et nøkkeldokument i en ansattes personellfil er et godt utarbeidet skriftlig notat, hvis du vil styrke forsvaret mot en ansatt-initiert handling. De fleste skriftlige advarsler og disiplinære notater er utilstrekkelige fordi de ikke inneholder flere svært viktige elementer.
Elementer For Å Inkludere
Enten du må forsvare deg mot et ufortjent arbeidsledighetsforsikringskrav eller mot en urettmessig utslippssak, vil du inkludere følgende elementer i advarsel og disiplinære notater:
1. Et emne overskrift, for eksempel » Skriftlig Advarsel.»
2. Dato og klokkeslett for advarsel eller handling.
3. Navn på den ansatte som er involvert.
4. Jobbtittel til den ansatte.
5. Navn på personen som gir advarselen eller tar handlingen.
6. Stillingstittel til personen som gir advarselen eller tar handlingen.
7. Personer eller personer som kopier er gitt til.
8. Arbeidsgivers politikk knyttet til hendelsen eller emnet, og / eller oppførselen eller ytelsen som forventes av den ansatte.
9. Den spesifikke hendelsen som forarsaker advarselen eller handlingen. Vær spesifikk med dato, tid og hva som skjedde.
10. Oppførsel som burde ha funnet sted. Den atferdsendring som kreves. Vær spesifikk.
11. Hvilke handlinger kan skyldes ytterligere feil oppførsel av arbeidstaker og konsekvensene dersom arbeidstaker ikke endres.
12. Underskrift av personen som gir advarselen eller tar handlingen.
13. Dato mottatt av den ansatte.
14. Underskrift av den ansatte som mottar advarselen eller handlingen. (Merk: hvis den ansatte nekter å signere, foreslår ansatt skrive ned på memo årsaken eller grunner for å nekte å signere. Denne uttalelsen i ansattes eget skript – enten tre ord eller et langt avsnitt – er solid bevis som viser at den ansatte mottok og forsto innholdet i notatet.)
15. Signaturen til et vitne til møtet med den ansatte og uttalelsene i møtet.
Eksempel Skriftlig Advarsel
Emne: Skriftlig Advarsel
Dato: Nov. 17, 2005 på 1: 30 pm
Til: Jane Row, Lager Kontorist
Fra: Betty Fram, Lager Veileder
Kopier til: Hank Black, Dept. Mgr. Og Mary Grey, Personaldirektør
Jane, vår policy i dette selskapet er at du ringer inn for å jobbe minst en time før starten av din planlagte arbeidstid når du blir sen eller syk eller ikke kan komme inn. Du skal snakke direkte med din veileder eller noen andre som har ansvaret.
På Onsdag, Nov. 16, du ringte ikke inn for å si at du ikke kunne komme inn. Du kom på jobb sent i dag, klokken 11, uten forklaring. Du burde ha ringt inn både i går og i dag for å la din veileder vite at du ikke ville være inne på onsdag og ville være sen i dag.
dette er tredje gang i år du har gjort dette. Jeg har advart deg muntlig før. Hendelsene i går og i dag er alvorlige nok til å få meg til å utstede denne advarselen: neste gang du savner arbeid uten å ringe inn som vår policy krever, vil du bli selvopptatt.