Offentlige anskaffelser har aldri hatt en høyere profil. Realiseringen av besparelsene som kan oppnås fra veldrevne innkjøpsøvelser har sett betydningen av innkjøpsstrategi forhøyet.
denne bloggen gir en veiledning til anskaffelsessyklusen og diskuterer noen av de viktigste hensynene som bør gjøres gjennom hvert trinn.
Bli kjent med innkjøp
Å få en forståelse av reglene er en forutsetning i innkjøp.
Innkjøpere og leverandører må forstå strukturen i innkjøpsprosessen, minimum tidsrammer som kreves, prosedyrene som styrer disse tidsskalaene, prosessene som går sammen med dem, inkludert rammeavtaler, utvelgelses-og tildelingskriterier, evalueringsprosessen og stillstandsprosessen.
uten forståelse av disse problemene, og mange flere dessuten, er risikoen for feil for høy, og feil er en tydelig mulighet.
innkjøpssyklusen hjelper kjøpere til å forstå prosessen og bryter anskaffelsesprosessen i 13 seksjoner.
Hva er en innkjøpssyklus?
anskaffelsessyklusen er en viktig del av anskaffelsesprosessen.
innkjøpssyklusen skisserer trinnene som bør tas av kjøpere i løpet av hver anskaffelsesøvelse.
CIPS Procurement And Supply Cycle
denne bloggen vil veilede deg gjennom trinnene i innkjøpssyklusen.
CIPS Innkjøps-Og Forsyningssyklus er den sykliske prosessen med viktige skritt for å skaffe varer eller tjenester.
syklusen inkluderer 13 stadier:
- Definer Forretningsbehov Og Utvikle Spesifikasjon
- Markedsanalyse Og Ta Eller Kjøp Beslutning
- Utvikle Strategi Og Plan
- Pre-Procurement Market Testing
- Utvikle Dokumentasjon Og Detaljert Spesifikasjon
- Leverandørvalg For Å Delta I Anbud
- Utsted Anbudsdokumenter
- anbuds-og anbudsvurdering og validering
- Kontraktstildeling Og Implementering
- Lager, Logistikk Og Kvittering
- kontraktytelse Og Forbedring
- Leverandørrelasjonsstyring
- Eiendel Ledelse
Definere forretningsbehov og utvikle spesifikasjon
først og fremst må en organisasjon forstå og definere sine innkjøpsbehov. Dette kan gjøres ved å engasjere interessenter i hele organisasjonen, og denne forskningen vil støtte opprettelsen av en spesifikasjon på høyt nivå. Engasjement med interessenter i denne innledende fasen betyr at de er mer sannsynlig å støtte endringsprosessen der interessenter buy-in er nødvendig.
Markedsanalyse og foreta eller kjøpe beslutning
den andre fasen av innkjøpssyklusen krever markedsanalyse. Å gjennomføre denne analysen vil hjelpe din organisasjon til å vurdere markedsalternativene som er tilgjengelige.
som en del av denne undersøkelsen bør organisasjonen utvide utgifter, nåværende posisjonering og dynamikken i markedet. Dette vil hjelpe din organisasjon til å identifisere potensielle leverandører og graden av ferdigstillelse.
Det vil også støtte beslutninger rundt kjøp og outsourcing versus intern avsetning.
Strategi og planlegging
når du har definert dine forretningsbehov, kan du utvikle organisasjonens innkjøpsstrategi.
strategien din bør vurdere den potensielle virkningen av det ytre miljøet. CIPS gir et eksempel på dette på deres hjemmeside, og bemerker at:
» Å Gjennomføre et konkurransedyktig anbud er en god ide hvis det er konkurranse, og du er godt posisjonert til å utnytte markedet.
Å Utvikle konkurranse i markedet eller bringe dette internt kan være en bedre strategi hvis du er avhengig av en eneste forsyningskilde»
hvis du bestemmer deg for å gjennomføre en konkurransedyktig anbudsøvelse, må du også begynne å vurdere hvilken anbudsrute du skal bruke. Vil verdien av varene/arbeidene/tjenestene du planlegger å anskaffe, kreve at du følger en høyverdig innkjøpsrute, publiserer I OJEU (til slutten av 2020 og Deretter Finner Et Anbud)? I så fall, hvilken prisprosedyre vil trolig være mest hensiktsmessig for anskaffelsen din?
