dagene til et travle kontorgulv med dusinvis av ansatte i formell slitasje er langt borte. Tradisjonelle arbeidsplassmetoder har blitt erstattet av nyere, mer kostnadseffektive arbeidsmetoder, for eksempel et virtuelt kontor.
et virtuelt kontor gir funksjonene og tjenestene til et vanlig kontor, men uten en fysisk plassering. Den er ideell for en fledgling virksomhet som det sparer på overhead kostnader. Dette gjør virtuelle kontorer populære for små bedrifter eller oppstart. De kan spare utgifter knyttet til et fysisk kontor, men fortsatt få fordelene av en typisk kontoradresse. Så hva er de andre fordelene?
sammen med reduksjon av utgifter, gir et virtuelt kontor deg enestående fleksibilitet. Med en internett-tilkobling, kan hvor som helst være kontoret!La oss utforske hvorfor du trenger et virtuelt kontor og hva som kreves når du oppretter et virtuelt kontor.
Hvorfor Trenger Du Et Virtuelt Kontor?
på grunn av tidlige økonomiske vanskeligheter ønsker nye selskaper å redusere kostnadene der de kan. Office betalinger står for de store utgiftene og må begrenses først. For eksempel kan et coworking-rom i et forretningsnav som New York city koste opptil $ 500 per måned.
hvis du foretrekker å sette opp et kontorlokal selv, er 3-30-300-regelen mer relevant. Det gir den faktiske kostnaden for å drive et kontorlokal. For hver $3 brukt på verktøybetalinger, er $ 30 brukt på leiekostnader og ytterligere $300 i lønnskostnader per kvadratmeter arbeidsplass årlig.
for en bedrift som sliter med å finne føttene i de tidlige dager, kan disse kostnadene gi utfordringer og hemme veksten. Ta hensyn til en nylig studie at private kontorer forblir ubebodd 77% av tiden. Med et slikt sløsing med ressurser blir saken for å skape et virtuelt kontor enda større.
7 Trinn For Å Opprette Et Virtuelt Kontor
nå som vi vet hvorfor vi trenger et virtuelt kontor, la oss gjøre oss kjent med ‘hvordan’. Her er noen få trinn:
-
Ha En Strategi
-
Ansette De Riktige Menneskene
-
Sett Opp En Kontoradresse
-
Sett opp En Kontortelefon
-
Få Nødvendige Verktøy
-
Ha En Virtuell Assistent
-
Hold Kontakten Med Teamet Ditt
Har En Strategi
en lydstrategi sparer deg fra å måtte slite senere nedover veien. Når du oppretter et virtuelt kontor, skriv ned gjøremålene dine og sørg for at du har hele prosessen planlagt.Selv om du ikke jobber i et vanlig kontorlokal, trenger du fortsatt å lage en strategi.
Dette er ikke så forskjellig fra det du vanligvis ville ha hvis du jobbet tradisjonelt. Grunnleggende av virksomheten endres ikke, og heller ikke målene.
noen områder som trenger planlegging er:
•Markedsanalyse
•Konkurrentanalyse
•Verdiforslag
•Selskapsstruktur
•Målgruppe
•Markedsføringsstrategi
•Økonomiske Tilsig
Ansett de Riktige Personene
en ide kan bæres ut Av Et Enkelt Sinn, Men Det Må Implementeres Av Et Lag. Med en uortodoks måte å jobbe på, kan det være utfordrende å finne de riktige personene for jobben. Noen ansatte kan ta en stund å tilpasse seg det nye systemet, mens noen kanskje ikke tilpasser seg i det hele tatt.
med et virtuelt kontor utvides talentutvalget du kan velge teamet ditt fra, betydelig, kanskje til og med globalt. Fleksibilitet i arbeid er noe de fleste ansatte ser etter, og det kan lokke talent til å komme og jobbe for deg.
