere e monitorare l’impegno su larga scala. (Infatti, quando carichi una nuova versione di un documento in un dato Spazio, lo applicherà automaticamente a tutti gli Spazi!)
Alla fine della giornata, hai bisogno di una data room virtuale che non sia solo sicura, ma che lavori attivamente per darti una comprensione sempre più raffinata dei tuoi potenziali clienti o clienti e di cosa si preoccupano.