Call Center Attendance Management i 2021 (Utfordringer Og Løsninger)

interessert i call center attendance management?

Administrere fremmøte er avgjørende som hver call center trenger et tilstrekkelig antall agenter til stede for hvert skift. Bare da kan du holde kundene fornøyde og møte service nivå mål.

disse agentene må også være på gang fordi deres tardiness kan ha ringvirkninger på hele call center operasjoner.

det er derfor selskaper trenger en effektiv måte å administrere oppmøte av call center agenter.

i denne artikkelen diskuterer vi hva call center attendance management er og noen av utfordringene. Vi vil også fremheve noen praktiske løsninger for å gjøre det enklere å administrere oppmøte.

Denne Artikkelen Inneholder:

(Klikk på linkene nedenfor for å gå til en bestemt seksjon)

• Hva Er Call Center Attendance Management?
• 3 Største Call Center Frammøte Utfordringer
• 5 Praktiske Løsninger For Å Administrere Call Center Frammøte
• 3 Fordeler Med Call Center Frammøte Ledelse

La oss komme i gang.

Hva Er Call Center Attendance Management?

call center attendance management er hvordan organisasjoner administrere daglig oppmøte og arbeidstid for call center agenter. Dette inkluderer sporing av fakturerbare timer, planlegging av skift, opptakstid, etc.

Hvorfor er det viktig?

hvis deltakelsesadministrasjon ikke er en prioritet for en kontaktsentervirksomhet, kan det være skadelig for produktiviteten og selskapet generelt.

det kan hende At du ikke når målene dine eller når Kpi-Ene dine (Key Performance Indicators). I tillegg vil det også påvirke bunnlinjen din.

når du ikke har nok agenter til å svare på anrop, blir kundene rasende, og du risikerer å miste sin virksomhet.

hvis dette skjer for ofte, har du kanskje ikke nok kunder igjen for å opprettholde din bedrift. Det er derfor du trenger en nøyaktig måte å administrere oppmøte på.

3 Største Oppmøte Utfordringer

La oss ta en titt på noen vanlige oppmøte problemer kundesenteret kan støte på:

Høy Fravær

Ledere jobber hardt for å riktig planlegge call center skift basert på samtalevolumer, ansattes tilgjengelighet og andre beregninger.

Unnskyldte fravær for juryplikt eller en og annen sykedag er en ting, men det uplanlagte fraværet av flere agenter er en annen.

Unexcused fravær legger ytterligere press på agentene som er tilstede, noe som kan gjøre dem frustrerte og forårsake uenighet blant lagmedlemmene.

Ansatte som stadig plukker opp slakk for sine no-show medarbeidere, er også mer sannsynlig å holde seg utenfor arbeidet selv i fremtiden.

høy ansattes fravær frustrerer også kunder på grunn av lengre tid de har til å bruke på vent. Færre tilgjengelige agenter fører til flere forlatte samtaler og en tyngre arbeidsbelastning på alle til stede.

Overdreven Tardiness

en agent som av og til kjører sent, forventes.

men når de samme agentene er konsekvent sent, kan det påvirke resten av teamet.

du tror kanskje å være noen minutter for sent til jobb er ikke en stor avtale.

men i et call center påvirker tardiness produktiviteten og har ringvirkninger på tvers av hele virksomheten. De på tid agenter må jobbe ekstra hardt, tar på seg arbeidet til de som er ofte treg.

i Tillegg koster senkere selskapets penger.

hvordan?

Anta at en agent kommer ti minutter for sent hver dag. Over noen tid legger de ti minuttene opp vesentlig. Over en måned kan det legge opp til 4 timer.

I Hovedsak betaler du agentene dine for de timene de ikke har jobbet.

Ineffektive Oppmøte Poster

Anta at kundesenteret er fortsatt opptak tid og oppmøte den gammeldagse måten – med et hullkort eller manuell oppføring system.

i så fall får du sannsynligvis ikke helt nøyaktige data om agenters oppmøte.

