Ferdigheter Gap Analyse – En Full Guide

i en tid hvor bedrifter opplever et raskt voksende behov for å re – og upskill sine folk, ferdigheter gap analyse blir et stadig mer relevant verktøy. Men hvor begynner du? I denne artikkelen vil vi forklare hva en ferdighetsgapanalyse er, hvorfor det kan være et nyttig verktøy, og vi vil dele en tre-trinns tilnærming til å gjennomføre en ferdighetsgapanalyse.

Innhold
Hva er en ferdighetsgapanalyse?
Hvorfor er en ferdighetsgapanalyse nyttig?
SLIK gjør du en ferdighetsgapanalyse
en kvantitativ tilnærming til å gjennomføre en ferdighetsgapanalyse
PÅ et siste notat
FAQ

Hva er en ferdighetsgapanalyse? En definisjon

en ferdighetsgapanalyse er et verktøy som brukes til å vurdere forskjellen (eller gapet) mellom den faktiske tilstanden og en fremtidig målstat. Organisasjoner bruker den til å identifisere ferdighetene som en enkelt medarbeider trenger, men har ikke nødvendigvis ennå å utføre jobben sin eller å utføre bestemte oppgaver effektivt (Antonucci, Ovidio, 2012).

for HR er ferdighetsgapanalysen en måte å finne ut hvilke ferdigheter og kunnskaper som mangler blant de ansatte i organisasjonen. NÅR DE har denne informasjonen, KAN HR adressere kompetansegapet i organisasjonen. Dette kan gjøres gjennom upskilling, reskilling, L& d investeringsbeslutninger, suksessplanlegging og så videre. Vi vil diskutere de ulike alternativene senere i denne artikkelen.

hvis du heller vil se en video om hvordan du utfører en ferdighetsgapanalyse, sjekk Vår Læringsbit nedenfor:

Hvorfor er en skills gap analysis nyttig?

I Sin 2018 The Future Of Jobs-Rapport, sier World Economic Forum at innen 2022 vil ikke mindre enn 54% av alle arbeidstakere måtte oppdatere eller erstatte sin kompetanse. Dette er et resultat av rask teknologisk utvikling og en økende digitalisering som påvirker både våre personlige og profesjonelle liv.

for organisasjoner på tvers av alle bransjer betyr dette at enkelte jobber vil forsvinne på grunn av automatisering, mens andre vil endre seg når det gjelder kjerneoppgaver og ansvar. Det er her jobb redesign blir relevant; omorganisering av disse oppgavene og ansvarene for å justere dem med arbeidets skiftende virkelighet.

Før du kommer til redesigning av jobber, er det imidlertid viktig å vite hvilke ferdigheter og kunnskaper som mangler i arbeidsstyrken din, og hvilke av disse ferdighetene som er avgjørende for organisasjonens ytelse.

dette bringer meg til grunnene til at det er nyttig å gjennomføre en ferdighetsgapanalyse:

Bruk 1: Det gir deg innsikt i hele arbeidsstyrken

Du vil kunne identifisere hvilke ansatte som har mest kunnskap om bestemte aspekter av virksomheten, samt ansatte med (viktige) ferdighetshull.

som sådan vil du kunne bedre målrette (trening) ressurser på de ferdighetene som krever mest oppmerksomhet. Dette vil igjen føre til optimal ressursbruk når det gjelder å forbedre teamets generelle ytelse.

Bruk 2: det øker individuell læring og utvikling

Individuelle ansatte vil kunne finne ut hvilke forbedringer de må gjøre for å skaffe seg eller forbedre ferdighetene og kompetansene som trengs for å utføre så godt som mulig i deres (fremtidige) rolle. Til slutt vil dette også ha en positiv innvirkning på de ansattes produktivitet.

Bruk 3: Det vil hjelpe deg med strategisk bemanningsplanlegging

Strategisk bemanningsplanlegging handler blant annet om å sørge for at du har riktig antall personer med riktig kompetanse på rett sted. Det er litt vanskelig å begynne å planlegge for fremtiden, men hvis du ikke vet nøyaktig hvor du står akkurat nå fra et ferdighetsperspektiv …

Bruk 4: Det kan forbedre rekrutteringsarbeidet

dette går hånd i hånd med forrige avsnitt. Det er mye lettere å rekruttere gode mennesker hvis du kan identifisere kandidater hvis ferdigheter bedre samsvarer med de som trengs for å fungere effektivt i en bestemt rolle.