Pre-Innkjøp
pre-innkjøp scenen bør innebære markedet testing og engasjement. En markedstest vil hjelpe din organisasjon til å måle om det er riktig tidspunkt å gå inn i markedet. Blant faktorene å vurdere på dette stadiet er avlingssykluser konkurrent aktivitet, ny lovgivning, og leverandørenes slutten av regnskapsåret.
Utvikling av anbudsdokumentasjon
uansett verdien av anbudet, må du utvikle anbudsdokumentasjon, som vil informere potensielle leverandører om anskaffelsen, hva du vil kjøpe, vilkårene de må oppfylle for å bli vurdert og kriteriene du, kjøperen, vil bruke på både valg og prisstadium. Dette må være forberedt før du utsteder kontrakten varsel.
ved utvikling av anbudsdokumentasjon er det viktig at den gir leverandørene en detaljert oversikt over volumene av varer eller tjenester som kreves, servicenivåavtale og vilkår og betingelser. Dine viktigste interessenter bør være en del av dette stadiet.
Dette vil inngå i en detaljert spesifikasjon som sikrer konsistens over hele linja(f. eks. prising, produktkvalitet, driftsfunksjonalitet). Å få spesifikasjonene riktig første gang reduserer risikoen for å måtte anbud igjen. Denne spesifikasjonen vil utgjøre en del av anbudsdokumentene for leverandører.
Leverandørvalg
på dette stadiet bør organisasjonen være klar til å publisere en kontraktsmelding, enten GJENNOM OJEU eller, hvis innkjøpsverdien er under ojeu-terskelene, gjennom en av de nasjonale portaler som Contracts Finder (England) eller Public Contracts Scotland. Denne kontraktsmeldingen skal følge formatet som kreves av ojeu award-prosedyren du har valgt eller av portalen du publiserer. I det minste vil det inneholde kontaktinformasjon for kjøperen, informasjon om hvordan du får tilgang til anbudsdokumentene, en kort beskrivelse og en frist for svar.
hvis du gjennomfører en ikke-OJEU innkjøp, vil din kontrakt varsel, sammen med anbudsdokumenter, tillate deg å spørre leverandører en rekke spørsmål. Hvis DU bruker Ojeu Restricted Procedure, vil Du bruke Standard Selection Questionnaire eller European Standard Procurement Document (Skottland) for å vurdere leverandørkapasitet, tilbud, økonomisk stilling etc. SQ vurderes deretter mot et forhåndsavtalt Sett Med Utvalgskriterier, som gjør det mulig for deg å avgjøre om en leverandør skal være nominert og motta en anbudsinnbydelse.
Utstede Anbudsdokumenter
hvis du bruker en totrinns prosess som Ojeu Begrenset Eller Forhandlet Prosedyre, når du har valgt de riktige leverandørene for å bli nominert til anbud, må du da sende formelle dokumenter (f.eks. En Anbudsinnbydelse. Hvis du bruker en en-trinns prosess som Ojeu Open-Prosedyren, utstedes SQ eller ESPD sammen med alle de andre anbudsdokumentene i utgangspunktet, og alle leverandører sender inn et fullt anbud
sammen med disse dokumentene, en detaljert spesifikasjon, et dokument med forretningskrav og klare tidsskalaer skal sendes.
Evaluering Og Validering Av Bud Og Anbud
det er på tide med tilbudsevaluering mot forhåndsdefinerte kriterier som var en del av tilbudsdokumentasjonen din, slik at leverandørene er klar over kriteriene de prøver å oppfylle.
anbudsevaluering bør være strukturert, disiplinert og gjennomsiktig.
i denne fasen er det vanlig for innkjøpsorganisasjonen å fullføre kredittsjekker, befaringer, produktprøvetaking eller prøvelser.
et innkjøpsteam bør forsøke å engasjere seg fullt ut med sine leverandører på dette stadiet, samtidig som de sørger for at de alltid er i samsvar med anskaffelsesforskriften. Dette kan imidlertid være vanskelig og prøver å håndtere alle anbud effektivt er ikke en lett oppgave.
