du tror kanskje alle arkivskap er like, men det er bare ikke sant. Ikke bare anta lagringssystem du har ikke kan forbedres på. Du har alternativer å vurdere. Flyttbare-hyller, fargekodede åpne hyller systemer og selv bar-koding har blitt vanlig i mange kontorer som håndterer et stort volum av poster. Den gamle standard vertikal skuff arkivskap først kom i bruk i slutten av det 19.århundre, og mange poster ledere vurdere disse skap for å være funksjonelt foreldet for de fleste moderne kontorapplikasjoner. «er den mest kostbare av alt arkiveringsutstyr, siden det krever mer gulvplass og mer fysisk tid og krefter for å få tilgang til mappene. Det gir heller ikke full nytte av visuelle gjenfinningshjelpemidler, for eksempel spesiell merking og fargekoding.»Hvis du vet at arkiveringssystemet ditt er ineffektivt, bør du vurdere å sjekke inn i mer moderne utstyr. Selv om det vil koste penger i utgangspunktet, kan det spare penger i det lange løp ved å spare gulvplass på kontoret, og dermed utsette behovet for utvidelse eller flytting, og ved å redusere personaletiden som er bortkastet på et ineffektivt arkivsystem med besværlige lagringsenheter.
Den Daglige Forvaltning Av Poster Og Informasjon En Guide For Lokale Myndigheter, utstedt Av National Association Of Government Archives And Records Administrators, s.8.