Ansatt offboarding er formell separasjonsprosess din bedrift kan bruke til å adressere ansatte som forlater selskapet gjennom oppsigelse, oppsigelser, oppsigelse eller pensjonering. Det innebærer en rekke trinn for å overføre ansattes kunnskap og jobbansvar, deaktivere passord og tilgangsrettigheter, slå inn utstyr og samle tilbakemelding gjennom et utgangsintervju.
Offboarding for ansatte innebærer å gjenopprette selskapseid utstyr som datamaskiner, ID-merker og telefoner. Det innebærer også å forhindre problemer med datasikkerhet ved å deaktivere passord og begrense nettverkstilgang til selskapets systemer for å forhindre tyveri eller misbruk av data. Ansattes offboarding sikrer også rettidig og nøyaktig behandling av endelig lønn.
for en komplett liste over trinn, sjekk ut offboarding sjekklisten nedenfor.
hva er offboarding fordel for din bedrift?
når en ansatt forlater, setter det virksomheten din i fare på flere måter. Etter en formell ansatt offboarding sjekkliste sikrer at bedriften kan rent avslutte forholdet med en spennende ansatt.
Forbedret sikkerhet
Riktig offboarding bidrar til å sikre sikkerhet ved å hindre uautorisert tilgang til kritisk informasjon og data. Ved å begrense tilgangen til selskapets nettsider, interne dokumenter og tredjeparts programvare, sikrer du at konfidensiell selskapsinformasjon forblir konfidensiell. Offboarding forhindrer også tyveri eller misbruk av selskapets utstedte utstyr.
dette kan være spesielt viktig hvis en ansatt er permittert eller oppsagt. Tenk deg den potensielle effekten på bedriftens inntekter hvis en sparket selger laster ned en fullstendig liste over sine potensielle kunder og deretter tar en ny jobb med en konkurrent.
det forhindrer også situasjoner der en misfornøyd medarbeider kan hindre kolleger i å få tilgang til kritisk programvare eller nettverkstilgang – for eksempel når en nettverksingeniør for Byen San Francisco nektet å overlevere nettverkspassordene sine og låst sine medarbeidere ut av byens nettverk. I så fall ble ingeniøren tvunget til å betale $1,5 millioner i restitusjon, hvorav hoveddelen var å kompensere sin arbeidsgiver for deres innsats for å gjenopprette nettverkstilgang.
å ha en formell offboarding prosess vil bidra til å forhindre situasjoner som dette skjer.
Institusjonell kunnskapsoverføring
når en ansatt forlater, går mange års erfaring og institusjonell kunnskap ofte ut døren med dem. Denne «brain drain» kan ha betydelig innvirkning på den daglige operasjonen. Dette gjelder spesielt for lang tenured ansatte med år (eller tiår) av tribal kunnskap om virksomheten din som ikke er fanget i skriftlig form.
det er viktig at bedriften har formelle prosedyrer for å dokumentere og overføre kunnskap til gjenværende ansatte for å minimere forstyrrelsen som følge av ansattes omsetning. Formell dokumentasjon gjør at virksomheten din kan fortsette å kjøre så jevnt som mulig når en ansatt går ut, og kan bidra til å øke hastigheten på ombordstigning av en erstatningsarbeider for den rollen.
Ærlig, konstruktiv tilbakemelding
Riktig exit intervjuer er også en viktig del av offboarding, spesielt for ansatte som forlater frivillig. Å få ærlig tilbakemelding i et avslutningsintervju kan hjelpe deg med å bedre forstå både positive og utfordringene virksomheten din står overfor, slik at du kan prøve å kontinuerlig forbedre medarbeidertilfredsheten og redusere tilleggsomsetningen.
Avslutningsintervjuer kan også avsløre problemer som bedriftseiere og HR-team kanskje ikke er klar over. Mens nåværende ansatte kan være forsiktige med å diskutere ting som dårlige ledere, problematiske kollegaer eller feil i forretningsstrategi, har en ansatt som forlater selskapet ikke lenger et incitament til å holde denne informasjonen til seg selv.
utgangsintervjuet gir deg også en sjanse til å bedre forstå positive aspekter ved å jobbe for din bedrift. Å vite hva som er viktig for de ansatte — og hvilke anstrengelser som virker-vil hjelpe deg med å validere pågående initiativer, slik at du kan fortsette å forbedre bedriftens kultur.
prøv å nærme exit intervjuer med rolige, åpne spørsmål designet for å få ærlig tilbakemelding – selv for ansatte som virket altfor negative eller kan forlate under tvilsomme omstendigheter. Ta tilbakemeldinger på alvor kan bidra til å forbedre bedriftens kultur, og kan også bidra til å holde døren åpen for høy kvalitet ansatte å komme tilbake til selskapet i fremtiden.
det er viktig at du tydelig kommuniserer nyheter om en ansattes avgang. Dette kan forhindre at falsk sladder sprer seg, noe som kan påvirke moralen til de gjenværende ansatte, og bidrar til å fremme en åpenhetskultur som fører til bedre medarbeidertilfredshet.
Nøyaktig lønn og papirarbeid
Du må også fullføre lønn og fullføre andre utgangsdokumenter. Å få et formelt brev av resignasjon er viktig, og du må sørge for at du oppdaterer lønnssystemet tilsvarende. I noen tilfeller slutter arbeidsgivere som ikke klarer å gjøre dette, uvitende å betale ansatte i feil, for eksempel tilfelle av den ansatte som samlet over $250 000 etter å ha blitt avsluttet.
exit intervjuet bør innebære en rask diskusjon om timing og mengden av den ansattes siste lønnsslipp. Du bør også gjennomgå videreføring av fordeler, inkludert COBRA eller annen dekning som strekker seg forbi datoen for oppsigelsen.
