Fakturabekreftelsesprosess Og Hvordan Du Forbedrer Den
Leverandører bruker fakturaer til å samle inn betalinger for produkter og tjenester de har levert til kundene sine i henhold til vilkårene i en kontrakt, innkjøpsordre eller bestillingsskjema. Selv om kontraktsvilkår indikerer noe annet, kan fakturaer ha andre vilkår eller tilleggsvilkår i forhold til de styrende dokumentene. Ytterligere vilkår og betingelser inkluderer ofte feil og utelatelser forventet (E&OE) uttalelser i et forsøk på å unnskylde små oversikter er feil og for å redusere deres juridiske ansvar for potensielt ufullstendig eller feil informasjon.
Fakturaer FOR it-produkter og-tjenester har ofte en høyere feilrate sammenlignet med IKKE-IT-produkter og-tjenester. Dette gjelder spesielt for programvarerelaterte fakturaer for lisensiering, oppgradering, vedlikehold og support. Flere studier indikerer at opptil 75% av programvarefakturaer er feil der gjennomsnittet faller mellom 50 og 60%. Når det er sagt, er ikke alle feilene vesentlige for kostnad og risiko. Det er imidlertid en sammenheng mellom kontrakter med forhandlede vilkår og fakturafeil. Jo flere forhandlede vilkår som er på plass, desto større er sannsynligheten for at fakturaen blir feil.
Andre årsaker til høyere feilrater inkluderer:
- leverandøren eller produktet er anskaffet av en annen leverandør som bruker en annen forretningsmodell og faktureringssystem (FOR EKSEMPEL SAP)
- globale forskjeller, for eksempel skatter og valuta
- leverandørens faktureringssystem er ufleksibelt og eller utdatert. Systemene er ikke i stand til å imøtekomme ikke-standardiserte eller gjeldende vilkår om de er forhandlet eller gjelder under leverandørens nåværende forretningsmodell
- fakturaen er basert på feil styrende dokument som feil bestillingsskjema, eller feil tidsplan
- fakturaen mangler informasjon som produkttitler, antall, start-og sluttdatoer, etc.
- Endringer i en leverandørs forretningsmodell og / eller terminologi
Fakturabekreftelse kontrollerer at du fikk det du betalte for det før du foretar betalingen til leverandøren. Flere faktorer påvirker nivået som en faktura er verifisert inkludert prioritet og organisasjon setter på å sikre fakturaer er korrekt gjengitt, appetitt for risiko, og tilgjengeligheten av verktøy og definerte prosesser.
Fakturaavstemming
Mange bedrifter har automatisert fakturabetalingsprosessen og de som vanligvis ikke har valgt å delegere beslutningen til regnskapspersonell. Problemet med denne tilnærmingen er de ansatte er ofte ukjent med bransjer og styrende dokumenter organisasjonen arbeider med. I begge tilfeller er beslutningen om å betale en faktura basert på en treveis matching prosess som sammenligner innkjøpsordren til varemottaket og fakturaen. Enten sammenligningen er manuell eller automatisert, kan den bare vurdere bestillingsnummer og beløp, uten hensyn til annen informasjon som kan være viktig. Noen ganger, systemer kan sammenligne dokumenter i en 2-veis kamp eller en 4-veis kamp. Noen selskaper begynner med en avstemmingsprosess, men vil endre det som en bedrift vokser eller som problemer med fakturering oppstår. Det er viktig å gjennomgå avstemmingsprosessen ofte for å vurdere hvor godt det fungerer.
Stram Vilkårene
Noen bedrifter oppretter betalingsbetingelser som er spesifikke for klienten. Dette kan være flott for små bedrifter med få kunder. Som en bedrift vokser, blir det en hindring. Å stramme vilkårene på fakturadokumentet til et universelt begrep, vil redusere feilene. Globale selskaper kan trenge forskjellige vilkår basert på landet de jobber med, men disse vilkårene må gjelde for alle kunder i det landet. Det gjør automatisering enklere og sparer tid under opprettelsen av en faktura. Mange bedrifter vil sette en standard term med nye klientell og deretter oppdatere sine etablerte klientell.