Programvare For Anbudshåndtering gjør det mulig for team å lagre og dele viktig informasjon med hverandre gjennom hele anskaffelsesprosessen.
Kontraktstildeling Og Gjennomføring
når du har valgt din foretrukne leverandør – kan du deretter tildele kontrakten.
Ved å Gi tildelingskriterier kan begge parter forstå sine forpliktelser, noe som minimerer kontraktsrisiko.
Lager, Logistikk Og Kvittering
på dette stadiet lager hensyn må gjøres; dette kan omfatte:
- produktkoding og klassifisering
- Plass, layout og reoler.
- Leveringsfrekvens.
Kontraktsytelse Og Forbedring
offentlige organisasjoner har et ansvar for å skaffe seg effektivt og drive maksimal verdi fra hver kontrakt de tildeler.
eventuelle kontrakter bør angi avtalte Kpier – som skal overvåkes med vurderinger. En kontrakt gjennomgang bør inkludere diskusjon om hvordan forholdet fungerer og bør løse eventuelle konflikter.
Kontrakt programvare kan støtte kjøpere å spore ytelse og øke forbedringer.
denne typen programvare kan brukes gjennom alle aspekter av contract management post award, slik at du kan overvåke leverandørytelse, foreta verdisporing, skape kontraktsvariasjoner og vite når du trenger å planlegge å retender – og mye mer.
Å Ha riktig kontrakt styringssystem på plass vil gjøre livet mye enklere som det er mange fordeler med denne eProcurment strategi inkludert:
- Evaluering av leverandørens ytelse gjennom hele kontrakten gjør det mulig å iverksette tiltak for å øke ytelsen og effektiviteten av kontrakten
- Beslutninger tatt til rett tid, noe som reduserer potensielle risikoer som oppstår i fremtiden
- leverandøren er samarbeidsvillig og svarer til organisasjonens behov
- levering av tjenester er tilfredsstillende for begge parter
- det er ingen kontraktstvister eller overraskelser
delta ‘ s contract performance tool lar brukeren opprette, administrere/overvåke og registrere en skreddersydd ytelsesovervåkingsplan for hver kontrakt og hver leverandør / entreprenør.
brukeren kan utføre en klar Og målbar Kontrakt Ytelse program for hver aktiv kontrakt ved hjelp av en lett å forstå Key Performance Indicator (KPI) builder og en tilhørende plan / påminnelse / gjennomgang metodikk.
- Støttedokumenter kan festes til Kpier.
- Kontrakt Ytelse inkluderer full eksport funksjonalitet.
Supplier Relationship Management
Supplier relationship management innebærer strategisk styring av alle interaksjoner med leverandører for å maksimere verdien av disse interaksjonene. Det betyr å skape tettere, mer samarbeidsrelasjoner for å realisere verdier.
Supplier relationship management software kan disiplinere organisasjonens prosesser og hjelpe dine ansatte til strategisk å planlegge og administrere samhandling med leverandører.
Delta Leverandørstyringsmodul gir en enkel leverandør / leverandørstyringstjeneste som kjører leverandøren til et enkelt sentralt knutepunkt hvor de registrerer, lagrer og administrerer sine detaljer og som kjøpere har umiddelbar tilgang til. Listebyggingsfunksjonene gir kjøpere muligheten til å opprette og administrere lister over leverandører.
