Et av spørsmålene jeg oftest blir spurt når folk hører at jeg sitter på selskapsstyrer, handler ikke om lederlønnspakker. I stedet vil de vite hvordan de skal presentere for et styre, slik at medlemmene vil si ja.
spørsmålet minner alltid om en presentasjon som gikk galt. For flere år siden ga en ganske dandified fyr fra et selskap en presentasjon til et styre jeg satt på. Han var snide til tider, gjort flere off-farge vitser, blunket til styremedlemmer og gjorde sin politiske orientering klart med side bemerkninger om regjeringen i dag. Da han ikke visste svarene på spørsmålene vi spurte, han prøvde å fob dem av som irrelevant. Når stolen endelig avsluttet presentasjonen, så vi på hverandre i vantro. Vi var ikke bare usikre på forslaget, men også usikre på personen som brakte forslaget. Jeg tror du kan gjette hvordan vi stemte.
Ikke la dette være deg.
Folk til stede for bedriftsstyrene av mange grunner – de kan foreslå en ny retning for selskapet, forklare et komplekst juridisk problem som må avgjøres raskt, eller bare gi en oppdatering på et pågående prosjekt. Men styrene kommer i alle former og størrelser, det være seg skolestyrer, nabolaget se boards, leilighet boards, non-profit boards eller ansatte komiteer.
uansett kontekst er prinsippene for å presentere til beslutningsorganer de samme, og å få det riktig er avgjørende. Det er ikke så vanskelig som det høres ut, så lenge du holder noen retningslinjer i tankene. Her er ni do ‘s og seks don’ ts for å være effektive:
Board Presentations Do ‘ s:
- Vet hva du går inn i. Styremøter er ofte jam fullpakket med en lang agenda. I de siste par månedene har jeg vært i møter som har vart opptil 8 timer, som dekker opptil 20 emner. Emnet ditt er spesielt for deg, men du har en begrenset tid til å få viktig informasjon på tvers.
- gjør leksene dine. Hvem er på brettet? Hva er deres bakgrunn? Det hjelper å kunne skreddersy presentasjonen når det er aktuelt, slik at du ikke forteller dem ting de allerede vet, og heller ikke antar kunnskap de kanskje ikke har.
- Send dokumenter i god tid. Jeg prøver å sikre styremedlemmer få sine papirer minst en uke i forveien. Hvis det er en frist, møte den med flere dager til overs i tilfelle det er tilbakemelding før det går til styret. Vennligst ikke «overraske» oss, som i «jeg ga ikke papirene på forhånd fordi jeg ønsket å holde deg i spenning». Dette Er Ikke En Agatha Christie-roman, det er et styremøte. Gi oss verktøyene vi trenger for å ta en beslutning.
- Vet på forhånd hvor mye tid du har. Ikke gå over tildelingen din. Hvis stolen føles mer tid er garantert, vil han eller hun forlenge den. Sørg for å gi god tid til spørsmål.
- Spør hvordan styret ønsker informasjonen presentert. For eksempel, spør stolen, «skal jeg presentere hele greia eller treffe de høye punktene?». En annen tilnærming: foreslå at du «tar papirene som allerede lest». Det betyr at du antar at alle har gjennomgått dokumentene du sendte på forhånd, og du vil bare ta opp de viktigste punktene og unngå å gjenta alle detaljer.
- Vær forberedt. Vær profesjonell. Vær kortfattet. Styremedlemmer vil bedømme innholdet i presentasjonen, men også tillit som du leverer den.
- Hold deg rolig og svar på spørsmålet. Hvis du ikke vet svaret, ikke bli oppskjørtet, defensiv eller prøve å fake det. I stedet lover å komme tilbake med svaret så raskt som mulig. Deretter følger gjennom raskt. Også, og dette er veldig viktig, ikke bli kastet av hvis du får mange vanskelige spørsmål. Hvis vi ikke trodde forslaget ditt hadde fortjeneste, ville vi ikke bry oss med spørsmål, vi ville bare si nei. Styremedlemmer stille spørsmål annerledes-noen meander, andre får rett til det. Uansett stil, hold deg jevn og svar klart og konsistent. Også, ikke gi holdning til spørsmål du synes er «dumme» eller åpenbare — vi gjør jobben vår. Ofte kommer den mest interessante eller viktige informasjonen fra tilsynelatende enkle spørsmål.