Re-Evaluere Prosesser
Identifisere problemområder Er en viktig faktor i å forbedre dine metoder. Det er noen ting å vurdere når re-evaluering:
- sender du papirfakturaer?
- tilordner dere firmakoder til hver av leverandørene?
- hvilke toleransegrenser er på plass?
- hva er volumet av innkjøpsordrer hver uke/måned/kvartal?
- hva er volumet av fakturaer som sendes ut hver uke/måned/kvartal?
- hva er volumet av fakturaer mottatt hver uke/måned/kvartal?
- hvor ofte bruker du leverandørrabatter?
- hvem behandler materialhåndtering?
Ta en nærmere titt på hver avdeling og deres engasjement med prosessene på plass. Det kan være et sted hvor ting begynner å flaskehals. Få innspill fra disse avdelingene på deres forslag for å gjøre ting mer strømlinjeformet. Vurder automatisering og elektronisk fakturering for å minimere fysiske papirspor. Bruk Av Miro for teamsamarbeid er avgjørende for kommunikasjonssuksess. Enterprise resource planning (erp) viser prosessene dine i sanntid og bidrar til å evaluere systemet.
Brann Problem Leverandører
når du har leverandøren, eller leverandører, som har en vane å ikke betale i tide, kan de skape kaos på fakturaprosesser og kontantstrøm. Vilkårene må inneholde en avgift for sen betaling eller prosentvis avgift på alle innkommende fakturaer. Endre plasseringen av disse avgiftene og legg dem nær fakturabeløpet. Disse avgiftene skal genereres automatisk i programmene som en linjepost. Sjekk fakturadato. Er det synlig når man skanner informasjonen? Problematiske leverandører skaper mer arbeid for lagerstyring og økonomi. Hvis leverandøren nekter å respektere betalingsavtalene, er det på tide å se etter en ny leverandør.
dette gjelder også for hvordan en leverandør sporer sine egne fakturaer. Noen leverandører har problematiske prosesser der det er uklart hva du betaler for. Eller du gjør betalinger for en faktura som de gjelder for andre fakturaer. Når en leverandør gjør disse typer ting, det bremser ned prosessen på slutten. Det må endres for å gjøre prosessene jevnere og selskapets økonomiske bilde klarere. Transaksjonskoder og et dokumentnummer kan hjelpe til med å bestemme hvordan betalinger har blitt brukt.
Sammenligninger Av Referanseindekser
Å Sammenligne virksomheten din med andre i samme marked kan være en fordel for selskapet. De vil gi ideer om hvordan å opprettholde hva som fungerer og løsninger på problemer. Det kan være en tankevekkende opplevelse som lærer mye. Å vite hvordan du står ved siden av konkurrentene er en fordel. Hvis du er faring godt, kan det være en motivator for å forbedre salg og relasjoner. Kostnaden kan være høy, men dette er en investering i selskapet. Mange bedrifter kan fortelle de har problemområder, men kostnadene for disse områdene er avslørt i en sammenligning. Det er verdt det å betale for en tjeneste som vil bidra til å endre prosessene og spare selskapets penger.
Gjennomgå Rabatt Programmer
når det gjelder leverandørgjeld, dra nytte av alle tilgjengelige rabatt er dyrebar for finansiell regnskap. Problemet er når de er bak på å betale disse fakturaene og miste rabatter. En gjennomgang av hva som skjer for å holde disse fakturaene blir betalt under rabatt valgbarhet er et must.
En annen ting å vurdere er å reforhandle vilkår med en leverandør slik at du får en rabatt eller en bedre rabatt. Hvis en leverandør er uvillig, shopping rundt for en ny leverandør villig til å tilby en rabatt er en måte å forbedre prosesser og økonomi.
tilbyr selskapet rabatter for tidlig eller rettidig lønn? Det er noe å vurdere for å forbedre kontantstrøm og prosesser for kundefordringer. Det er også et attraktivt forhandlingsverktøy når du kjøper nye klientell.
det er alltid en god ide å evaluere fakturabekreftelsesprosessen minst årlig, for å sikre at ting er så effektive som mulig.