Bruk 5: det skaper et konkurransefortrinn

hvis du kombinerer alt ovenfor, vil du kunne skape et konkurransefortrinn og ligge foran konkurrentene dine. Du vil kjenne styrken og svakhetene til arbeidsstyrken din, du vil kunne planlegge fremover når det gjelder læring og utvikling og rekruttering og dermed optimalisere organisasjonens ytelse.

hvordan gjøre en ferdighetsgapanalyse

når det gjelder selve gjennomføringen av en ferdighetsgapanalyse, foreslår vi to metoder for ferdighetsgapanalyse, en kvalitativ metode og en kvantitativ metode.

den første tilnærmingen er kvalitativ og løst basert på organisasjonsutviklingsprosessen. Den andre er en metode foreslått Av Antonucci Og Ovidio og følger en kvantitativ tilnærming. Vi vil gå over begge skill gap analysemetoder, starter med den kvalitative metoden.

Omfang og diagnostikk

Denne første fasen handler om å løse utfordringen. I tilfelle av en ferdighetsgapanalyse betyr dette å identifisere de nødvendige ferdighetene.

for å identifisere ferdighetene som organisasjonen trenger nå – og i fremtiden – må du spørre og svare på visse spørsmål først. For eksempel:

• hva er organisasjonens oppdrag?
• hva er organisasjonens forretningsmål?
• hvilke kritiske ferdigheter trengs for å kunne utføre oppdraget og oppfylle forretningsmålene?

kriteriet for å avgjøre om en ferdighet er kritisk eller ikke-kritisk, er som følger. Hvis en ansatt mangler en viss ferdighet, men likevel fullfører en oppgave tilfredsstillende, er ferdighetene ikke-kritiske. Hvis en ansatt derimot fullfører en bestemt oppgave, men med et utilfredsstillende resultat, er den manglende ferdigheten kritisk.

med hensyn til fremtidige ferdigheter som trengs i din organisasjon og bransje, må du blant annet vite:

• Hvilke jobber i din organisasjon / bransje vil sannsynligvis bli (delvis) automatisert?
• Hvilke ferdigheter er for tiden på vei oppover i din bransje?
• Hva slags (ikke-eksisterende) jobber vil din bedrift trenge mer av?

datainnsamling og analyse

det andre trinnet er datainnsamling og analyse. Målet med denne fasen er tre ganger: å analysere hvilke oppgaver som blir gjort nå, å vurdere hvor viktig disse oppgavene er og å spørre om ferdighetene som kreves for å gjøre arbeidet riktig. I tilfelle av en ferdighetsgapanalyse kan datainnsamling og analyseaktiviteter omfatte:

• Gjennomgå nåværende stillingsbeskrivelser for fremtidige behov
• Vurder virkningen av kommende (regulatoriske) endringer samt fremtidige arbeidstrender på arbeidet
• Ta deg tid til å utvikle en liste over kompetanser som tydeligst og nøyaktig beskriver hva som trengs for å gjøre arbeidet

– Gjennomføre en opptelling av dine ansattes nåværende ferdigheter

• Stillingsbeskrivelser
• Jobbklassespesifikasjoner
• Ytelse evalueringer og medarbeidervurderinger
• Intervjuer/fokusgruppemøter med veiledere, ledere og ansatte

– Identifisere dine ansattes kompetanse og ferdighetsnivåer

• Sett informasjon samlet fra kompetansevurderinger i en enkelt, søkbar database
• Database over alle ansatte og deres eksisterende kompetanse
• Crosswalk med identifiserte nødvendige kritiske ferdigheter for nå og fremtiden

HR-teknologi kan hjelpe deg med flere deler av dette. Spesielt når organisasjonen kvalifiserer som middels eller stor størrelse, blir det raskt umulig å manuelt holde oversikt over hver ansatt og deres kompetanse og ferdighetsnivåer.

et talentstyringssystem kan for eksempel være den ene, søkbare databasen som samler all informasjon fra medarbeidernes prestasjonsevalueringer og kompetansevurderinger.