- Vær tydelig og tydelig på utfallet. Hvis det er en beslutning om å bli tatt ved slutten av presentasjonen, må du kontrollere at alternativene er veldig klare. Det skader aldri å oppgi alternativene foran, forklare dem og deretter presentere alternativene igjen.
- Slutt med grace. Når det er tid for deg å gå, si takk og gå. Ikke somle.
Styrepresentasjoner Don ‘ ts:
- Du kan bli holdt venter — ikke klage. Møter kan kjøre sent avhengig av dagsorden. Hvis det er en lukket dør møte vil du bli holdt venter utenfor. Hvis ikke, vil du være der å se andre mennesker presentere, eller lytte til debatter på andre agendaposter. Ikke under noen omstendigheter beklage om det, som det vil forderve rommets syn på presentasjonen før det selv starter. En munter «ikke noe problem» går langt.
- ikke kjede oss. Jeg har nylig satt gjennom en rapport som i hovedsak fortalte alle i rommet noe vi alle allerede visste. Presentatøren mistet raskt vår oppmerksomhet. Enda verre, vi hadde alle mentalt sjekket ut da han hadde kommet til «spør».
- ikke lobby. Presentasjonen er ikke en mulighet til å ta standpunkt på andre områder. Hvis DU er der for å snakke om å oppgradere IT-infrastrukturen, er det ikke nyttig for deg eller oss å kaste inn en «mens jeg er her, vil jeg gjerne lage en tonehøyde for bedre parkeringsmuligheter».
- Ikke bruk sjargong. Vi er ikke nødvendigvis eksperter på ditt område. Bruk et klart språk som alle rundt bordet forstår. Første gang ut, forklar hva DU mener MED ESG, grok og API, ellers høres det bare ut som en rekke nonsensiske bokstaver og ord. Prøv å unngå overblown uttalelser-en «komplett sjøendring» bedre være ganske stor. Også trenddrevne ord som vil få folk til å rulle øynene sine. «Thinkfluencer» kommer til tankene.
- Vi er ikke alle like — ikke luft din bias og politiske tilbøyeligheter. Med litt flaks gruppen rundt bordet er en mangfoldig en, med ulike meninger. Off-farge vitser og politiske kommentarer har ingen plass i presentasjonen og kan fornærme de menneskene du prøver å overtale.
- Ikke gå over toppen med bjeller og fløyter. Det er ikke nødvendig å sende ut blomster eller en underholdende video med mindre det er direkte relatert til emnet. Nyttig: «her er et utvalg av hva vi snakker om.»Merkelig:» Her er en blomst for alle dere herlige mennesker .»Og ja, jeg var i et møte hvor noen en gang delte ut blomster til «alle de vakre damestyremedlemmene».
Klar, konsis og rett på sak
Tenk på presentasjonen som et notat, ikke en roman. Styremedlemmer trives på fakta presentert på en klar og konsis måte. Selv om du lar presentasjonen uten å få svaret ja du håpet på, vil du minst la folk ved bordet med et godt inntrykk av deg. Og det vil gå langt hvis du kommer tilbake til styret med et revidert forslag.
Gi det en sjanse og gi meg beskjed hvis det hjalp, og hvis du kjenner noen som forbereder seg på å gi en presentasjon, klipp dette og send det til dem. Sjansene er ikke bare vil de være takknemlig, men så vil styremedlemmene som hører presentasjonen.
Publisert I samarbeid Med LinkedIn. Dette innlegget også dukket opp I BBC Capital Kolonne, Over Bord Med Lucy Marcus.
Forfatter: Lucy P. Marcus, grunnlegger Og ADMINISTRERENDE DIREKTØR I Marcus Venture Consulting, Ltd. HAN Er Professor I Ledelse og Styring VED IE Business School, en ikke-direktør for Atlantia SpA, ikke-leder av Mobius Life Sciences Fund, og ikke-administrerende direktør For BioCity.
Bilde: Studenter fra Warszawa School Of Economics delta på en presentasjon På Warszawa Børs 15 September 2008. REUTERS / Peter Andrews