Hvorfor?

med manuelle oppføringssystemer er det for mye rom for feil. Og med punch-klokke maskiner, agenter kan klokke sine venner i selv når de ikke jobber.

i Tillegg, bare fordi en arbeider er fysisk til stede i bygningen betyr ikke at de arbeider.

De kan kaste bort tid-se På YouTube-videoer, bla gjennom sosiale medier eller spille spill online.

5 Praktiske Løsninger For Å Administrere Kundesenteroppmøte

her er de mest effektive måtene å administrere og forbedre agentoppmøte På:

Utvikle En Deltakelsespolicy

det er viktig å ha en medarbeiderpolicy på plass, og alle agenter skal ha tilgang til den.

på Denne måten forstår agentene dine forventningene dine. Det understreker også viktigheten av regelmessig oppmøte og punktlighet.

tilstedeværelsespolitikken vil også skissere konsekvensene av ikke å overholde disse reglene og retningslinjene.

Lær Hvordan Du Oppretter En Policy For Ansattes Fremmøte (2021 Guide).

Å Skape Et Hyggelig Arbeidsmiljø

høy fravær er vanligvis relatert til stress eller misnøye blant teamet ditt.

når ansatte finner arbeidsmiljøet for kjedelig, er det mer sannsynlig at de tar sykefravær.

En måte å sikre agenter kommer til å arbeide regelmessig er å gi dem et arbeidsmiljø der de ønsker å være.

Noen måter å lette stemningen i en travel, stressende call center inkluderer:

• Regelmessige pauser: Oppfordre agenter til å ta hyppige pauser, spesielt når de føler seg overveldet.
• Pauserom: Sørg for at agenter har en komfortabel plass til å ta pauser og spise lunsj vekk fra kjas og mas i call center-gulvet.
• Sosial interaksjon: Fremme sosial interaksjon mellom agenter. Dette vil oppmuntre teamarbeid og øke ansattes engasjement.

Vedta Fleksible Arbeidsordninger

du kan vurdere å gi agenter en grad av fleksibilitet med deres arbeidsordninger. For eksempel, la dem jobbe hjemmefra noen dager i uken.

å ha fleksibilitet til å jobbe hjemmefra vil sannsynligvis føre til færre sykedager og fridager. Det vil også bidra til å øke ansattes moral.

Alt du trenger å gjøre er å tilby dine agenter de nødvendige verktøyene for call center arbeid.

Gi Fremmøte Insentiver

hvis du vil motivere agenter til å delta på arbeid regelmessig, bør du vurdere å tilby dem en fremmøte insentiv.

her er noen insentiver som kan motivere teamet ditt:

• Årlige kontantbonuser for perfekt oppmøte.
• Merit økning i lønn knyttet til god oppmøte.
• lengre lunsjpauser, planlagt tidlig avreise eller annen planlagt fridag.
• en gratis betalt fridag for agenter som oppfyller schedule etterlevelse krav.
• Spesielle gaver til agenter som aldri savnet arbeid i et kalenderår. Dette kan inkludere elektronikk, gratis turer eller gavekort.

Bruk Programvare For Å Spore Agenttimer Nøyaktig

du trenger de riktige løsningene for å effektivt administrere kundesenteroppmøte.

online oppmøte sporing programvare Som Time Doctor vil hjelpe deg å holde nøyaktig tid og oppmøte poster. På denne måten vet du hvordan hver agent utfører, så vel som deres start-og sluttider.

Hva Er Time Doctor?

Time Doctor er en tid og ytelse løsning som brukes av startups, Smb som Firehouse Subs, og større organisasjoner som Ericsson for å øke produktiviteten.

du kan bruke den til å spore hver agents oppmøte, fakturerbare timer, planleggingskift og mye mer.

Viktige Funksjoner

Her er Noen Av Time Doctor ‘ s viktige funksjoner:

1. Tids-Og Aktivitetssporing

Time Doctor ‘ s nøyaktige tidssporingsfunksjon lar deg spore hvor lenge hver oppgave tar ned til den andre.

slik kan du spore tid manuelt:

• Åpen Tid Lege.
• Skriv inn oppgaven du jobber med.
• Klikk på» Start » – knappen-den starter timeren.
• Klikk på» Stopp » – knappen for å stoppe timeren.

