E ‘ un momento di cambiamento senza precedenti all’interno del settore legale, e in risposta, molti avvocati stanno facendo importanti cambiamenti di carriera. Da avvocati esperti che si diramano in modo indipendente a nuovi avvocati che entrano nella professione nel bel mezzo di una pandemia – un numero crescente di professionisti legali sta aprendo le proprie pratiche. Ma in mezzo a questi tempi precari, lo spazio ufficio fisico potrebbe non essere l’opzione migliore. Fatto correttamente, una disposizione ufficio virtuale può essere altrettanto efficace, fornendo un ulteriore livello di precauzione.
Questo post esplorerà le necessità di lanciare e creare uno studio legale virtuale. Dalle considerazioni amministrative alla protezione delle risorse necessarie, continua a leggere per 8 suggerimenti per iniziare la tua pratica virtuale.
Suggerimento #1 Fare un Business Plan
Qualsiasi sforzo di successo ha bisogno di un piano d’azione, e il vostro nuovo ufficio legale virtuale non fa eccezione. Sia che tu stia aprendo una pratica nuova di zecca o passando da un ufficio fisico, prenditi del tempo per scrivere un piano aziendale dettagliato che ti guidi attraverso l’intero processo e affronti in modo proattivo le sfide. Il tuo piano dovrebbe includere vari componenti, come ad esempio:
- Un riepilogo esecutivo che include la dichiarazione di missione, una descrizione generale dell’azienda e informazioni finanziarie.
- Un’analisi di mercato che considera l’offerta e la domanda per i servizi legali all’interno della vostra pratica e area geografica(s).
- Un organigramma che delinea la struttura dell’azienda, comprese ciascuna delle posizioni all’interno della pratica.
- Una descrizione del servizio delle aree di attività della tua azienda, comprese le tariffe orarie e gli orari delle tariffe.
- Un piano di marketing che stabilisce quali sforzi saranno fatti per commercializzare l’azienda, attirare potenziali clienti e garantire nuove questioni.
- Una sezione proiezioni finanziarie che elenca gli obiettivi finanziari della società, così come gli utili e le proiezioni dei costi.
Suggerimento #2 Crea uno spazio di lavoro
Potresti non avere un ufficio in mattoni e malta, ma hai comunque bisogno di una posizione fisica per completare le tue attività professionali ogni giorno. Decidi dove vuoi localizzare il tuo spazio di lavoro. Avete un ufficio dedicato all’interno della vostra casa o sarà multiuso un’altra area della casa? In ogni caso, pensa a cosa ti servirà per rendere questo spazio di lavoro produttivo. Alcune di queste considerazioni includono:
- scrivania e sedia
- Illuminazione
- spazio di Archiviazione per le forniture per ufficio
- Privacy e la riservatezza del cliente
- Internet
- l’ambiente circostante per le riunioni virtuali
Suggerimento #3 di Stabilire i Processi
Efficiente ed efficace flusso all’interno di un ufficio di legge è fondamentale per il successo. Senza i giusti processi in atto, i membri dell’azienda possono sprecare ore sostanziali cercando di reinventare la ruota e capire i doveri amministrativi. Ancora più impegnativo è il fatto che all’interno di un ambiente virtuale, i membri dell’azienda non si trovano nello stesso spazio per condividere facilmente idee e informazioni. Per questo motivo, è estremamente importante avere processi amministrativi chiaramente definiti in atto fin dall’inizio della vostra nuova impresa.
Pensa a come tu e il tuo staff gestirete situazioni come:
- Potenziale cliente consultazioni
- Nuovo client di assunzione
- la distribuzione di Posta elettronica
- archiviazione dei Documenti
- comunicazioni Interne
- comunicazioni Esterne
- monitoraggio in Tempo
- fatturazione clienti
una Volta che avete fatto queste importanti decisioni, mettetelo per iscritto mediante la creazione di impresa manuali e norme di operazioni.
Suggerimento # 4 Promuovere una cultura aziendale unita
Con membri aziendali che lavorano da varie località, può essere difficile stabilire una cultura aziendale unificata. Quando si lavora da casa, alcuni dipendenti provano sentimenti di isolamento e depressione. Lavorare contro questi rischi creando attività e pratiche che promuovano una cultura unificata e includano ogni membro dell’azienda. Eventi virtuali come gare a squadre, chat pranzo, e club del libro possono promuovere ambienti di lavoro virtuali coesi e positivi.