Utforming av intervensjoner

dette stadiet handler om å skape en intervensjon som passer til organisasjonens behov. I vårt tilfelle betyr det at når du har funnet ut hvor ferdighetsgapene er i organisasjonen din, kan du lage en strategi for å fylle disse hullene best.

Potensielle ferdighetsgap du kan støte på kan for eksempel være mangel på digitale ferdigheter – som funnet i En Rapport I Nederland som viste at 50% av arbeidstakere må være ufaglærte i digitale ferdigheter.

et annet eksempel er mangel på ansatte som har myke digitale ferdigheter (som kundesentrisitet og lidenskap for læring); ifølge En rapport fra Capgemini og LinkedIn opplever 59% av arbeidsgiverne dette.

og så er det selvfølgelig eksempler på industri-og jobbspesifikke ferdigheter som bedrifter kan mangle. I deres 2018 skills gap study, for eksempel, avslørte Deloitte Og Manufacturing Institute at ferdighetsgapet i DEN AMERIKANSKE produksjonsindustrien kunne etterlate rundt 2.4 millioner stillinger ubesatt mellom 2018 og 2028.

den samme studien viste at stillinger knyttet til dyktig produksjon, digitale talenter og operative ledere, spesielt, kan være vanskelig å fylle-opptil tre ganger så vanskelig.

Skills gap analysis intervensjoner

Avhengig av ferdighetene du mangler og din nåværende arbeidsstyrke evner, er det flere ‘intervensjoner’ du kan få på plass:

• Opplæring og utvikling av eksisterende ansatte
• Jobbredesign
• Rekruttering av personer med kritisk kompetanse
• en kombinasjon av en eller flere av de ovennevnte

La oss gå gjennom hver av disse alternativene en etter en.

Opplæring og utvikling av eksisterende ansatte

resultatene av dine ferdigheter gap analyse kan føre til utvikling av lærings-og utviklingsprogrammer som vil reskill dine ansatte i den nylig nødvendige eller manglende ferdigheter.

Jobbredesign

Spørsmål om selskapets oppdrag, forretningsmål og ferdighetene som trengs for å nå disse målene – nå og i fremtiden – kan føre til konklusjonen om at oppgavene og ansvaret for visse jobber må omorganiseres. Dette er hva vi kaller jobb redesign, og dette kan også resultere i reskilling av ansatte i nylig nødvendige ferdigheter.

Rekruttering av personer med kritiske ferdigheter

resultatene av dine ferdigheter gap analyse vil trolig endre kriteriene basert på hvilke mennesker er ansatt også. Fordi selv om du er i stand til å reskill eller upskill dine nåværende ansatte, må du på et tidspunkt rekruttere nye personer(på grunn av at ansatte forlater, går på pensjon, etc).

Å Ansette noen med kritiske ferdigheter direkte, vil spare deg tid på å trene dem i disse ferdighetene. Det vil også hjelpe dem til å bli operative og produktive raskere. Hvis du ikke finner folk raskt nok, kan du tappe inn i den betingede arbeidsstyrken og ansette en frilanser eller entreprenør for å hjelpe deg (midlertidig) å fylle et ferdighetsgap.

en kvantitativ tilnærming til å gjennomføre en ferdighetsgapanalyse

En annen metode for å måle ferdighetsgap er foreslått av Antonucci og Ovidio. Deres kvantitative tilnærming måler gapet i hver kompetanse for hvert undersøkt emne. Algoritmen de utformet tar bare hensyn til situasjonen der et såkalt negativt gap ble funnet. Dette betyr at medarbeiderens kompetanse er lavere enn de som trengs.

avhengig av om gapet er lite eller stort, kan bedrifter organisere selvopplæringsaktiviteter, eller de må vende seg til et treningsprogram. Et annet skille som må gjøres her er at mellom et ferdighetsgap av ofte brukte kompetanser og et gap av kompetanser som sjelden brukes.

som med den forrige metoden vi beskrev, er utgangspunktet kartlegging av ferdighetene som trengs for hver arbeidsprofil. Referanseindeksen for hver nødvendig kompetanse kan fastsettes enten med en topp-ned (fra ledere til ansatte) eller en bottom-up (fra ansatte til ledere) prosess.