- Opprett et ubegrenset antall kategori – / leverandørlister
- Mulighet for å lagre og administrere rammelister
- Mulighet for å angi liste åpne og lukke datoer og klokkeslett i tråd med tidsfrister
- datavisning I Sanntid: leverandørprofiler i listene oppdateres automatisk hvis en leverandør gjør en oppdatering
- Fjerner kravet om tidkrevende vedlikehold av leverandørinformasjon og papirlagring
Asset Management
Vurderinger bør gjennomføres for å avgjøre om kravene er endret. Organisasjoner bør også tenke på hva som kan forbedres og inkorporeres neste gang.
det er her vi når slutten av syklusen-som tar oss tilbake til starten!
viktige hensyn
NÅR du tar beslutninger gjennom hele syklusen, anbefaler CIPS at følgende bør vurderes:
- Innkjøpssystemer & Teknologi
- Interessentengasjement
- Bærekraft/ CSR / Etikk/ Sikkerhet
- Risikovurdering / Begrensning
- Kontinuerlig forbedring
- Personer & ferdigheter
- Innovasjon
vi utforsker noen av disse viktige Betraktninger I Detalj Nedenfor.
Innkjøpssystemer & Teknologi
kravet om at all kommunikasjon rundt offentlige anskaffelser skal være elektronisk per oktober 2018 betyr at eprocurement-programvare og anbudsstyringssystemer blir stadig mer sammenvevd i kommersielle eProcurement-løsninger.
eProcurement har kommet langt siden det startet på 1980-tallet. oppfinnelsen Av Elektronisk datautveksling (EDI) tillot at filer og dokumenter ble delt mellom offentlig og privat sektor, som var revolusjonerende på den tiden.
i Dag har teknologien gjort det mulig for offentlig sektor å kjøpe mer effektivt ved hjelp av skreddersydd programvare. Kjøpere bruker Anbudsadministrasjon eller etenderingssystemer som har arkiveringsmekanismer som gjør det mulig for kjøpere og leverandører å gjennomgå og revidere buddokumentasjonen, sammen med eventuelle spørsmål og svar som er sendt inn i forhold til budet.
bruk av elektronisk kommunikasjon fjerner unødvendige manuelle prosesser og hjelper innkjøpsorganisasjoner med å øke responstiden og sette klarere kommunikasjonslinjer med leverandørene.
i Tillegg betyr flytting til en eProcurement-løsning at organisasjonen din vil ha en lettere miljøpåvirkning, da det ikke er krav til utskrift og postering. I tillegg til å være mer bærekraftig, vil organisasjonen kutte budsjettutgifter, noe som gjør eTendering programvare en utmerket investering.
Delta eSourcing-kunder har tilgang til banebrytende teknologi som kan forandre effekten av enhver kjøpers strategi. Hvert trinn i anskaffelsesprosessen, fra innledende kontraktsvarsel til evaluering til kontraktsadministrasjon, kan gjennomføres elektronisk og kan revideres fullt ut.
Interessentengasjement
gjennom hele anskaffelsesprosessen er engasjement mellom kjøpere og leverandører avgjørende. Ved å engasjere seg med markedet før en anskaffelsesøvelse kan kjøperen lære mer om de nyeste produktene og tjenestene som er tilgjengelige.
det er mange fordeler med tidlig engasjement for kjøpere, inkludert:
- Nettverk Og bygge relasjoner med leverandører
- Leverandører kan påvirke mål og krav til en kontrakt før den offisielle kunngjøringen publiseres, noe som reduserer risikoen for retendering.
- Leverandører kan opplyse kjøperen om produktet/ tjenestene dine, det nåværende landskapet og trender i markedet
GDPR
DEN 25. Mai 2018 implementerte EU en ny personvernlovgivning over Hele Europa, General Data Protection Regulation (GDPR).
GDPR består av hundrevis av sider med nye krav, noe som får ledende organisasjoner over hele verden til å revurdere sin databeskyttelsesstrategi.
MANGE vil hevde AT GDPR er den tøffeste personvern-og sikkerhetsloven i verden. Selv om det ble utarbeidet Og vedtatt Av Eu, pålegger det organisasjoner hvor som helst, så lenge de målretter mot eller samler inn data relatert til borgere i EU.
I HENHOLD TIL It-Styring:
«EUS PERSONVERNFORORDNING vil ikke lenger gjelde direkte i STORBRITANNIA ved slutten av overgangsperioden (31.desember 2020). Imidlertid MÅ britiske organisasjoner fortsatt overholde sine krav etter dette punktet.
