det er ni (vel, ti) trinn I a3-prosessen.
0: Identifiser problemet
siden formålet Med a3-prosessen er å løse problemer eller adressere behov, er det første, noe uskrevne trinnet at du må identifisere et problem eller behov.
1: Fang den nåværende tilstanden til situasjonen
når du justerer rundt problemet eller trenger du vil adressere, er det på tide å fange opp og analysere den nåværende tilstanden til situasjonen. Toyota foreslår at problemløsere:
- Observere arbeidsprosessene førstehånds og dokumentere dine observasjoner.
- Samle rundt en tavle og gå gjennom hvert trinn i prosessen. Du kan bruke fancy prosess kartlegging verktøy for å gjøre dette, men pinne tall og piler vil gjøre jobben like bra.
- hvis mulig, kvantifiser størrelsen på problemet (f. eks. % av billetter med lange syklustider, # av kundeleveranser som er sent, # av feil rapportert per kvartal). Graf dine data hvis mulig; visualiseringer er veldig nyttig.
2: Utfør en grunnårsaksanalyse
Nå som du ser prosessen din, kan du prøve å finne ut årsaken til effektiviteten. Du kan stille spørsmål som:
- Hvor lider vi av kommunikasjonsbrudd?
- hvor ser vi lange forsinkelser uten aktivitet?
- Hvilken informasjon trenger vi for å samarbeide mer effektivt / jevnt?
Dokumenter disse smertepunktene, og grav dypere. 5 whys er et nyttig verktøy for å gjennomføre en grundig grunnårsaksanalyse. Den grunnleggende ideen er at du begynner med en problemstilling, og så spør du » Hvorfor?»inntil du oppdager den virkelige årsaken til problemet. Du kan eller ikke må spørre hvorfor nøyaktig fem ganger – dette er bare et estimat.
3: Utarbeide mottiltak for å løse rotårsaker
Mottiltak er dine ideer for å takle situasjonen; endringene som skal gjøres i prosessene dine som vil flytte organisasjonen nærmere ideell ved å adressere grunnårsaker. Mottiltak bør sikte på å:
- Angi det tiltenkte resultatet og planen for å oppnå det.
- Opprett klare, direkte forbindelser mellom personer som er ansvarlige for trinnene i prosessen.
- Reduser eller fjern løkker, løsninger og forsinkelser.
4: Definer måltilstanden
Når du har valgt mottiltakene dine, kan du klart definere måltilstanden din. I a3-prosessen kommuniserer du måltilstanden vår gjennom et prosesskart. Pass på å merke seg hvor endringene i prosessen skjer, slik at de kan observeres.
5: Utvikle en plan for implementering
Nå som du har definert måltilstanden din, kan du utvikle en plan for hvordan du skal oppnå det. Implementeringsplaner bør omfatte:
- en oppgaveliste for å få mottiltakene på plass
- hvem som er ansvarlig for hva
- Forfallsdatoer for tidsfølsomme arbeidselementer
de fleste lag velger å dokumentere implementeringsplanen i A3.
6: Utvikle en oppfølgingsplan med forventede resultater
en oppfølgingsplan gjør Det Mulig For Lean-team å sjekke arbeidet sitt; det tillater Dem å verifisere om de faktisk forstod den nåværende tilstanden godt nok til å forbedre den. En oppfølgingsplan er et kritisk skritt i prosessforbedring fordi det kan hjelpe teamene å sørge for at:
- implementeringsplan ble utført
- måltilstanden ble realisert
- forventede resultater ble oppnådd
disse seks første trinnene er tatt opp I a3-rapporten. De fleste lag bruker en mal for Deres A3.
7: Få alle om bord
målet for enhver systemisk forbedring er at den forbedrer alle deler av systemet. Derfor er det viktig å inkludere alle som kan bli påvirket av implementeringen eller måltilstanden i samtalen før endringer gjøres.
Å bygge konsensus gjennom hele prosessen er vanligvis den mest effektive tilnærmingen, og derfor velger mange lag å inkludere dette ved hvert kritisk vendepunkt i A3-prosessen. Avhengig av omfanget av arbeidet, kan det også være viktig å informere ledere og andre interessenter som kan bli påvirket av arbeidet.
8: Implementere!
nå er det tid for implementering. Følg implementeringen som diskutert, observere muligheter for forbedring underveis.
9: Evaluer resultater
I altfor mange situasjoner slutter a3-prosessen med implementering. Det er viktig å måle de faktiske resultatene og sammenligne dem med dine spådommer for å lære.
hvis dine faktiske resultater varierer sterkt fra det som var forventet, gjør forskning for å finne ut hvorfor. Endre prosessen etter behov, og gjenta implementering og oppfølging til målet er oppfylt.