Meeting debriefs: 1 Tattica semplice per potenziare le vostre riunioni e approfondire le vostre relazioni – Mindmaven.com

Immagina questo: stai incontrando Erin, un CEO di startup emergente con cui non hai parlato in sei mesi. Entri nella stanza, stringi la mano e la prima cosa che dice è: “Ehi, l’ultima volta che abbiamo parlato hai detto che tua nonna non stava andando così bene. Come sta ora?”

Come ti farebbe sentire quella semplice domanda? La tua prima risposta sarebbe probabilmente un pensiero del tipo: “Wow, ha una memoria incredibile!”Ma dopo, probabilmente penseresti qualcosa del tipo,” Se si ricordasse della salute di mia nonna, deve davvero preoccuparsi di me.”

Ora, avanti veloce di un paio di settimane. Si incontra un venture capitalist attivamente cercando di espandere il proprio portafoglio. Potresti avere una rete di 500 CEO di avvio che potresti consigliare, ma chi è la prima persona che probabilmente verrà in mente?

Probabilmente Erin, che solo poche settimane prima ti ha fatto sentire apprezzato, curato e importante. A causa di quella semplice interazione—quella semplice domanda—introduci Erin e l’investitore e finiscono per raggiungere un accordo e fornire un enorme valore a entrambe le parti.

Se Erin non avesse fatto un’impressione così forte chiedendo di tua nonna, chissà se sarebbe stata al top della mente quando si è presentata l’opportunità.

Ora, ecco la domanda: E se potessi offrire esperienze del genere a praticamente tutti nella tua rete, quasi ogni volta? Che tipo di impatto avrebbe sulle vostre relazioni? La tua rete? Affari tuoi?

L’effetto potrebbe essere enorme. Stiamo andando a parlare di come si può fare proprio questo sfruttando la potenza di un semplice concetto: Il Debrief Meeting.

Il segreto della memoria soprannaturale

Nell’esempio precedente, Erin ha avuto un tale impatto perché ricordava qualcosa che era importante per te; qualcosa di completamente estraneo alla sua agenda.

Quindi, se vuoi rafforzare le tue relazioni, è lì che inizia: devi ricordare le informazioni che sono importanti per le altre persone, piuttosto che solo le informazioni che sono importanti per te.

E probabilmente scoprirai informazioni come questa in quasi tutte le riunioni che hai. Il problema è che la maggior parte non è immediatamente rilevante e finisce dimenticata. Ad esempio, diciamo che sei appena uscito da un incontro con John e hai appreso le seguenti informazioni:

  • Ha due figlie: Mary, 3 anni, e Catherine, 5 anni.
  • Dice che Mary assomiglia a sua madre mentre Catherine assomiglia più a lui.
  • Egli menziona Maria ha sofferto di asma grave e che questa condizione ha creato un sacco di stress e ansia nella sua famiglia.
  • Infine, hai appreso che hanno appena festeggiato il compleanno di Mary a marzo 22

Questi sono semplici pezzi di informazioni che si potrebbe incontrare in qualsiasi conversazione. E anche se potresti davvero divertirti ad imparare questo, se non hai un sistema per catturarlo, probabilmente lo dimenticherai. Probabilmente andrà qualcosa del genere:

  • Dopo un giorno, ricorderai tutti i fatti.
  • Dopo una settimana, probabilmente avrai dimenticato la data del compleanno di Mary.
  • Dopo un mese, probabilmente hai dimenticato i nomi dei suoi figli e chi assomiglia a quale genitore. Tuttavia, si può ancora ricordare che uno di loro è affetto da asma.
  • Dopo tre mesi, probabilmente ricordi solo le informazioni rudimentali, come il fatto che ha figli.
  • Dopo sei mesi, potresti non essere nemmeno sicuro al 100%.

Quindi, se lo incontri tra sei mesi, tutto ciò che potrai chiedere è: “Come stai, John?”O forse,” Come stanno i bambini?”

Ma quello che potresti e dovresti chiedere è: “Ehi John, come stanno Mary e Catherine? Nuovi sviluppi sull’asma di Mary?”

Immagina l’impatto che la semplice domanda avrebbe sulla tua e sulla relazione di John. Queste domande sono così potenti perché offrono significativo, esperienze di relazione personalizzati che rendono ogni persona si sentono valutati individualmente; e poche cose nella vita sono più potenti di mostrare si cura.

Quindi cosa fai a riguardo? Come si fa a superare la tendenza a dimenticare importanti informazioni personali su altre persone col passare del tempo? La soluzione migliore che abbiamo trovato è sfruttando la potenza dei debrief di riunione.