FØRST vedtar DPA 2018 EUS GDPR-krav i BRITISK lov. For DET ANDRE har den BRITISKE regjeringen utstedt et lovbestemt instrument – Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 – som endrer DPA 2018 og fusjonerer det med kravene I EU GDPR for å danne et databeskyttelsesregime som vil fungere i EN BRITISK sammenheng etter Brexit.
DETTE nye regimet vil bli kjent som ‘UK GDPR’.
Cyber Security
Nye forskrifter SOM GDPR, Samt høyprofilert mediedekning om virkningen av cyberhendelser, har økt forventningene til partnere, interessenter, kunder og det bredere publikum. Helt enkelt må organisasjoner-og spesielt styremedlemmer-få tak i cybersikkerhet.
offentlig sektor har store mengder sensitive data, og det er viktig at alle offentlige organer har kunnskap og evne til å forsvare seg mot cybertrusler, noe som betyr å investere i større sikkerhet både for egen organisasjon og forsyningskjeden.
DEN BRITISKE regjeringen forbedrer cybersikkerheten i forsyningskjeden. Siden 1.oktober 2014 har alle leverandører hatt behov for å være i samsvar med Cyber Essentials-kontrollene ved budgivning for offentlige kontrakter som involverer håndtering av sensitiv og personlig informasjon og levering av visse tekniske produkter og tjenester.
Etisk sourcing
Innkjøp er i endring, og kjøpere kan ikke lenger tildele kontrakter på kostnad uten å ta hensyn til den bredere effekten av anskaffelsen.
gitt at anskaffelsesøvelser kan innebære komplekse relasjoner mellom mange forskjellige organisasjoner, er det potensial for mange uetiske praksiser å bli involvert et sted i forsyningskjeden. Disse kan variere fra ulovlige aktiviteter som moderne slaveri og korrupsjon, til bredere spørsmål som forakt for konsekvensene av klimaendringer
Etisk sourcing kan støtte kjøpere for å unngå disse fallgruvene, da Den fokuserer på å gjennomføre sourcing-aktiviteter på høyest mulig standard for ansvarlig, bærekraftig, miljømessig og samfunnsbevisst forretningspraksis.
Sosial verdi
Sosial verdi kan bety en forpliktelse til miljøspørsmål i anskaffelser, for eksempel å sikre bærekraftig eller lavkarbonpraksis prioriteres. Men sosial verdi kan også omfatte elementer som er ‘nærmere hjemme’ for bedrifter.
Selskaper som behandler sine ansatte godt er en type ‘sosial verdi’. Å betale den levende lønnen til alle arbeidstakere, for eksempel, bidrar både til ansattes velvære og den lokale økonomien.
Malcolm Harrison, ADMINISTRERENDE DIREKTØR Ved Chartered Institute Of Procurement & Supply, har tidligere understreket at det er en misforståelse å tro at sosial verdi bare er viktig i kommunale anskaffelser. Sosial verdi har blitt stadig viktigere for staten, nasjonale myndigheter rundt om i verden, og privat sektor også.
Innkjøpsstrategi Med Delta eSourcing
Delta gir en sentral, sikker, nettbasert løsning som forenkler og automatiserer mange av de tidkrevende prosessene som er involvert i å skape og utstede utlysninger for konkurranse og håndtere anbudsresponser.
Delta rike funksjonalitet dekker alle aspekter av eTendering prosessen fra idriftsettelse, varsel opprettelse, prekvalifisering og utstedelse av invitasjoner til anbud til evaluering av svar og tildeling av kontrakt og selv kontrakt ledelse.
Å Ha denne omfattende løsningen gjør at du kan redusere både behandlingskostnadene for innkjøp og tidsskalaene for anbud over ojeu innkjøpsterskler.
Delta eSourcing tilbyr en rekke innkjøpsprogramvare og er forpliktet til å hjelpe organisasjoner i offentlig sektor med å effektivisere innkjøpsprosessene sine. Våre innkjøpstjenester gir deg fleksibilitet til å lage en skreddersydd innkjøpspakke for din organisasjon.
Bestill din live demo med et medlem av vårt ekspertteam.
Kom i gang