Time Doctor vil spore timene hver ansatt arbeider. Den sporer også de enkelte prosjekter og oppgaver de jobber med.

2. Deltakelsesrapporter

du kan generere Deltakelsesrapporter for å vise en oversikt over alle planlagte og ikke-planlagte fravær.

du kan også se hvorfor den ansatte var sen fordi teamet ditt kan legge til notater om deltakelse.

det er også mye enklere å evaluere tidligere fravær fordi du kan tilpasse disse rapportene basert på informasjonen du trenger — for eksempel et bestemt prosjekt, dato eller individ.

Dette gjør at du kan gjenkjenne overdreven fravær og umiddelbart løse oppmøte problemer.

3. Timeregistreringsrapporter

denne rapporten viser den totale fakturerbare tiden som en agent har arbeidet med, for en gitt dag eller på tvers av et utvalg av datoer.

alle agenter kan få tilgang til sine egne timelister — slik at de kan holde oversikt over sin egen tid og oppmøte. Hver call center manager eller veileder har også tilgang til timeregistreringer av agenter de administrerer.

Men disse er ikke de eneste rapportene du kan generere Med Time Doctor.

Andre innsiktsfulle rapporter inkluderer:

• Rapport Om Tidsbruk: Inneholder en oversikt over tiden en agent brukte på hver oppgave i en bestemt periode.
• Timeline Daily Report: Viser detaljer om hvordan en agent bruker tiden sin.
• Bruksrapport For Web Og App: Viser nettstedene hver ansatt besøker i arbeidstiden og hvor mye tid de bruker på dem.
• Rapport Om Dårlig Tidsbruk: Identifiser om agentene dine bruker for mye tid på distraherende nettsteder som Instagram eller Facebook.
• Prosjekter Rapport: Gir deg en oversikt over tiden brukt av en agent på et bestemt prosjekt eller oppgave.

4. Arbeidsplaner

denne funksjonen er et flott planleggingsverktøy.

Funksjonen Arbeidsplaner lar deg angi skift for alle agenter på teamet ditt. På denne måten kan du enkelt overvåke om de var sent eller fraværende for et planlagt skift.

Så, hvis du setter arbeidsplanen som 10 am til 5 pm fra mandag til fredag:

• Time Doctor vil markere agenter ’tilstede’ hvis de spore tid før eller på 10 am.
• Time Doctor vil markere agenter ‘delvis fraværende’ hvis de begynner å spore tid på 1 pm.
• Time Doctor vil markere agenter ‘fraværende’ som ikke sporer tid i det hele tatt.

Denne funksjonen lar deg spare tid og sikre nøyaktigheten av noen oppmøte posten.

det gjør også skiftplanlegging så mye enklere fordi det lar deg sette forskjellige arbeidsplaner for ulike agenter.

Merk: Administratorer er de eneste Som kan vise og redigere arbeidsplaner for alle i organisasjonen.

5. Forenklet Lønn

Heldigvis kan Du gjøre unna med kompliserte Og feilutsatte Excel-regnearkformler for å beregne lønn.

Time Doctor Lønn funksjonen gjør det enkelt å nøyaktig betale kundesenteret agenter basert på presise fakturering timer.

slik fungerer det:

• Tilpasset Lønn: Tilpass lønn for lønnsperioder og valutaer.
• Timeregistreringsautomatisering: Automatiser timeregistreringer for å foreta betalinger på bestemte tidspunkter (månedlig eller ukentlig). Du kan sette opp lønn for lønnede agenter eller de betalt hver time.
• Massefakturering: Last opp timelister for massefakturering i stedet for å behandle hvert teammedlems lønn individuelt.
• Godkjenning Av Timeregistrering: Godkjenn timeregistreringer før lønnsbehandling (manuelt eller automatisk.)
• Lønnssystemintegrasjon: Integrer med din foretrukne lønnsløsning, som Payoneer og PayPal.

merk: bedriftseieren er den eneste som kan aktivere Funksjonen Lønn.

