Per il moderno business dei servizi sul campo, non c’è modo di allontanarsi dal fatto che i fogli di lavoro elettronici sono la via da seguire. Se la tua azienda utilizza ancora fogli di lavoro cartacei obsoleti, potrebbe essere il momento di iniziare a pensare alla gestione dei dati nella tua organizzazione e a come portarla nel 21 ° secolo. La centralizzazione delle informazioni è la chiave del successo per le aziende di servizi sul campo nell’era digitale, e in questo post, vedremo come il software job sheet può portare numerosi vantaggi alla tua attività oggi.
Che cosa sono i fogli di lavoro?
Ma prima, iniziamo con le basi: cosa sono esattamente i fogli di lavoro? In parole povere, sono una pagina che fornisce a un tecnico di assistenza sul campo tutte le informazioni necessarie per completare un lavoro e sono in cui possono registrare il lavoro completato quando è stato eseguito. Presenteranno informazioni importanti come i materiali utilizzati, il nome dell’ingegnere e la posizione del sito e sono indispensabili per il settore della gestione dei servizi sul campo perché sono alla base di ogni chiamata. Per semplificare le cose, molte opzioni software di field engineer ora utilizzano il software job sheet per la creazione di fogli di lavoro, utilizzando i modelli per accelerare ulteriormente le cose.
Paper job sheets vs mobile job sheets
Paper job sheets è proprio questo: un pezzo di carta con i dettagli del lavoro scritti su di essi. Un foglio di lavoro mobile o digitale ha il potenziale per essere molto di più. Quando incorporati in software di gestione dei servizi sul campo come Call2Field di RedZebra, i fogli di lavoro possono essere integrati senza problemi nei processi, dando la possibilità di crearli come parte del processo di pianificazione delle chiamate e quindi consentendo di monitorare la posizione di un ingegnere, vedere lo stato del lavoro e accedere alle informazioni sui clienti.
Gli svantaggi dei fogli di lavoro cartacei
I fogli di lavoro mobili o digitali offrono una serie di chiari vantaggi rispetto alle loro controparti cartacee e, nel corso degli anni, l’elenco dei motivi per eliminare i fogli di lavoro cartacei si è allungato man mano che sono diventate disponibili soluzioni più efficienti. Diamo un’occhiata ad alcuni degli svantaggi dell’utilizzo di fogli di lavoro cartacei obsoleti.
Tempo
Inserire manualmente le informazioni su un foglio di lavoro cartaceo richiede molto tempo, poiché significa che ogni volta devono essere inserite le stesse informazioni del cliente. Questa duplicazione viene evitata utilizzando un software che popola automaticamente un foglio di lavoro con informazioni sui clienti da un database centrale.
Disinformazione
Non c’è dubbio: le fatture cartacee sono naturalmente più inclini all’errore umano ed è stato dimostrato che questo è il caso. Ciò è dovuto alla mancanza di avere un sistema in atto, lasciando giù per l’individuo come a come un foglio di lavoro è completato. Questo porta al potenziale per gli ingegneri di andare a un lavoro con le informazioni sbagliate nelle loro mani, o per le informazioni sbagliate in fase di registrazione quando il lavoro è finito.
Mancanza di coerenza
Con i fogli di lavoro cartacei soggetti a errori umani, questo apre anche la strada a una mancanza di coerenza. È probabile che ci siano più discrepanze nelle informazioni fornite sui fogli di lavoro cartacei di quelle che ci sarebbero su un sistema digitalizzato, in quanto un ingegnere può compilare dettagli come il nome del cliente in modo diverso dai suoi colleghi, ad esempio.
Doppia immissione di dati
Oltre a richiedere più tempo per essere completato, in primo luogo, i fogli di lavoro cartacei possono richiedere la duplicazione di informazioni per altri membri del personale dell’azienda, come dirigenti e dirigenti, poiché ogni reparto può richiedere una copia. Questo lavoro può costare un’azienda ore di tempo prezioso che potrebbe essere speso altrove.
I vantaggi del software mobile job sheet
Come abbiamo già accennato, ci sono chiari vantaggi del passaggio al software mobile job sheet, e vanno oltre la compensazione per le brevi cadute di fogli di lavoro cartacei. Ci sono due vantaggi chiave nel passaggio ai fogli di lavoro elettronici e sono collegati alla mobilità della forza lavoro, particolarmente importante per il mondo della gestione dei servizi sul campo, dove questo è stato parte del settore per qualche tempo.
Improve Customer Relationship Management (CRM)
Innanzitutto, un sistema digitalizzato per la creazione di fogli di lavoro può aiutarti a migliorare le relazioni con i clienti. Invece di aspettare giorni o addirittura settimane per le fatture più tradizionali per raggiungerle, come nel caso dei fogli di lavoro cartacei, i clienti possono ricevere le loro fatture quasi istantaneamente con un sistema digitalizzato. Un sistema di fogli di lavoro mobile elimina processi interni inefficienti e fattori esterni come la consegna postale, consentendo rapporti fluidi ed efficienti con i clienti dall’inizio alla fine – un ottimo modo per fare una buona impressione.
Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti
Quando i sistemi obsoleti sono ancora in uso, gli ingegneri possono diventare meno motivati nel tempo, causando loro di correre attraverso il completamento fogli di lavoro alla fine della giornata. Ciò può causare stress e conflitti inutili all’interno delle organizzazioni, oltre a significare che i fogli di lavoro non vengono compilati correttamente.
Attraverso la modernizzazione, è spesso possibile migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, perché riconosceranno gli sforzi del datore di lavoro per consentire loro di svolgere il loro lavoro al meglio delle loro capacità. E i vantaggi della completa modernizzazione nel settore dei servizi sul campo vanno ben oltre, come abbiamo discusso nel nostro recente post sulla trasformazione digitale.
RedZebra job invoicing software
Con Call2Field job invoicing software, è possibile digitalizzare i fogli di lavoro e generare automaticamente le fatture quando il lavoro è completato. Questo semplifica i processi, risparmiando tempo prezioso e, infine, denaro. È una soluzione altamente adattabile che può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda.
Entra in contatto
I fogli di lavoro sono parte integrante di qualsiasi attività di assistenza sul campo e avere un solido database online è un ottimo punto di partenza se stai cercando di semplificare il processo di fatturazione. Perché non provare il software e vedere di persona come potrebbe beneficiare il vostro business? Prenota un consulto con un esperto RedZebra oggi e ti daremo una demo online per mostrarti cosa può fare il nostro software di fatturazione del lavoro per te. In alternativa, invia le tue domande via e-mail a [email protected] o chiamare 01296 350350.