ANNONSER:
arkiveringsfunksjonen skal organiseres på en slik måte at den hjelper til med riktig vedlikehold av poster. Det er viktig å merke seg at postene skal gjøres tilgjengelig når det er nødvendig. Kontorsjefen må avgjøre om arkiveringen skal være sentralisert Eller desentralisert Sentralisert Arkivering, Og Desentralisert Arkivering har begge sine egne fordeler og demerits.
1. Sentralisert Arkiveringssystem:
Det er et system der alle poster knyttet til de ulike avdelingene i en bekymring er arkivert på ett sted eller på sentralkontoret. Med andre ord gjør enkelte avdelinger eller deler av en organisasjon ikke arkivering av poster.
ANNONSER:
Fortjeneste Av Sentralisert Arkivsystem
1. Det legges under kontroll av spesialister, og dette letter mer effektivitet.
2. Tilgjengelig plass brukes økonomisk.
3. Det vil være en effektiv kontroll over dem.
ANNONSER:
4. Det blir ingen duplisering av arkiveringsutstyr og arbeid (som i desentralisert system) og som sådan er det økonomi i arkivering.
5. Det er ensartet standard for å sende papirene og ta dem ut. Dette muliggjør rask plassering av dokumenter.
6. Folk som gjør det samme arbeidet igjen og igjen blir spesialister i sitt arbeid. Dette gir større effektivitet.
7. Papirene vil bli arkivert samme dag.
ANNONSER:
8. Plasseringen av manglende filer eller papirer er lett kjent (ved riktig bruk av indikator).
Demerits Av Sentralisert Arkivsystem
1. Når et avdelingshode har akutt behov for et brev, vil det ikke nå ham i tide på grunn av den lange prosedyren. Dette er den største ulempen.
2. Feil kan krype inn.
ANNONSER:
3. Mye tid forbrukes dersom arkiveringsavdelingen ligger i fjerne rom.
4. Strenge regler er der for å gi og returnere filer. Reglene blir viktigere enn forholdene.
5. Hemmelighold kan ikke opprettholdes.
2. Desentralisert Arkivsystem
ANNONSER:
under dette systemet gjøres arkivering av ulike avdelinger uavhengig og ikke sentralt på ett sted. Hver avdeling installerer eget utstyr og utpeker ansatte til å ta vare på arkiveringsarbeidet. Dette systemet er også kjent som avdelings arkivsystem.
Meritter Av Desentralisert Arkivsystem
1. Egnede, enkle og enkle metoder kan vedtas i henhold til avdelingens bekvemmelighet.
2. Filene er lett og raskt tilgjengelig.
3. Rask tilgjengelighet av filen letter mer effektivitet.
4. Hemmelighold kan opprettholdes.
5. Motta kontorist vil sende brevene uten feil, fordi han har å forholde seg til noen få bokstaver bare.
Demerits Av Desentralisert Arkivsystem
1. I en organisasjon, i ulike avdelinger, vil ulike metoder for arkivering følges. Som sådan vil ingen standard system seire.
2. Filing kontorist har mange andre jobber; han kan ikke bli spesialist i arkivsystem.
3. Inter-avdeling overføring av funksjonærer vil ikke forstå arkivsystem av andre avdelinger.
4. Hvis ett dokument gjelder to eller flere avdelinger, vil det være vanskelig å arkivere dokumentet.
5. Filing vil bli gjort på bekvemmeligheten av en kontorist, som har mange andre jobber å gjøre sammen med innlevering. Som sådan kan han misplace bokstavene eller holde dem i andre registre eller la dem ubemerket.