et robust og effektivt forretningskommunikasjonssystem er en forutsetning for suksess for en bedrift, og det er mange selskaper som lærer denne leksjonen på den harde måten. Ja, det er mange selskaper som har lidd mye på grunn av deres dårlige forretningskommunikasjonsprosesser. De måtte tape på sine kunder, som selv påvirket deres bunnlinjen også. Dermed, hvis du også ikke vil møte lignende konsekvenser, er det viktig at du utfører en grundig analyse av kommunikasjonsprosedyrene dine. Nedenfor er noen av beregningene for å analysere et kommunikasjonssystem, noen utenfor tekniske hensyn:
- Struktur-strukturen i forretningskommunikasjonen spiller en svært viktig rolle. Det er mange kommunikasjonssystemer som er frittstående systemer som PBX telefonsystemer. Disse gamle systemene har en svært kompleks struktur og er sårbare for en rekke problemer. Et godt kommunikasjonssystem bør være mindre komplekst og enkelt å integrere med andre systemer. En modulær struktur er bedre som det ville hjelpe i enkel gjenkjenning og vedlikehold av problemer.
- Klarhet – du må sjekke om talemeldinger samt samtaler som du mottar eller gjøre er klare eller ikke. Klarhet er det første som gjør et kommunikasjonssystem godt og effektivt. Hvis kundene ikke er i stand til å høre hva du sier, klart så det er bundet til å være en kommunikasjon gap, som senere ville skape problemer. Til tider folk kan bare henge opp bare fordi de ikke er i stand til å høre hva personen på den andre siden sier. Tenk om dette skjer mens ansatte gjør salg samtaler. Konkurransen i markedet er veldig høy og kundene kan lett vunnet av konkurrentene.
- Konsistens – du må sjekke hvor konsekvent systemet ditt har vært gjennom de siste månedene eller årene. Et godt kommunikasjonssystem skal gi konsekvent ytelse. Det kan være feil, men hyppigheten av feil bør være veldig veldig lav. Som en utvidelse, kan du også sjekke hvor ofte du er systemet bryter ned. Det som kalles gjennomsnittlig tid mellom feil, bør være ekstremt høyt.
- Medium – den typen medium som forretningskommunikasjonssystemet bruker for å overføre signalene er svært viktig. Hvis mediet som brukes er ineffektivt, er det bundet til å være et kommunikasjonsgap samt tap av virksomhet. For eksempel, hvis det gamle PBX-systemet ikke kan overføre samtalene til ditt eksterne kontor på et presserende basis, er det ingen bruk av systemet. Forsinkelser kan være dødelige i virksomheten, og når det skyldes et ineffektivt system, gjør det vondt enda mer.
- Relevans – du bør bestemme om ditt forretningskommunikasjonssystem vil være relevant etter 5 år eller ikke. Relevans er en svært viktig når du skal investere store penger for å bygge kommunikasjonsinfrastrukturen. Det er viktig at relevansfaktoren vurderes først når du bestemmer deg for å bytte eller installere et nytt kommunikasjonssystem.
Enhetlig Kommunikasjonsarkitektur Er den nyeste teknologien som kan revolusjonere forretningskommunikasjonen din. Det er ett system som kan integrere alle kommunikasjonsverktøyene dine på en enkelt plattform. VoIP og mange andre nye teknologier kan integreres for å bygge et robust kommunikasjonssystem. Det ville ikke bare være relevant for de neste 5 årene, men vil også bidra til å tide over en rekke kommunikasjonsproblemer. Klarheten og konsistensen som TILBYS AV UC, er uovertruffen. UC bruker et medium som støttes Av Internett, fiberoptikk og andre nye nyeste overføring utstyr. Dette hjelper det å gi signaler av høy kvalitet over lange avstander. UC kan kobles til eksisterende datanettverk og bruker Internett mye.