La lettera è scritta in risposta alla lettera di richiesta, si chiama lettera di risposta all’indagine. In un modo più ampio, quando il destinatario di una lettera di richiesta scrive una lettera di risposta al mittente originale, è noto come lettera di risposta all’inchiesta. Questa lettera fornisce al lettore o al richiedente informazioni relative a persone, prodotti e imprese. La lettera di risposta può contenere notizie favorevoli (informazioni positive) o notizie sfavorevoli (informazioni negative).
Link sponsorizzati
Secondo Quibe, “Le lettere di risposta alle richieste sono messaggi che forniscono al lettore informazioni su prodotti, servizi e persone.
La risposta a una lettera di richiesta dovrebbe essere tempestiva. Il ritardo nella risposta può ridurre l’utilità delle informazioni. Tuttavia, se la risposta non può essere fornita immediatamente, può essere inviata una lettera di conferma che menziona la data di risposta prevista.
Contenuto o elementi della lettera di risposta alla richiesta personale o, fattori da considerare durante la stesura della risposta alla lettera di richiesta dello stato personale.
La risposta alla lettera di richiesta personale può contenere sia informazioni positive che informazioni negative. Qualunque sia la natura della risposta, contiene alcuni contenuti generali insieme a un particolare parere positivo o negativo. I seguenti contenuti sono generalmente inclusi in risposta alla lettera di richiesta di stato personale:
- Riconoscendo la lettera dell’inquirer. Ciò significa che l’accettazione della lettera di indagine dovrebbe essere menzionata.
- Nome, indirizzo e altri dati della persona di cui sono fornite le informazioni.
- Fornire informazioni specifiche come richiesto dall’inquirer. Le informazioni fornite devono essere accurate e pertinenti, positive o negative.
- Fornire informazioni aggiuntive che possono aiutare l’enquirer a prendere una decisione migliore.
- Il rispondente non dovrebbe mettere le proprie ipotesi con i fatti.
- Una dichiarazione che esprime l’intenzione di non assumersi alcuna responsabilità derivante da future transazioni con la persona.
- Richiedere all’enquirer di mantenere segrete le informazioni.
- Garanzia di fornire ulteriore aiuto in futuro.
- Esprimere dolore se le informazioni fornite vanno contro il potenziale candidato.
- Usando parole e frasi semplici e non ambigue.
- Desiderando la prosperità di affari di inquirer con ringraziamenti.
- Indicazione del nome, della posizione e dell’indirizzo del fornitore di informazioni.
