det er 2021, og la oss innse det: det virtuelle datarommet (VDR) er her for å bli. Siden introduksjonen i rommet har virtuelle datarom vært et viktig verktøy for å effektivisere kommunikasjonen i de ulike stadiene av en avtale, spesielt når det gjelder due diligence ved slutten av en avtale. Og med dagens teknologi kan vi si at fysiske datarom er en ting fra fortiden.
her er det du trenger å vite om virtuelle datarom for deling av konfidensiell informasjon, sensitive dokumenter, finansiell informasjon, m&a transaksjonsfiler, rettighetsadministrasjonsdokumenter, immaterielle rettigheter og annen sensitiv informasjon eller digitale ressurser i et sikkert datarom.
tilstanden til det virtuelle datarommet (VDR) i 2021
Virtuelle dataromleverandører som Intralinks og Merrill Datasite har lenge vært ansett som standard når det gjelder optimalisering av avtaleproduktivitet og hastighet.
Som vi alle vet, Brukes VDRs primært for å lette begge sider av en avtale gjennom due diligence, som det siste trinnet i en avtale. Due diligence er et kritisk skritt på tvers av ulike bransjer og brukstilfeller. Enten det er et spørsmål om å fullføre M & a avtaler, kommersielle eiendom avtaler, fundraising avtaler, eller ganske mye noen annen type avtale.
den fryktede due diligence-prosessen dominerer ofte diskusjoner rundt verdien av virtuelle datarom. Virkeligheten er imidlertid at virtuelle datarom kan være et verdifullt verktøy for hvert trinn i avtaleprosessen-fra prospektering til due diligence. (Mer om det om litt!))
en vinnende tilnærming Til VDRs
ettersom avhengigheten av det virtuelle datarommet øker, forblir dokumentsikkerhet rettmessig det primære hensynet når DU velger EN VDR. Det er vanskelig å forestille seg et effektivt virtuelt datarom som ikke tilbyr minst passordbeskyttelse eller grunnleggende dokumentkryptering. Uten passordbeskyttelse er uautorisert deling av dokumenter bare et spørsmål om tid.
den vinnende strategien når det gjelder optimalisering av virtuelle datarom, er å pare sikker dokumentdeling med handlingsbar dokumentanalyse. Denne sammenkoblingen gjør det mulig for deg å opprettholde kontroll over dokumentene som er viktige for deg, samtidig som du prioriterer oppsøking og oppfølging med prospekter som er mer engasjert.
La oss ta en titt på et eksempel på hvordan dette ser ut i den virkelige verden. Si Jessica har nettopp sparket av prosessen med å selge et selskap. Hun må prospektere, møte med og utvikle relasjoner med potensielle kjøpere. Ved å bruke et virtuelt datarom med sofistikert dokumentsikkerhet og dokumentanalyseløsninger kan du akselerere og optimalisere Hvert trinn I M & en prosess ved å gi Jessica et portrett av hvem som er interessert I M&en avtale Og hvor interessert De er, og kanskje til og med fremheve bestemte områder av interesse eller bekymring.
Intralinks & Merrill: Bak eldre virtuelle datarom
Eldre (eller tradisjonelle datarom) leverandører som Intralinks og Merrill Datasite tilbyr virtuelle datarom som sikrer dokumenter og (til en viss grad) sporer brukerengasjement og ytelse.
la oss starte med en gjennomgang av dokumentet sikkerhetstiltak Intralinks gir. Intralinks annonserer » sikker filsynkronisering og deling, samarbeidende samarbeidsområder, store virtuelle datarom og strukturerte arbeidsflyter.»Gjennom Intralinks kan du gi tilgang til krypterte materialer uten nødvendig IT-involvering gjennom passordbeskyttelse.
Intralinks tilbyr innsikt i dokumentpopularitet og brukeraktivitet på makronivå gjennom Sitt Insights-Dashbord. Ved Hjelp Av Intralinks ‘ Insights Dashboard kan du bestemme:
- Hvilke brukere har samhandlet med hvilket innhold
- samlet aktivitetsnivå for brukere og grupper
- Mest populære dokumenter på både bruker-og gruppenivå
merrill Datasite data room-løsningen har en lignende tilnærming TIL VDR-sikkerhet og-analyse. Det vil si, merrill Datasite gir » rollebaserte sikkerhetstilgangskontroller med sanntid og fremtidig oppføring av tillatelser.»I hovedsak koker denne funksjonaliteten ned til sanntids, rollebasert dokumentbehandling.
på siden document analytics kan Du spore engasjement på makronivå etter dokument, bruker, rolle Og Q&en aktivitet. Du kan deretter eksportere data og spore disse funnene over tid.
hvilke eldre virtuelle datarom blir feil ved sikring av dokumenter
fallgruver For Dokumentsikkerhet
selv med passordbeskyttelse og dynamisk vannmerking, overlater du alt forretningsmaterialet i ditt virtuelle datarom til hver seer. Når du deler dokumenter med tradisjonelle datarom, håper du på det beste. Hvis du bare stoler på passordbeskyttelse, er det like enkelt å dele ditt virtuelle datarom som å dele passordet.
av denne grunn er seerverifisering et must for virtuelle datarom i 2021. Virtuelle datarom som tilbyr visningsverifisering gjør det mulig for deg å kreve at seerne ikke bare skriver inn e-posten sin for å få tilgang TIL VDR-EN, men også klikker på en kobling i en bekreftelses-e-post for å bekrefte identiteten deres. Dette kan dramatisk redusere spredningen av high-stakes materialer i virtuelle datarom.
når det gjelder å få en generell, usofistikert følelse for prospektinteresse, kan eldre virtuelle datarom være tilstrekkelig. Intralinks og Merrill Datasite tilbyr bare generelle blikk på dokumentanalyse på tvers av roller og segmenter. Disse dokumentanalysene begynner OG slutter PÅ VDR-nivå; de viser deg hvilke dokumenter eller dokumenter som dominerte prospektengasjementstid.
