Databekreftelse

Dataregistrering Feil

det finnes noen typer standardfeil som ofte oppleves når du gjør dataregistrering. To av de vanligste av disse er transkripsjonsfeil og transponeringsfeil.

Transkripsjonsfeil

Hver gang data legges inn manuelt i systemet, er det en mulighet for at en feil blir begått.

Menneskelige feil forekommer, og Det er en rekke forskjellige grunner til hvorfor de skjer. Man kan være at personen misforstått hva som ble skrevet eller hva som ble sagt. En annen grunn til en feil var at personen rushing, og betalte ikke nok oppmerksomhet på detaljer.

Lange koder som ikke har noen signifikant betydning for koderen, er utsatt for feil.

et eksempel på en transkripsjonsfeil kan være noen som skriver inn ‘skjebne’ i stedet for ‘tro’.

Transponeringsfeil

Transponeringsfeil skjer når koderen ved et uhell blandet rekkefølgen på tall eller bokstaver.

for eksempel kan 78 angis som 87, eller ‘ tro ‘kan angis som ‘faiht’.

Databekreftelse

Valideringsprosedyrer kan ikke kontrollere at dataene som er angitt, er riktige—Det kan bare kontrollere at de er rasjonelle, logiske og akseptable. Det er åpenbart ideelt å ha så mye nøyaktig informasjon som mulig i databasen.

Verifisering kan gjøres for å sikre at dataene i databasen har så få feil som mulig. En annen måte å uttrykke dette på er å si at verifisering er gjort for å sikre at dataene som er oppgitt, er lik dataene fra den opprinnelige kilden.

Verifisering betyr å kontrollere at dataene fra det opprinnelige kildedokumentet er nøyaktig det samme som dataene du har lagt inn i systemet.

Verifiseringsmetoder

Dobbel oppføring-dette refererer til å legge inn dataene to ganger og sammenligne de to oppføringene.

• et klassisk eksempel ville være når du oppretter et nytt passord. Du blir ofte bedt om å skrive inn passordet to ganger. Dette lar datamaskinen kontrollere at dataregistrering er nøyaktig den samme for begge tilfeller, og at ingen feil er begått. Den første oppføringen er bekreftet mot den andre oppføringen ved å matche dem.
• selv om dette kan være nyttig for å identifisere mange feil, er det ikke praktisk for store mengder data. Her er noen ulemper med dobbel oppføring:
• Det ville ta en koder mye tid å legge inn dataene to ganger. Det dobler arbeidsbelastningen så vel som kostnaden.
• en koder kan legge inn samme feil to ganger, og det ville ikke bli notert som en feil.
• muligheten for å ha to (riktige) versjoner av de samme dataene finnes, og dobbel oppføring kan ikke gjøre rede for denne eventualiteten.

Korrekturlesing av Data – Denne prosessen krever at en annen person kontrollerer dataregistreringen mot originaldokumentet. Dette er kjedelig så vel som kostbart.

Kontrollere dataene på skjermen mot det opprinnelige papirdokumentet – dette kan bidra til å identifisere transkripsjons-og transponeringsfeil. Det sparer også tid, sammenlignet med dobbeltoppføringsteknikken. Det er imidlertid vanskelig å fortsette å skifte øynene frem og tilbake fra skjermen til papirkopien, og denne vanskeligheten kan forverre menneskelige faktorer som tretthet og uklare øyne, noe som resulterer i ubesvarte feil.

Skrive ut en kopi av dataene og sammenligne utskriften til det originale papirdokumentet – dette er trolig den enkleste verifikasjonsmetoden fordi du kan sette begge kopiene side om side og skanne begge for feil. Det kan imidlertid være kjedelig hvis det er en stor mengde data å sjekke. Også, hvis skannet for fort, feil kan godt bli oversett.

Få en hjelpende hånd – hvis du verifiserer data med et teammedlem, er en god måte å identifisere feil på, at kollegaen leser inndataene mens du sjekker dem mot originaldokumentet. Dette kan ta mye tid og det bruker to personer, så om det er en god løsning for en gitt situasjon, avhenger av hvor viktig dataene er i forhold til tid og andre ressurser (f.eks. penger). Det anbefales at den andre personen leser inndataene i stedet for deg selv fordi det er stor mulighet for at du vil begå samme feil to ganger; for eksempel mens du transponerer et nummer.

Ytterligere Avlesninger:

• dataverifisering