Cosa sono i debrief di meeting?

Il concetto non potrebbe essere più semplice: un Debrief Meeting è semplicemente un manifesto di tutti i take away chiave appresi e gli impegni presi nel corso di una riunione.

In linea di massima, un resoconto della riunione è composto da quattro sezioni principali:

  • Elementi azione,
  • Sfide professionali,
  • Interessi personali& Passioni e
  • Informazioni su/Fatti

Diamo un’occhiata più da vicino a ciascuna delle quattro sezioni.

Elementi di azione

Come suggerisce il nome, questi sono tutti gli impegni assunti che richiedono un’azione da parte di entrambe le parti. Pensare compiti, to do list, o prossimi passi per tutto ciò che è coinvolto.

Catturando questi e assicurando che le tue promesse non cadano mai attraverso le fessure, puoi guadagnare una reputazione come qualcuno che segue sempre attraverso. Questo crea enorme fiducia nella vostra rete, e la fiducia è il fondamento del successo.

Dopo tutto: quelli che sperimentano il maggior successo sono più spesso quelli che si sono dimostrati più affidabili. Catturando gli impegni che prendi e gli impegni presi con te, puoi trasformare le tue buone intenzioni in buone azioni.

Ecco un paio di esempi di elementi di azione:

  • Mi sono impegnato a inviare a Erin quell’articolo che ho letto su come crescere con l’asma.
  • John si è impegnato a presentarmi a Mike Jones di Rapple.
  • Mike e io abbiamo accettato di incontrarci di nuovo alla fine del trimestre.

Sfide professionali

Questi sono tutti gli ostacoli legati alla carriera che l’altra persona ti menziona.

Comprendendo le sfide professionali di qualcuno, puoi sfruttare le vaste conoscenze e risorse all’interno della tua rete per cercare di aiutarli a superare questa sfida.

Ad esempio: se hai appreso che Mike era insoddisfatto dell’attuale società di contabilità della sua startup e ne conoscevi un’altra, potresti offrirti di fare un’introduzione.

Ecco alcuni altri esempi di sfide professionali:

  • Erin ha condiviso che sta lottando per trovare il candidato di ingegneria giusto per la loro squadra.
  • John ha condiviso che sta considerando la transizione da CEO di startup a venture capitalist e sta cercando di connettersi con altri che hanno fatto lo stesso.
  • Sarah ha condiviso che si sente frustrata con il loro attuale web hosting ed è attivamente alla ricerca di alternative migliori.

Tieni presente: non è necessario avere una soluzione pronta nel momento. Ma facendo in modo di catturare le sfide professionali quando si verificano, è possibile esplorare diverse opzioni in seguito.

Interessi personali& Passioni

Questi parlano praticamente da soli: gli interessi personali e le passioni sono le cose di cui le persone amano parlare di più. Avete mai notato come l’energia e l’entusiasmo in una stanza passa attraverso il tetto quando si parla di qualcosa che si cura profondamente? O quando qualcuno parla di qualcosa di cui è appassionato?

Abbiamo tutti hobby e interessi, e quando troviamo qualcuno che sembra condividere questo interesse, sentiamo una connessione forte e quasi immediata. Ecco alcuni esempi:

  • Rob ha condiviso che gli piace kiteboarding nei fine settimana.
  • Mary ha condiviso che le piacciono i viaggi in camper con suo marito durante l’estate.
  • Ben ha condiviso che ama trovare nuovi posti intorno alla Bay Area per prendere la sua famiglia per i picnic.

Trovare un terreno comune con qualcuno ci fa pensare: “Io sono come te.”Ma il nostro cervello traduce quel pensiero:” Mi piaci;”ponendo immediatamente una solida base per la relazione.

About/Facts

Pensa a questa sezione come a una raccolta di informazioni sulla vita di qualcuno. Fondamentalmente qualsiasi altro fatto menzionato durante una riunione che non rientra in una delle tre categorie di cui sopra è probabile che si inserisca nella sezione Informazioni/Fatti, come ad esempio: Dove qualcuno è cresciuto, la loro storia lavorativa, la loro situazione familiare, la loro età o qualsiasi data importante.

Diamo un’occhiata ad alcuni esempi:

  • Kara ha condiviso che ha tre figli: Shawn (9), Kylie (5) e Josh (2).
  • Steve ha condiviso che prima di fondare la sua startup, ha lavorato in Quality Assurance presso Salesforce.
  • Misty ha condiviso che lei e suo marito hanno celebrato il loro anniversario di 7 anni il 14 giugno.