Konfigurer En Kontoradresse
selv om du jobber virtuelt, må du fortsatt motta e-post. Denne posten kan være offisielle dokumenter eller klientkorrespondanse. Videre kan det være regulatoriske hindringer, som kan kreve at du har en fysisk kontorplassering og kontaktinformasjon.
Bortsett fra byråkratiet, er det gunstig for et selskaps offentlige bilde å ha en profesjonell arbeidsadresse. Det er flere tjenesteleverandører for en virtuell adresse. De gir deg en fysisk adresse for å motta e-post og andre dokumenter. Når de mottar e-post som er ment for deg, får du et varsel eller en melding fra det digitale postrommet.
du kan deretter velge et ytterligere tiltak angående pakken. Du kan få den åpnet og skannet og sendt til deg, eller holdt eller ødelagt. Nå vet du hvordan du oppretter en virtuell kontoradresse.
Konfigurer En Kontortelefon
et telefonnummer Er et must i Likhet med en adresse. Virtuelle telefonsystemer bruker Voice over Internet Protocol (VoIP) teknologi, og all kommunikasjon er gjort over internett. Med VoIP får du et vanlig telefonnummer, men uten å måtte få en fysisk fasttelefon.
Du kan bruke VoIP-systemer På Android / iOS-mobiltelefoner eller bærbare datamaskiner og datamaskiner som bruker Windows eller Mac. Dette sparer deg fra å måtte kjøpe ekstra maskinvare som en bordtelefon.
Få De Nødvendige Verktøyene
det er viktig at du er godt utstyrt og forberedt på å kjøre ditt virtuelle kontor som en velsmurt maskin. Til dette formål trenger du noen verktøy for hånden som kan hjelpe arbeidet ditt jevnt. De kan være produktivitetsprogramvare, lagringstjenester, planleggingsplattformer og mye mer. La oss diskutere et eksempel!
Skylagring er noe du trenger hvis du jobber ut av et virtuelt kontor. Hold dataene dine trygge og sikre samtidig som du er lett tilgjengelig på tvers av virksomheten. Verktøy Som Trello bidrar til å holde teamet på samme side og effektivt administrere mange personaloppgaver. Andre tjenester tilbyr også online faktureringsverktøy og produktivitetssporere. De kan hjelpe deg med å holde oversikt over ansattes arbeidstid og fritid.
Har En Virtuell Assistent
en virtuell assistent hjelper deg med å delegere ikke-kritiske oppgaver og spare tid for viktige saker. Disse aktivitetene kan være relatert til menneskelige ressurser, aktivitetsplanlegging eller andre organisatoriske aktiviteter. Virtuelle Assistenter kan spesialisere seg i ett bestemt område eller ta alt under paraplyen.
uansett hva som er tilfelle, kan de vise seg å være uvurderlige for å redusere arbeidsbelastningen, slik at du kan fokusere på det store bildet.
Hold Deg Tilkoblet
Å Jobbe i et virtuelt kontor, samtidig som du har fordelene, utgjør også en rekke utfordringer. Du må være i kontakt med teamet ditt, vet hva de driver med, koordinere på hastesaker, og generelt være på samme side. Dette kan være vanskelig mens du arbeider fra flere steder, og det er derfor effektiv kommunikasjon er kritisk.
hvis du vil fjerne eventuelle misforståelser, kan du bruke verktøy som Slack og Zoom for ditt virtuelle team. De lar deg være i kontakt med dine ansatte hele tiden.Du kan også bruke verktøy for produktivitetsstyring til å koordinere arbeid på tvers av et team effektivt.
Pakk Opp!
Virtuelle kontorer gir fleksibilitet, tilpasningsevne og skalerbarhet. Alle disse faktorene er viktige for en up-and-coming virksomhet og tjene som en driver for vekst. Det er bedre å holde seg oppdatert med et virtuelt kontor krav og vet hvilke verktøy du skal bruke. Du kan hvile lett og ha full tillit til at ditt virtuelle kontor vil være effektivt.