å Ha nøyaktige poster vil hjelpe deg med å planlegge og planlegge skift bedre. Det vil også gi agentene mer fleksibilitet til å jobbe eksternt fordi du kan spore tid fra hvor som helst.

3 Fordeler Med Call Center Attendance Management

Attendance management er et viktig aspekt av workforce management.

det vil føre til jevnere arbeidsprosesser for deg og dine agenter og positivt påvirke bedriftens bunnlinje.

her er noen andre grunner til å prioritere call center frammøte ledelse:

Enklere HR-Ledelse Og Lønn

et effektivt møteledelsessystem har klare fordeler for personalavdelingen.

Å Ha et system for å registrere frammøte vil hjelpe behandle lønn mer nøyaktig og raskt.

hvordan?

ved å registrere fakturerbare timer, kan du raskt få tilgang til dataene du trenger for å behandle lønn. Det gjør det også lettere å spore syketid, beregne familie og medisinsk permisjon (FMLA), etc.

I Tillegg, hvis du nøyaktig registrerer ansattes arbeidstid, kan du betale dem mer presist. Med andre ord, du vil ikke betale dem for timer de ikke fungerte på grunn av tardiness eller fravær.

Selv Arbeid Distribusjon

Adressering frammøte problemer vil sikre at punktlige agenter ikke trenger å ta på arbeidsmengden konsekvent fraværende ansatte.

når du har identifisert agentene som ikke går på jobb regelmessig eller er for sent ute, kan du løse problemet med dem.

Du kan vedta en progressiv disiplin tilnærming.

for en agents første brudd, kan du gi dem en verbal advarsel. Hvis fraværet fortsetter, kan du levere en skriftlig advarsel.

dette er vanligvis nok til å motivere agenter til å begynne å komme inn regelmessig og i tide.

hvis ikke, kan selskapet ta ytterligere disiplinære tiltak og gi slipp på problematiske agenter. Dette vil tillate deg å gå videre til nye rekrutter med en bedre arbeidsmoral.

i Tillegg trenger ikke resten av teamet å ta på seg mer arbeid for å imøtekomme de agenter som ikke deltar på jobb regelmessig.

Husk at en ujevn arbeidsbelastning kan føre til deling mellom lag.

Å Ha alle trekke sin vekt er rettferdig, og agenter vil komme sammen bedre. Dette vil også sikre at lagmoralen er høy.

Forbedret Produktivitet Og Kundeopplevelse

to ting som direkte påvirker bedriftens inntekter er produktivitet og kundetilfredshet.

hvis du vil sikre høye nivåer av begge, er oppmøte management et must!

Ansattes produktivitet i et call center påvirker direkte kundeservice. Med andre ord, hvor raskt agenter svare og adresse klient samtaler påvirker kundetilfredshet.

høy fravær vil påvirke hastigheten som agenter delta på klientanrop.

Du må implementere riktig fremmøte styringssystemer for å finne denne overdreven fravær.

i Tillegg kan du bruke det samme verktøyet til å analysere tidsbruk på oppgaver og beregne bemanningsbehovet for hvert skift.

Time Doctor har nyttige analyser som du kan bruke til å evaluere tid brukt på oppgaver og prosjekter og planlegge bedre. På denne måten kan du unngå å bli underbemannet og sikre en bedre kundeopplevelse fordi det er et tilstrekkelig antall agenter til å svare på anrop.

Final Thoughts

Dårlig oppmøte er en av de største bekymringene overfor call center bedrifter i dag.

selv om tradisjonelle måter å delta på kan ha fungert tidligere, er de ikke nøyaktige eller tilstrekkelige for i dag.

Heldigvis trenger ikke call center attendance management i 2021 å være komplisert. Derfor har vi fremhevet de beste strategiene og verktøyene for jobben.

tid sporing programvare Som Time Doctor vil hjelpe deg å ta din frammøte ledelse til neste nivå. Den registrerer nøyaktig tiden og gir detaljerte data for å analysere agenters oppmøte og produktivitet.

så hvorfor ikke registrere Deg For Time Doctor ‘ s gratis prøveversjon i dag for å gi dine agenters oppmøte et løft!