Først etablert I 2002, Understreker National Records and Information Management (RIM) Month behovet for god journalføring og informasjonshåndtering i både næringsliv og i livet. Det feires hver April og er en flott tid å gjennomføre en vårrengjøring av postene dine. Denne måneden deler VI RIM beste praksis for å sikre at informasjonen din er sikker, kompatibel og enkel å finne hele året.
hvorfor må bedrifter investere I RIM?
Records Information Management (RIM) er en bedriftsfunksjon som involverer styring av alle forretningsdokumenter gjennom hele livssyklusen fra opprettelse til arkivering eller ødeleggelse i samsvar med de styrende retningslinjene.
fra det økende reguleringsmiljøet til den raske eksplosjonen av informasjon, skaper bedrifter mer innhold mens de prøver å overholde flere regler. Ikke bare er det mer informasjon, men formatene der informasjonen opprettes, administreres og lagres, fortsetter å endres. I DAG kan EN RIM-policy ikke bare dekke tradisjonelle fysiske og elektroniske dokumenter. Det må også omfatte e-post, direktemeldinger og sosiale medier, samt hvor denne informasjonen holdes, fra arkivskap til fildeling, skyen og mobile enheter.
Organisasjoner som ikke overholder regelverket, kan møte store bøter eller rettssaker og kan til og med sette informasjonen i fare for å bli brutt, noe som kan føre til omdømmeskader og tap av aksjonærverdi. En nylig undersøkelse fra OnePoll viste at 86.55% av respondentene var «ikke sannsynlig» eller «ikke sannsynlig» å fortsette å gjøre forretninger med et selskap etter et datainnbrudd. I tillegg har aksjekursene en tendens til å falle i gjennomsnitt 5% når et datainnbrudd er avslørt.
en omfattende RIM-strategi er den eneste måten å proaktivt administrere og beskytte forretningsinformasjonen din på, samtidig som du sikrer samsvar. Her er fem tips for å evaluere og forbedre RIM-politikken din denne våren:
Fokus på informasjonsstyring (ig)
informasjonsstyring består av alle regler, prosesser og strukturer som en organisasjon må overholde gjennom opprettelse, ledelse, deling og ødeleggelse av informasjonen. MENS RIM bare tar for seg livssyklusen til et dokument, har IG en bredere tilnærming for å sikre at all informasjon som opprettes, samsvarer med organisasjonens mål. Effektiv IG vil nå over hele organisasjonen for å sikre at alle ansatte og avdelinger kjenner og følger de riktige prosedyrene for å opprette og administrere forretningsinformasjon.
Identifiser ansvar i hele organisasjonen
EN RIM-policy lykkes bare når ansatte i hele organisasjonen kjøper seg inn. Dette inkluderer medlemmer av hovedstyret eller ledergruppen, samt ansatte på alle nivåer i selskapet. Identifiser noen eller et utvalg av personer som kan ta ansvar for å evaluere og forbedre DITT RIM-program. Dette kan omfatte representanter fra hver avdeling i selskapet eller en arkivleder eller RIM-partner som kan hjelpe deg med å revidere informasjonen din og bygge en omfattende strategi for å opprette, administrere og ødelegge informasjonen din.
EN RIM-komiteen kan også hjelpe organisasjoner holde seg på toppen av de nyeste regler og forskrifter, løse nye problemer eller bekymringer som de oppstår og bistå i kontinuerlig utdanning og opplæring av ansatte I RIM beste praksis.
Utvikle en tidsplan for oppbevaring av poster
en tidsplan for oppbevaring av poster informerer ansatte om hvor lenge et dokument skal oppbevares for å sikre samsvar. Oppbevaringsplaner er basert på både juridiske og regulatoriske krav, samt operasjonelle behov i en organisasjon.
Mange bedrifter holder på dokumenter på ubestemt tid i frykt for at de en dag kan trenge en fil de kasserte, men å holde informasjon forbi oppbevaringsperioden er dyrt og risikabelt. Ikke bare kaster bedrifter bort tid og penger på langvarig lagring av poster, men utløpt informasjon kan bli en forpliktelse hvis de blir utsatt under et brudd på data eller rettssaker. Oppbevaringsplaner hjelper organisasjoner med å organisere, administrere, finne og hente informasjon på en bedre måte, samtidig som de sparer tid og penger og sikrer samsvar.
på slutten av sin oppbevaring tidsplan, sperring ingen revisjoner eller rettssaker holder, all informasjon skal være sikkert ødelagt. En tilfeldig destruksjonsplan vil ikke være tilstrekkelig. Sett opp en systematisk tilnærming slik at all informasjon som har møtt oppbevaringskrav, blir ødelagt så snart som mulig.
Skriv DIN RIM policy ned
som nevnt, bør hvert medlem av en organisasjon være på samme side når det gjelder DIN RIM policy. Konsistens og klarhet er nøkkelen. Etablere en policy for hele selskapet som tydelig skisserer prosedyrene alle ansatte må ta gjennom hele livssyklusen til et dokument, fra opprettelse til deling og ødeleggelse. Denne policyen bør adressere følgende:
- roller og ansvar for ansatte
- arkivlivssyklus
- Arkiveierskap
- Revisjon
- Juridiske begrensninger
- Deling og tilgangskontroller
- Vedlikehold av Poster
- beste PRAKSIS OG BESTE PRAKSIS FOR RIM opplæring
rim-policyen skal være tilgjengelig for alle ansatte og tydelig kommunisert på tvers av organisasjonen. HR kan være en strategisk ressurs for utvikling av løpende opplæring og utdanning på arkivhåndtering og informasjonssikkerhet.
Del med forsiktighet
enten det er for revisjon, juridiske årsaker eller forretningsstøtte, skal ansatte kunne finne og få tilgang til informasjonen de trenger, når og hvor de trenger den. De må også kunne dele denne informasjonen med eksterne revisorer som forespurt. Til tross for risikoen forbundet med e-post sensitiv informasjon-informasjonen kan brytes, skrives ut eller kopieres, for å nevne noen-49% av bedriftsledere i undersøkelsen innrømmet å ha delt bedriftsdata fra sine personlige e-postkontoer. Ansatte trenger en måte å sikkert dele informasjon samtidig overvåke hvem og hvordan denne informasjonen er tilgjengelig.
med en digital dokumenthåndteringsløsning blir revisjoner og andre forretningsoppgaver smertefrie. Dokumenter deles via en sikker tidsbestemt kobling og vises i digitale filrom der du kontrollerer hva som kan gjøres med dem, inkludert om de kan skrives ut, lastes ned eller kopieres. En revisjonslogg registrerer alle handlinger som utføres på de delte informasjons-og filrommene, kan til og med settes til å utløpe for å sikre sikkerhet.