Hvem er involvert i ansattes offboarding?
FOR mange mellomstore bedrifter vil HR-teamet ditt typisk fungere som koordinator for offboarding av ansatte. Det er viktig at offboarding-prosessen inkluderer IT-ledere, anleggsledere og avdelingsledere.
for mindre bedrifter som ikke har dedikerte HR-team, kan prosessen administreres av selskapets eier, kontorleder eller den ansattes overordnede. I slike tilfeller er det viktig at en formell offboarding sjekkliste eksisterer for å sikre at trinnene ikke blir savnet.
Small business HR-programvare kan hjelpe deg med å automatisere offboarding-prosessen for å unngå å gå glipp av kritiske trinn. HR-programvare kan også effektivisere andre tidkrevende HR-oppgaver som rekruttering av ansatte, ansettelse, onboarding, lønn og overholdelse av ansettelseslover.
vil du redusere tid brukt på ansettelsesrelaterte HR-oppgaver som å finne ansatte, papirarbeid, onboarding/offboarding, lønn, fordeler og forretningsoverholdelse?
Vi kan hjelpe deg med Å finne EN hr outsourcing partner fra vårt nettverk av 300 + tjenesteleverandører OVER HELE USA.
Last ned e-boken
Sjekkliste For offboarding for Ansatte
Bruk denne sjekklisten for offboarding for ansatte for å sørge for at bedriften din ikke går glipp av kritiske offboarding-trinn:
- Sikkerhet
- har ansatt snu i noen selskapseid eiendom
- Bærbare datamaskiner og datamaskin poser
- Mobiltelefoner
- Ansatt-Id-Er og tilgangsmerker
- parkeringskort
- firmabiler
- Begrens innloggingstilgang
- Tilgang Til Nettverks-og datamaskininnlogging
- E-post -, telefonkonferanse-og direktemeldingskontoer
- Passord For Tredjeparts programvare (Tilgang til kritiske bedriftssystemer, Intranett, Salesforce, Marketo, NETTSTED CMS, Analytics, etc.)
- Tilgang til sensitive firmadokumenter
- har ansatt snu i noen selskapseid eiendom
- Lønn og annet papirarbeid
- Oppdater lønnssystem med oppsigelsesdato
- Diskuter ansattes siste lønnsslipp, inkludert utbetaling for ubrukte feriedager eller ansattes sluttpakke
- har ansatt signeringsbrev
- Tegn ikke-konkurrerende eller ikke-avslørende skjemaer
- Fordeler dokumentasjon: videreføring av helsefordeler (COBRA), pensjonsplan, arbeidsledighetsforsikring, etc.
- Kunnskapsoverføring
- Prioritert dokumentasjon av rutineoppgaver, med trinnvise instruksjoner om nødvendig
- Statusoppdateringer på nåværende og planlagte prosjekter
- få eksisterende ansatte til å lære opp kollegaer om hvordan de skal utføre disse oppgavene
- Hånd av tilgang til filer eller systemer
- Hent kontaktliste i og utenfor organisasjonen
- Avslutt intervju
- Få tilbakemelding på hvorfor ansatt forlater
- Spør om områder selskapet kan forbedre
- Diskuter om ansatt hadde støtte og ressurser som er nødvendige for å gjøre jobben sin
- Bestem ansattes forhold til lederen
- Spør hva som kunne ha blitt gjort for å få dem til å bli
- Prøv Å holde døren åpen for verdsatte arbeidere å gå tilbake til selskapet
- Kommunikasjon
- Send e-post eller verbalt varsle kollegaer
- Varsle eksterne kontakter (for eksempel kunder den ansatte jobbet med, leverandører de jobbet med, etc.)
noen selskaper og bransjer har unike behov som krever flere trinn legges til deres offboarding sjekkliste i tillegg til de ovenfor. Vi anbefaler at du oppdaterer sjekklisten med disse elementene for å sikre en konsekvent offboarding-prosess på tvers av bedriften.
HR-programvare kan hjelpe deg med å automatisere mange av disse trinnene for å forenkle prosessen og sikre at du følger beste praksis for offboarding.
hvis du finner ut at tiden som brukes til å administrere HR-oppgaver, trekker deg bort fra andre kritiske områder av virksomheten din, bør du vurdere å samarbeide med EN HR-tjenesteleverandør som kan hjelpe deg med å administrere ALLE aspekter AV HR, inkludert lønn, fordeler, overholdelse, ansettelse, onboarding-prosessen og offboarding.
Trenger du hjelp til å sortere gjennom kompleksiteten i føderale og statlige arbeidslover?
Vi kan hjelpe deg med å finne DEN BESTE HR outsourcing partner fra vårt nettverk av 300 + tjenesteleverandører OVER HELE USA.
Finn EN HR-Leverandør
Sammendrag
Employee offboarding (Definisjon): en formell prosess for å administrere ansatte som forlater virksomheten din.
ved hjelp av en sjekkliste for offboarding kan du hjelpe bedriften med å forbedre sikkerheten, håndtere nødvendige papirer, minimere tap av institusjonell kunnskap og få tilbakemelding for å forbedre arbeidsmiljøet.
hvis du leter etter mer informasjon om hvordan du kan redusere risikoen for bedriften din og forbedre hvordan du finner, ansetter, om bord og av ansatte, kan du finne ut hvordan samarbeid med EN HR-tjenesteleverandør kan hjelpe.