Fordelene med benchmarking på denne måten er:

• prosedyren endres ikke hvis top-down eller bottom-up-tilnærmingen brukes
• du får kvantitative beregninger av ferdighetsgapet, med tanke på betydning og hyppighet av bruk
• det muliggjør en fleksibel, halvautomatisk prosess for planlegging av kurs

dette resulterer i følgende ferdighetsgapindikator:

i denne formelen beregnes indikatoren G av gapet i j-th ferdigheten. De andre variablene i formelen står for:

• N – indikerer poengsummen av nødvendighet tildelt
• i-th intervjuobjektet for
• j-th ferdighet
• P – indikerer poengsummen tilskrevet nivået på ferdigheten besatt av den ansatte
• F indikerer hyppigheten av bruk av ferdigheten av samme ansatt
• c – er en konstant for å kutte effekten av lave Eller negative Hull (dvs. null eller en)
• F indikerer bruksfrekvensen som i selskapets ideelle referanse representerer terskelen over hvilken kompetansemangel representerer et problem som skal løses (mens man tar hensyn til kostnadene ved opplæring).
• K tillater å ta hensyn til bare positive hull (når en viss, relativt ofte brukt ferdighet ikke er tilstrekkelig besatt)

Nå reiser dette flere spørsmål, og starter med, hvordan samles de relevante dataene? Generelt sett kan dette gjøres enten ved hjelp av papirbaserte vurderinger og støttende intervjuer eller ved hjelp av ferdighetsstyringsprogramvare. Spesielt når du gjennomfører en ferdighetsgapanalyse blant et stort antall ansatte, blir sistnevnte det mer åpenbare alternativet.

Selskaper som Skills Base, AG5 og AVILAR tilbyr programvare for ferdighetsadministrasjon som gjør at du enkelt kan identifisere (fremtidige) ferdighetskrav og registrere ferdighets-og rentenivået til hele arbeidsstyrken.

Et annet spørsmål som kommer til hjernen er hva slags vurdering du kan bruke til å få den nødvendige informasjonen? Informasjon om f. eks. virksomhetens behov i form av ferdigheter, hyppigheten av bruk av visse ferdigheter og mengden av ferdigheter som er spesifikke for hver rolle, kan samles inn via egenvurderingsundersøkelser eller via 360-graders vurderinger. Sistnevnte er evalueringer mellom kolleger og overordnede.

OGSÅ HER KAN HR-teknologi hjelpe, forresten. Du kan bruke tilbakemeldingsverktøy som Impraise, 15five og Reflektive til å samle inn og analysere tilbakemeldinger fra og om dine ansatte.

et tredje spørsmål ville være om vurderingen selv, hvordan fungerer scoring? I Eksemplet Nevnt Av Antonucci og Ovidio uttrykkes ferdighetsvurderingene på en skala av 1 o 5 med 1 som laveste og 5 som høyeste nivå. For hvert nivå, hver intervjuobjektet gir en score til nivået av ferdigheter faktisk besatt og ferdighetsnivå de anser nødvendig. Den samme scoring metoden brukes til å indikere hvor intenst en terskel blir brukt i selskapet.

når du har samlet alle relevante data, vil du kunne undersøke avvikene mellom ferdighetsnivået besatt og nødvendig av den enkelte ansatte, samt hvor ofte de brukes i selskapet. Dette vil da tillate deg å iverksette tiltak som resulterer i en eller flere av de ferdigheter gap intervensjoner vi beskrevet ovenfor.

Til slutt

i en tid hvor bedrifter i økende grad ser etter å forberede sine folk for fremtiden, er det viktig å vite hvilke ferdigheter og kompetanser arbeidsstyrken din for tiden besitter. En ferdighetsgapanalyse kan være et godt verktøy å bruke for dette; når det gjennomføres godt, gir det deg verdifull innsikt i hele arbeidsstyrken, kan hjelpe deg med strategisk bemanningsplanlegging og forbedre rekrutteringsarbeidet ditt. En effektiv skills gap analyse vil også gjøre deg i stand til å optimalisere dine lærings-og utviklingsprogrammer for å reskill dine folk der det trengs.

Ved Akademiet For Å Innovere HR (AIHR) hjelper VI HR-fagfolk med sine ferdigheter – slik at de kan unngå å møte egne ferdigheter. Som sådan kan ENHVER HR-profesjonell som er forpliktet til livslang læring utvide sitt ferdighetssett med relevante og etterspurte ferdigheter.

FAQ