**Organizzatori di eventi MIT, consulta MIT Now per tutte le informazioni aggiornate e le FAQ disponibili in fondo alla pagina delle politiche degli eventi.**
Nella pianificazione degli eventi, il protocollo si riferisce generalmente alle regole di comportamento e alla forma che si dovrebbe seguire quando si ospita o si interagisce con funzionari governativi o altri leader/rappresentanti organizzativi; può anche comprendere questioni di etichetta culturale. (Vedere questa spiegazione di un ufficiale del protocollo organizzativo. L’oggetto del protocollo nel contesto del nostro lavoro al MIT è quello di promuovere un’atmosfera di rispetto e accoglienza — un’atmosfera che permette alle persone di concentrarsi sul fare il loro miglior lavoro.
Il protocollo si applica ogni volta che individui o entità interagiscono, ma le domande tendono a sorgere solo quando ci sono differenze di rango ufficiale o cultura o funzione tra di loro (cioè, quando le persone non sono sicure delle regole). Possibili scenari nel campus includono (ma non sono limitati a!)
- un gruppo di studenti di invitare un membro di facoltà di cenare
- un comitato di ricerca in corso una serie di colloquio finale giorni con i candidati
- un importante esperto in visita per una conferenza + le riunioni con i colleghi
- una visita in loco da parte di singoli, imprese, o sostenitori di un governo
- una visita da un pubblico ufficiale o delegazione
Qui ci sono alcune domande da porsi quando si senso di protocollo possono verificarsi problemi.
- Quali sono i ranghi organizzativi o informali delle persone coinvolte?
- È consigliabile coinvolgere altri colleghi di Istituto e DLC, sia a causa di problemi di protocollo o di attualità? Chi dovrebbe mettersi in contatto?
- È richiesto un invito formale? Chi è il firmatario appropriato? Ciò non implica che un invito cartaceo è necessario-e-mail dalla persona giusta può andare bene. In entrambi i casi, è utile includere in un invito un contatto logistico o di programma, soprattutto se il firmatario è un leader senior.
- Qual è la forma corretta di indirizzo?
- Chi invierà un ringraziamento dopo l’evento?
- Chi è la scelta giusta per salutare e scortare un visitatore e per fare presentazioni? Queste persone possono o non possono essere le stesse. Dove avviene il saluto?
- È consigliato un regalo? Deve essere presentato formalmente o forse a conclusione di una riunione? Da chi?
- Se c’è un programma di conversazione al tuo evento, chi aprirà il programma / introdurrà i tuoi premiati / siederà con i tuoi ospiti nel pubblico?
- Ci sono altri problemi di posti riservati o assegnati da considerare?
- Quali sono le esigenze di una delegazione o del personale di accompagnamento – programma separato e alloggio o rimangono con il preside?
- Sarà necessario un follow-up, diverso da un ringraziamento? Chi sarà responsabile e chi dovrebbe essere incluso nella conversazione?
Institute Events è disponibile per fornire consulenza su uno di questi problemi, incluse le domande sul fatto che una richiesta ricevuta debba essere esaminata oltre il livello DLC. Altre risorse includono Kiss, Bow o Shake Hands di Terri Morrison; il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti; l’Emily Post Institute; Onore & Rispetto di Robert Hickey; e le forme online di indirizzo fornito dalla Protocol School di Washington. Si potrebbe anche desiderare di consultare GlobeSmart, la risorsa MIT-licenza che fornisce informazioni dettagliate su come lavorare in modo efficace tra le culture.