Suggerimento #5 Pensa ai tuoi clienti
Tu e i tuoi membri dell’azienda non siete gli unici a sperimentare la tua azienda in un modo nuovo o diverso. I vostri clienti sono anche avere a che fare con situazioni che sono lontano dalle loro aspettative di lavorare con un avvocato. Assicurati che la natura virtuale della tua azienda non diminuisca l’esperienza del cliente o la capacità della tua azienda di fornire ai clienti servizi legali stellari. Considera circostanze come:
- Come si terranno le riunioni dei clienti
- Come i documenti saranno consegnati in modo sicuro ai clienti
- Come si intende mantenere i clienti aggiornati in modo coerente?
- Di quali risorse tecniche hai bisogno per soddisfare le esigenze dei clienti all’interno di un ambiente virtuale?
Suggerimento #6 Utilizzare la tecnologia efficace
La tecnologia è importante all’interno di qualsiasi studio legale, ma diventa cruciale per gli studi legali che operano virtualmente. Hai bisogno di strumenti in atto che possono essere accessibili e utilizzati da membri appropriati della ditta come lavorano da varie località. Alcune opzioni tecniche legali comuni includono:
- software di gestione Pratica
- documento basato su Cloud storage
- strumenti di ricerca Online
- software di monitoraggio di Tempo
- Cloud-based legale piattaforma di fatturazione
- Client software di Gestione
TimeSolv legale, software di fatturazione, offre una varietà di caratteristiche per legge azienda leader gestire le loro pratiche, tenere traccia di, creare fatture, e raccogliere i pagamenti in modo efficiente. Con la sua tecnologia basata su cloud e numerose integrazioni, TimeSolv aiuta gli studi legali virtuali a rimanere in pista e redditizi.
Suggerimento # 7 Interno & Comunicazioni esterne
Se il tuo nuovo ufficio legale virtuale includerà un team di avvocati e personale di supporto, avrai bisogno di strumenti di comunicazione interna che consentano a tutti i membri di interagire tra loro in modo rapido e semplice per tutto il giorno. L’ascesa degli ambienti di lavoro virtuali ha introdotto una varietà di opzioni di comunicazione, tra cui app di chat come Slack e strumenti di collaborazione come Microsoft Meetings. Fai una piccola ricerca per trovare l’opzione migliore per la tua azienda.
È anche importante considerare quali strumenti utilizzerai per le comunicazioni esterne con clienti e altri professionisti legali. Con tutti che lavorano da luoghi diversi, l’uso di vari telefoni cellulari e casa può fare uno studio legale apparire poco professionale ai clienti potenziali ed esistenti.
Le tecnologie VoIP consentono agli studi legali di comunicare senza problemi con i loro clienti e colleghi all’interno di un ambiente virtuale. Le chiamate vengono instradate su reti di protocollo Internet. Pertanto, indipendentemente da dove i membri dell’azienda avviano le chiamate, il destinatario vede un numero di telefono coerente per l’azienda. Inoltre, quando i clienti chiamano nell’azienda, usano un numero standard che può essere indirizzato ai membri dell’azienda, indipendentemente da dove stanno lavorando fisicamente.
Un portale clienti può anche assistere nelle comunicazioni esterne fornendo uno strumento per diffondere informazioni e aggiornamenti ai clienti in modo sicuro e virtuale. Con questa tecnologia, i tuoi clienti possono accedere in modo indipendente ai loro account sicuri per visualizzare gli aggiornamenti, rivedere le fatture e pagare le bollette legali.
Tip # 8 Opzioni di pagamento online
Uno studio legale virtuale ha bisogno di strumenti in atto per la raccolta di pagamenti online. Nell’era delle distanze sociali, molti consumatori preferiscono le transazioni online perché non hanno un viaggio in un ufficio o mettono un assegno per posta. Se accetti pagamenti tramite il tuo portale clienti o includi un pulsante di pagamento sul tuo sito web, le opzioni di pagamento online si traducono in un risarcimento più rapido per la tua azienda e meno risorse spese per la raccolta di fatture non pagate. Il personale dello studio legale invia semplicemente le fatture elettronicamente e i clienti possono pagarle al ricevimento.