Come creare i debrief di riunione

Ora che abbiamo coperto quali sono esattamente i Debrief di riunione, parliamo di come utilizzarli. Ecco alcuni suggerimenti rapidi.

Suggerimento #1: Debrief ogni riunione

Quando si stabilisce una nuova abitudine, la coerenza è la chiave. Ecco perché, almeno in un primo momento, vi consiglio di debriefing ogni incontro che avete; non importa quanto piccolo, e non importa chi si incontra.

Se si lascia una riunione e non c’è nulla da debrief, ancora prendere nota. Basta scrivere, ” Niente da debrief.”Questo continuerà ad addestrare la tua mente alle riunioni di debrief non appena uscirai dalla stanza.

Inoltre, allena la tua mente a cercare costantemente queste informazioni nella riunione anziché cercare di ricordarle dopo il fatto.

Suggerimento #2: Segui una Formula

Per rendere i tuoi debrief di riunione facili da rivedere in futuro, ti consiglio di seguire una sorta di formula. Se stai facendo debrief scritti, può essere semplice come un elenco puntato. Ad esempio:

Elementi azione:

  • Mi sono impegnato a mandare a Sam la nostra piattaforma di lancio per la revisione.
  • Sam si è impegnato a presentarmi al suo co-fondatore, Rob.

Sfide professionali:

  • Sam ha condiviso che l’improvvisa crescita della sua startup ha reso difficile trovare un equilibrio lavoro / vita.

Interessi personali & Passioni:

  • Sam ha condiviso che ha recentemente ottenuto davvero in yoga e meditazione.

Informazioni / Fatti:

  • Sam ha condiviso che ha festeggiato il suo 32 ° compleanno in ottobre 23

Questa formula rende incredibilmente facile fare riferimento in futuro e trovare esattamente quello che ti serve. A proposito, consiglio di salvare queste informazioni in un posto sicuro e facile da consultare. Se si utilizza una soluzione di gestione dei contatti come Contactually o FullContact, è sufficiente aggiungerla al profilo del contatto.

Suggerimento #3: Dettare il tuo Debrief

Trovare il tempo per sedersi e scrivere un debrief dopo una riunione può essere difficile, soprattutto se hai una giornata piena di incontri back-to-back (a proposito, ecco come evitarlo).

Se ritieni di non avere il tempo di digitarlo sul tuo telefono o computer, nessun problema: considera invece di dettare i tuoi debrief. Basta usare il telefono per registrare un debrief verbale. Ecco come potrebbe sembrare:

Oggi, il 21 novembre, ho incontrato John Smith di Rapple. Ho saputo che John ha due figlie: Mary, 3 anni, e Catherine, 5 anni. E ‘ sposato con sua moglie Erin da 9 anni. Lui e sua moglie godere di trovare nuove aree di escursione in.

Mi sono impegnato a inviare a John quell’articolo che ho letto su alcuni dei migliori luoghi escursionistici nascosti nella Bay Area, e abbiamo accettato di incontrarci di nuovo il mese prossimo, dopo che ha avuto la possibilità di parlare con il suo consiglio di andare avanti.

Si potrebbe dettare che tutta la cosa in 30 secondi o meno; si potrebbe anche farlo sulla strada per il vostro prossimo incontro. Quindi, una volta che hai tempo alla fine della giornata, puoi sederti ed elaborare i tuoi debrief.

O anche meglio: Se lavori con un assistente, chiedi loro di utilizzare i tuoi debrief per aggiornare automaticamente i profili dei contatti.

Meeting Debrief in Action

E questo è Meeting Debrief in poche parole. Anche se sono un concetto incredibilmente semplice, il loro ROI può essere enorme.

Quindi, ecco la mia sfida a voi: Aprire il calendario e trovare il vostro prossimo incontro, quindi impegnarsi in anticipo per debriefing esso. Se è necessario, scremare questo articolo in anticipo.

Quindi entra e cerca proattivamente elementi di azione, sfide professionali, interessi personali e informazioni interessanti sull’altra persona. Poi, una volta che si lascia la stanza, catturare immediatamente tali informazioni.

La prossima volta che li incontri, sfrutta alcune delle informazioni che hai imparato. Chiedi del loro coniuge per nome o condividi qualcosa che hai imparato su una delle loro passioni. Penso che rimarrai sorpreso dall’effetto positivo che avrà sulla tua relazione.

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