Fallgruver For Dokumentanalyse
hva disse virtuelle datarommene ikke gir deg, er en forståelse av hvor prospekter brukte tiden sin i dokumentene dine. Eldre virtuelle datarom tilbyr data som slutter å fortelle historien når prospekter klikker på et dokument. Du kan ikke virkelig finne ut hva som driver prospekt interesse, never mind hvilke eiendeler og materialer utfører og som ikke er. Du trenger å vite hva som er kommanderende deres oppmerksomhet innenfor det dekk, forslag, kontrakt eller annen eiendel.
disse virtuelle datarommene klarer heller ikke å identifisere viktige interessenter du kanskje ikke engang vet om. Sporing av koblingene som er videresendt til noen du ikke har engasjert deg med ennå, kan gi verdifull innsikt. Spesielt kan du forstå hva som er i kontakt (e) s (og til og med andre selskapets interessenter) domener. Ved hjelp av disse innsiktene kan du perfekt skreddersy hver samtale du har til hver interessent.
der premier document security møter advanced document analytics
Eldre virtuelle datarom som Intralinks og Merrill Datasite slutter å fortelle historien om dokumentanalysen akkurat når historien blir god. Så, hvordan kan Du bruke Docsends virtuelle datarom til å samle inn handlingsbar, innsiktsfull dokumentanalyse uten å ofre dokumentbeskyttelse?
la oss først se gjennom sikkerhetstilbudene for virtuelle datarom som følger Med Docsends Avanserte Plan. Spesielt Gjør Den Avanserte Planen deg å bygge lette avtale rom for å holde alle dokumenter knyttet til en avtale. Med Docsends Avanserte Plan kan du:
- Krypter dokumenter med avansert passordbeskyttelse. (Klikk her for å lære hvordan du sender og sporer en sikker PDF.)
- Aktiver viewer-hvitelisting og viewer-verifisering for å legge til et ekstra sikkerhetslag i koblingene dine.
- vannmerke et helt dokument Eller alle dokumentene i Et Mellomrom.
- Aktiver eller deaktiver muligheten til å laste ned filer.
- Tilordne administratorroller på lagdelt for å administrere internt samarbeid og tillatelser på en sikker måte.
- Gjør det obligatorisk for noen å signere EN NDA før du viser et konfidensielt dokument.
ditt virtuelle datarom Og DocSend
Hvordan kan du oppnå dette for deg og din bedrift? Første ting først, vil du ønsker Å komme i gang Med DocSend—de to første ukene er helt gratis! Du vil da bare opprette Et Mellomrom og legge til mapper og innhold.
når du har organisert alle filene du har tenkt å sende, kan du vannmerke dokumentene dine og opprette koblinger med hvitelisting og visningsverifisering for å holde de delte dokumentene dine enda sikrere enn de som deles gjennom eldre virtuelle datarom.
Sporing av engasjement med ditt virtuelle datarom
nå som dokumentene dine er deleklare, kan du dele dem og spore engasjement på et dokument-for-dokument (og til og med side-for-side!) nivå.
Hvor lang tid brukte hver seer på å vise dokumentene i DocSend secure data room? Hvor i Rommet ditt (og i hvert sett dokument) fokuserte de sin tid? Til hvem sendte De Plassen? DocSend kan du enkelt svare på disse og mange flere spørsmål. Alt du trenger å gjøre er å konsultere fanene» Nylig Aktivitet»,» Ytelse «og» Utnyttelse » i et gitt dokument.
Hva kan du gjøre med disse nyvunne innsiktene? Himmelen er grensen. Kanskje du bestemmer deg for å prioritere oppfølging med kundeemner som er engasjerende med innholdet, men ikke formelt svarer. Kanskje du bestemmer deg for å finjustere konfidensielle dokumenter og forretningsmateriell basert på dokumentberegningene som er viktige for deg og teamet ditt. (Deretter kan du laste opp de reviderte ressursene og sammenligne engasjement ved Hjelp Av Docsends versjonskontrollfunksjon.)
Uansett hvordan Du velger å bruke disse dataene På din dealmaking-tilnærming, Gir Docsends dokumentinnsikt deg et verdifullt blikk på engasjement under de mest sårbare punktene i en avtale.
Optimaliser ditt virtuelle datarom i skala
Når Du har bygget din første VDR I Docsends secure data room-løsning, kan du enkelt duplisere det slik at du ikke trenger å opprette hvert datarom manuelt. Dette vil tillate deg å tilpasse, sikre og spore engasjement i stor skala. (Faktisk, når du laster opp en ny versjon av et dokument i et gitt Mellomrom, vil det automatisk bruke det på alle Mellomrom!)
på slutten av dagen trenger du et virtuelt datarom som ikke bare er sikkert, men også aktivt arbeider for å gi deg en stadig mer raffinert forståelse av potensielle kunder eller kunder og hva de bryr seg om.